“Met BI en een goede datakwaliteit veel beter en sneller inzicht in data”

Met business intelligence (BI) kun je op basis van inzichtelijke informatie ontwikkelingen voorspellen en beslissingen nemen. Goed gebruik van BI vraagt wel een andere manier van omgaan met data. Zelfs een iets andere manier van samenwerken in de organisatie. Hoe doen ze dat bij Stadgenoot? Deze Amsterdamse woningcorporatie zet flinke stappen op het spoor van BI. Met Power BI nu aan boord moet de ontwikkeling in een stroomversnelling komen. CNS is actief betrokken.

Aan tafel zitten BI-coördinator Sander van Maurik en BI-adviseur Harry Krikke. Zij werken op de IT-afdeling van Stadgenoot die circa 30.000 sociale huurwoningen in de hoofdstad verhuurt. Bij de corporatie werken ongeveer 330 mensen.

Stadgenoot gebruikt al enige tijd het door CNS gefaciliteerde datawarehouse als de centrale verzamelplek voor data. Uit deze vijver komen de gegevens voor rapportages en verantwoording. Het omarmen van de nieuwe rapportagetool Power-BI benutten Sander en Harry nu als vliegwiel om de voordelen van BI verder onder de aandacht te brengen in de organisatie. “We weten wat BI ons kan opleveren, maar we maken er nog te weinig gebruik van. Soms ook omdat de resultaten niet altijd goed bleken te zijn. Heel veel data stoppen we daarom nog vaak per afdeling in Excelsheets voor eigen rapportages. Ook gebruiken we nog niet alle data waarover we beschikken. Uiteindelijk willen we het anders en sneller. Daarin zijn we nu stappen aan het zetten”, trapt Sander af.

Hoe pakken jullie dat als BI-afdeling aan?

Harry Krikke: “We zijn begonnen met het uitrollen van Power-BI om eenvoudiger en sneller dashboards te kunnen bouwen. Tegelijkertijd zoeken we actief onze interne klanten op en vertellen hen wat we met BI willen bereiken en wat we voor hen kunnen betekenen. Dat doen we ook aan de hand van praktijkvoorbeelden die laten zien dat je met BI meer kan dan men denkt.”

Wat je wil voorkomen, vervolgt Harry, is dat iemand de organisatie verlaat die heel veel data in Excel heeft gestopt die voor anderen niet meer te lezen of te begrijpen zijn. Verder wil je niet dat er binnen de organisatie met dezelfde cijfers wordt gerekend, maar er verschillende uitkomsten uitkomen. Als de BI-specialisten dat beeld oproepen, komt hun verhaal tot leven. “We willen de organisatie laten zien dat je met BI veel beter en sneller inzicht kunt krijgen in de gegevens. En dat je vervolgens kunt analyseren waar mogelijk problemen ontstaan, bijvoorbeeld in het dagelijks onderhoud van de huurwoningen.”

Proactieve aanpak
Sander: “Het gaat dus om het vertalen van de data naar goede en zinnige informatie die kan worden gebruikt door het management voor besluitvorming. We werken nu aan het op orde krijgen van de basis en standaarden: voor elke afdeling en MT een sturingsdashboard. Waar we naar toe willen is een proactieve aanpak waarin we ontwikkelingen voor onze business kunnen voorspellen: we hebben dit geconstateerd, deze relatie hebben we gelegd met andere informatie, en hier heb je wellicht wat aan. Denk aan toekomstig onderhoud, trends in huurbetalingen, woonfraude, enzovoorts.”

Het anders omgaan met data vraagt een inspanning van de organisatie. Hoe is dat bij Stadgenoot?

Harry: “In de praktijk loopt het opstellen van rapportages en dashboards via ons. Dat heeft consequenties voor de flexibiliteit van de afdelingen of business omdat ze meer van ons afhankelijk zijn. Aan ons de taak om samen met hen de standaarden af te spreken en een goed dashboard te leveren. Ook wordt door het opstellen van dashboards inzichtelijk wat de kwaliteit is van de data. De gewenste data is niet altijd beschikbaar, onvolledig of onjuist. Hier valt nog wel wat in te winnen. Hoe meer en betere data wij uit de systemen krijgen, hoe beter de analyses worden. Dit zullen wij in goed overleg met de business moeten bereiken.”

Gebruiksvriendelijkheid
Analyses staan of vallen bij een goede datakwaliteit. Stadgenoot heeft DQ Monitor van CNS ingevoerd om dat proces te beheren en te beheersen. De applicatie biedt ondersteuning aan het op orde brengen van de datakwaliteit. De Amsterdamse corporatie had de keuze uit twee producten. Ze koos uiteindelijk voor DQ Monitor vanwege met name de gebruiksvriendelijkheid. De eindgebruikers kunnen er zelf mee aan de slag, wat de BI-specialisten de grootste meerwaarde vinden.

“DQ Monitor geeft onze medewerkers zelf de mogelijkheid om de informatie te controleren, eventueel aan te passen en af te vinken. We moeten er zelf voor zorgen dat de data goed in de systemen komt. Naast de bestaande modules hebben wij ook specifieke wensen voor controles. Daarvoor zijn aparte modules in DQ Monitor nodig die we in overleg met CNS ontwikkelen”, aldus Harry Krikke. Overigens gaat Stadgenoot ook met CNS samenwerken bij het omzetten van haar datawarehouse. De corporatie zit in een traject om over te stappen naar een ander ERP.

Wat denken jullie: is 100% datakwaliteit een illusie?

Sander antwoordt: “Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Het is een illusie dat de data altijd helemaal in orde is, maar er zijn dusdanige middelen om de kwaliteit te bewaken dat je fouten kunt minimaliseren. Betrouwbare gegevens zijn ook een kwestie van gedrag. Gekke waardes komen meteen naar voren in dashboards. De organisatie zal eraan moeten wennen dat zij die zelf aanpassen in de bronsystemen. Zo kun je toewerken naar volledige en betrouwbare data.”

Samenvatting

Gegevens klant

Stadgenoot

Woningcorporatie met 30.000 woningen in Amsterdam

DQ Monitor

  • Woningwaarderings- stelsel
  • Vastgoedkenmerken
  • Eigen Controles

Koppelingen met

  • Key2Wocas
  • Visma Financieel