SSW over dataproject met CNS

“Meer tijd nu voor aandacht aan processen”

Woonstichting SSW in Bilthoven omarmde kortgeleden een nieuw primair systeem. Voor het benodigde datawarehouse in dit digitaliseringsproject kwam de corporatie uit bij CNS. Tijdens de implementatie bleek dat CNS de oude technologie inruilde voor Power BI. “We hebben toen besloten om deze veelzijdige en gebruikersvriendelijke tool te gaan gebruiken voor onze rapportages.”

Om de interviewtafel zitten Marco Pater, manager bedrijfsvoering, José van de Berg, verantwoordelijk voor de rapportages, en projectleider ICT Sander Wuis. Wat vinden zij van Power BI, datakwaliteit, het belang van business intelligence en de rol van CNS in deze ontwikkelingen? Een bloemlezing van hun reacties.

De voordelen van Power BI?
Marco: “Met Power BI focussen we ons eerst op de standaarden waarmee we voor 80 procent onze rapportages dekken. Als die staan, gaan we van daaruit onze eigen specifieke rapportages en wensen ontwikkelen om de resterende 20 procent in te vullen. Het werkt natuurlijk zo dat als je de financiële data op orde hebt en die kunt duiden, je daarmee ook het proces binnen de corporatie beter kan inrichten en ondersteunen.”

Sander: “Het krachtige van Power BI is dat je mooie dashboards kunt maken die ook inzichtelijk zijn voor bijvoorbeeld het bestuur en onze Raad van Commissarissen die graag op de hoogte willen worden gehouden. Zo’n dashboard kun je ontsluiten via allerlei devices tot aan je smartphone toe.

Jose: De drilldown vind ik vanuit mijn controlefunctie een mooie toegevoegde waarde. Je kunt bij een getal helemaal naar de details terug zonder dat je hoeft te twijfelen aan de data. Het sluit een op een. Het gaat van top-down tot het gewenste onderliggende niveau dat je kunt gebruiken om vragen te beantwoorden.”

De waarde van datakwaliteit?
Marco: “Het op orde brengen van je datakwaliteit is een, het op orde houden is twee. Het is mensenwerk – we hebben daarbij de hele organisatie nodig. De kans is heel groot dat maar weinig corporaties kunnen zeggen dat zij goed scoren met de datakwaliteit, of datahygiëne. SSW zit qua datakwaliteit op ongeveer 60 procent. We willen in stapjes naar 70 procent en meer. Ik heb iemand eens horen zeggen dat je datakwaliteit kunt vergelijken met een huwelijk: je moet er altijd aan blijven werken.”

Sander: “Niets voor niks noemen ze tegenwoordig data het ‘nieuwe goud’. Volgens ons is het gebruik van data een van de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie van woningcorporaties.”

Wat moet je met business intelligence?
Marco: “Met BI kunnen we gaan denken in scenario’s. Als je dat goed kunt, ben je in staat om beter je portefeuille en je meerjarenbegroting te plannen. We zijn nog niet zo ver dat we met algoritmes kunnen werken om echt het voorspellend vermogen uit data te halen, zoals dat in andere takken van sport wel gebeurt. Door alles wat op ons afkomt, worden corporaties straks een soort mini-economische planbureaus. Bijvoorbeeld, data kan ons het antwoord geven op de vraag wat de verduurzaming voor effect heeft op de betaalbaarheid van ons bezit?

Sander: “We zijn nog niet zo ver dat we externe data inhuren en inladen om BI te optimaliseren. We zitten nu op de basis, en zijn met Power BI intern gericht. De formats van trendrapportages die CNS levert zijn in dat opzicht prima.”

Jose: “We zitten nu in de fase van verantwoorden naar sturen. Niet dat er vroeger niet gestuurd werd, maar het gebeurt nu veel strakker. Daar helpt CNS ons heel goed bij.”

Marco: “We zijn ook blij met het standaardformat voor de rapportages waarmee je relatief snel van start kunt gaan. Het dwingt ons om de interne processen van planning en control goed te doen, wat de kwaliteit van de organisatie en de processen ten goede komt.”

José: “Ons dataproject met CNS betekent dat we ons minder druk hoeven maken over de cijfertjes en dat we tijd overhouden om meer aandacht aan de processen te besteden. Dat is winst, vinden wij. We kunnen meer doen met elkaar, we kunnen het beter doen, de kwaliteit van werken krijgt een boost wat uiteindelijk positief is voor onze dienstverlening aan de huurders.”

De rol van CNS?
Samengevat: “We zijn geen nummer bij CNS, er zijn korte lijntjes en je krijgt snel reactie op vragen. CNS neemt je mee in de ontwikkeling waarmee ze bezig is. Er zijn regelmatig bijeenkomsten bij CNS met andere klanten waar je ook vragen op tafel kunt leggen. We waarderen de persoonlijke benadering en het meedenken. Wat ook belangrijk is, is dat CNS een specialist in corporatieland is. Ze snappen ons. Wij vinden CNS een goede en fijne partij, met een uitstekende helpdesk. We zijn blij met de reis die we nu met CNS ondernemen.”

Al succesjes gevierd?
Sander: “Nee, daar is het nog te vroeg voor. Wat we wel als een basissucces zien is, dat we goed bezig zijn met de inrichting van het systeem. Successen met het werken ermee moeten nog komen.”

José: “De jaarrekening bijvoorbeeld zullen we nog op de oude manier, dus zonder CNS, moeten doen! Het komende jaar gaan we alles naar een hoger niveau tillen. Power BI wordt niet het speeltje van Bedrijfsvoering of ICT. De hele organisatie moet er straks mee aan de slag.”

Marco: “Neem bijvoorbeeld onze collega van huurincasso. Hij moet zelf met de actuele dashboards ontwikkelingen gaan signaleren en duiden. Daarna gaan we de volgende stap zetten.”

Woonstichting SSW verhuurt en beheert ruim 5000 woningen, garages en bedrijfspanden in De Bilt, Bilthoven, Groenekan, Hollandsche Rading, Maartensdijk en Westbroek.

Samenvatting

Woonstichting SSW verhuurt en beheert ruim 5000 woningen, garages en bedrijfspanden in De Bilt, Bilthoven, Groenekan, Hollandsche Rading, Maartensdijk en Westbroek.

Toepassingen

  • Leegstand
  • Betalingsgedrag
  • Financieel
  • Verantwoording
  • Onderhoud

Koppelingen

  • Hercules Key2Wocas
  • CS Finacc

Producten

  • Connected Reports