HW Wonen

Michel Immers over ‘de klik’ met CNS

HW Wonen gaat voor meer inzicht

Bij woningcorporatie HW Wonen waait een frisse wind door de organisatie. Nieuwe bestuurders zorgen voor een nieuw elan. Mede daardoor wordt de vraag naar informatie steeds groter, en aan die groeiende behoefte kan het ERP-systeem niet helemaal voldoen. Samenwerking met CNS biedt uitkomst.

HW Wonen is de woningcorporatie in de Hoeksche Waard, onder de rook van Rotterdam. De sociale huisvester exploiteert 10.000 verhuureenheden. Er werken zo’n 100 medewerkers. Eén van hen is Michel Immers, teamorganisator Control.

Ontwikkelingsslag
Het zijn dynamische tijden op de woningmarkt; ook bij HW Wonen overstijgt de vraag het aanbod, vertelt hij. Tegelijk maakt de organisatie intern ook grote veranderingen door. Nieuwe bestuurders zijn aangetreden, de organisatie ontwikkelt zich van zelfsturende teams naar een model met teamorganisatoren, en de PDCA-cyclus wordt beter ingebed in de organisatie. ‘We stellen nu per team een kwartaalrapportage op over de voortgang. Hierin wordt periodiek gerapporteerd over bedrijfsbrede prestatie-indicatoren (KPI’s), afwijkingen op de begroting en de voortgang van voorgenomen activiteiten. We zijn een ontwikkelingsslag aan het maken als organisatie, en goede rapportages zijn dan een must.’

Behoefte aan rapportages
HW Wonen werkt sinds kort met een nieuw softwaresysteem: Aareon Tobias 365, een gespecialiseerd systeem voor de vastgoedsector. ‘We hadden echt een toekomstbestendig systeem nodig, dat goed kan koppelen met ons woonruimteverdeelsysteem en het klantportaal. Daarnaast hebben we behoefte aan standaardrapportages. Aareon kan er een heel aantal leveren, maar het kan niet alles wat wij willen.’ Gelukkig kan CNS dat wel.

Klik met CNS
Dat CNS de juiste partner was voor deze en andere rapportages, dat wist Immers al vanuit een vorige werkkring. ‘Maar los van mijn persoonlijke kennis moesten we natuurlijk wel kijken of dat wat CNS kan leveren ook voldoet aan de wensen van HW Wonen. En is er wel een klik tussen onze organisaties?’ Tijdens een kennismakingsgesprek tussen team Control, team I&A en het bestuur bleek dat zo te zijn. ‘We hebben duidelijk gemaakt wat wij zoeken, en gekeken naar de mogelijkheden van CNS. Zij leveren standaardoplossingen, maar kunnen ook ondersteunen bij het ontwikkelen van maatwerkrapportages. Denk bij standaardrapportages bijvoorbeeld aan leegstandsrapportages, huurachterstandenrapportages en budgetteringsoverzichten. Ook willen we graag een stap gaan zetten op het gebied van datakwaliteit, met DQ Monitor.’

Vraagbaak en klankbord
Daarnaast had CNS nóg iets te bieden wat HW Wonen in deze fase hard nodig heeft. Immers: ‘We merken dat wij als organisatie nog aan de voorkant staan van de digitaliseringsslag. We hebben een BI-specialist die zich in deze materie gaat verdiepen. CNS kan voor deze collega een vraagbaak en klankbord zijn. Zij kunnen hem op weg helpen in de complexere vraagstukken. Zij kunnen dus op alle vlakken bieden wat wij zoeken.’

Datakwaliteit op orde
Binnenkort start HW Wonen met het op orde brengen van de datakwaliteit. ‘Het is hier echt geen zooitje hoor, wat betreft data’, relativeert Immers. ‘Maar de komst van een ERP-systeem is een goede gelegenheid om nauwkeurig te kijken naar de datakwaliteit. Als je stappen wilt zetten op het gebied van rapporteren, moet je het systeem vullen met informatie. Met informatie die er al is, en met informatie die we vanaf nu nieuw verzamelen, kunnen we een kickstart maken met DQ Monitor. De gegevens die we vanaf nu gebruiken, kloppen dan ook.’

Launching customer
Als één van de eerste corporaties is HW Wonen live gegaan met Tobias 365 van Aareon, wat een update is van het veelgebruikte Tobias AX. ‘Wat ook voor CNS heel spannend is, is dat we de komende maanden gaan werken aan het datamodel. Hoe krijgen we de koppeling met CNS werkend? Of we de launching customer zijn? Ja, zo zou je het kunnen zien.’

Als de koppeling goed werkt, gaat HW Wonen eerst aan de slag met DQ Monitor en met de standaardrapportages. ‘Daarna gaan we ons op maatwerkrapportages richten.’ Dat zijn brede rapportages, vertelt Immers. ‘Zoals het KPI-huis, dat onze 20 belangrijkste KPI’s bevat waarop we willen sturen. Daarnaast is er behoefte aan rapportages over woonfraude. Als de data op orde is, kun je met de juiste rapportages woonfraude veel makkelijker opsporen. We hopen daar echt stappen in te kunnen zetten.’

Hogere huurderstevredenheid
Ook verwacht hij dat met DQ Monitor de interne beheersing zal verbeteren. ‘Onze doorontwikkeling leidt tot meer inzicht. Daardoor kunnen de teamorganisatoren en medewerkers hun rol beter uitoefenen. We kunnen betere sturing geven aan de organisatie, waardoor we vragen van huurders gerichter kunnen beantwoorden. Als de datakwaliteit op orde is én je hebt de juiste rapportages, dan weet je wanneer er onderhoud plaats moet vinden aan een complex. Als je rare dingen ziet in de verhuur, zoals dezelfde huurder met drie garageboxen in drie verschillende dorpskernen, komt woonfraude eerder aan het licht. En als je huurachterstanden in een vroeg stadium signaleert, kun je samen met de huurder eerder het gesprek erover aangaan en afspraken maken. Dat zal leiden tot een hogere huurderstevredenheid.’

Positieve geluiden
De inkt onder de overeenkomst tussen HW Wonen en CNS is nét droog, maar de verwachtingen zijn al hooggespannen. ‘We krijgen straks niet alleen meer en betere rapportages, die juist, tijdig en volledig zijn, maar die kunnen we ook sneller opleveren’, zegt Immers. ‘Eerst gaan we er nu voor zorgen dat de koppeling er komt. De mensen die dat regelen, praten in bits en bytes, en in nullen en enen. Bij zo’n gesprek haak ik na 1 minuut 30 af, want ik ben niet van de techniek. Ik moet het doen met de geluiden, en die zijn positief.’