Datagedreven werken: ontdekken, leren en doen

Bij woningcorporatie Actium in Assen dromen ze van datagedreven werken. De weg ernaar toe is ingezet en wordt stapsgewijs afgelegd. “Onder meer door de basis goed neer te zetten en onze datakwaliteit verder te verbeteren”, zegt IT-teamleider Edwin Miedema. CNS biedt Actium de helpende hand met een interne datawarehouse-oplossing.

Dit jaar moet het gebeuren bij Actium dat met 170 medewerkers circa 16.000 woningen in Friesland en Drenthe beheert. “Interne data en big data, we moeten ermee aan de slag”, licht Edwin Miedema toe. “Wat is de voorspellende waarde van data? Wat gaat er gebeuren en hoe kunnen we ontwikkelingen beïnvloeden?” Hij weet als geen ander dat het belangrijk is dat de basisdata intern op orde is. Als Edwin de datakwaliteit van Actium een cijfer moet geven, afgezet tegen die bij andere corporaties, zegt hij zonder aarzeling een 7. ”We hebben zaken voor elkaar, maar we hebben ook zicht op wat er nog niet goed is. Nu we samen met CNS met de migratie naar Power BI aan de slag zijn, biedt dit project ook de mogelijkheid om te kijken naar wat de nieuwe datawarehouse-oplossing voor onze datakwaliteit kan betekenen.”

Power BI
Actium zit momenteel midden in de migratie naar Power BI (business intelligence). Het bestaande dashboard voor de interne sturing van Actium wordt in het nieuwe Power BI-jasje gehesen. Ook de set standaardrapporten die voor iedere corporatie hetzelfde is, is hierin opgenomen, aldus Edwin. Zijn collega Gerald Kamphuis, die de migratie begeleidt, vindt Power BI zijn favoriete visualisatietool omdat die betaalbaar is én laagdrempelig voor gebruikers. “Wij dromen van datagedreven (leren) werken als organisatie. Dat betekent dat BI of het werken met data niet alleen in het domein van IT moet zitten, maar gewoon in de lijnafdelingen van de organisatie. Als de gebruikers daar analyses willen doen, moet je een tool hebben die niet te ingewikkeld is. En dat is Power BI”, meent Gerald.

Standaard
In de migratiefase werken de kerngebruikers van de afdelingen al met Power BI. De ervaringen tot nog toe zijn positief. “De collega’s staan met Power BI voor een deel zelf aan het roer om te bepalen wat ze aan data willen zien, en zitten zelf aan de knoppen. Door deze praktijk en positieve ervaringen ‘verkoopt’ het systeem zich vanzelf en leert men de data te interpreteren en te vertalen naar hun werk. De verwachting is dat ook andere gebruikers weinig moeite zullen hebben om Power BI te adopteren”, verwacht Edwin.
De stap die CNS met behulp van Power BI maakt naar verdere standaardisatie vinden ze in Assen een goede ontwikkeling. “Wij zijn in automatisering voorstander van standaard boven maatwerk. Als de standaard goed genoeg is en aansluit bij de behoefte van collega-corporaties, heb je minder kosten en minder beheer dan bij maatwerk. Heel logisch.”

Data science
Onder het motto ‘ontdekken, leren, doen’ werkt de IT-afdeling in Assen ook aan een big data- platform, waarin ze allerlei data verzamelt en combineert met betrekking tot de Klant- en Leefomgeving. Edwin legt uit: “Zowel interne als externe data is nodig in ons streven om onze huurders en ons bezit goed te kennen. Wat zou je bijvoorbeeld moeten weten om de huurder centraal te stellen en optimaal te bedienen? Dan heb je naast relevante gegevens over het vastgoed ook inzicht nodig in huurdersgegevens, hun wensen, behoeften en eventuele problemen. Met inachtneming van de privacy-gevoeligheden wil je die berg aan data toegankelijk en inzichtelijk maken. In ons geval plotten we met behulp van een visualisatietool ons bezit in het werkgebied om daar vervolgens data aan te koppelen over huurders, de leefomgeving en het vastgoed. Zo krijg je datalagen die je bij analyse wilt combineren om inzichten te verkrijgen. Daarmee maken we naast onderbuikgevoel en professionele inschatting, ook beter gebruik van meer feitelijke informatie op basis van data. Data-analyse kan ons bijvoorbeeld helpen om de mutaties beter te voorspellen en doorstroming van ons woningaanbod te bevorderen.”
Wat Edwin in dit verband goed vindt, is dat CNS inmiddels ook een medewerker heeft aangenomen die als data scientist een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling en analyse van data. “We hebben met haar afgesproken met ons te gaan ontdekken waar we elkaar kunnen versterken. Denk vooral met ons mee, hebben we gezegd.”

Van leren en doen naar resultaat
Over een jaar weten Edwin Miedema en de deelnemers aan het interne Datalab beter waar ze staan met het gebruik van data en welke winst dat oplevert voor de werkprocessen. Het Datalab is de proeftuin waarin Actium met big data en het gebruik van nieuwe technologie experimenteert. De inzet en verwachting is dat men vanuit het Datalab concrete tussenresultaten kan laten zien. Edwin: “We kunnen vast ook smakelijk lachen straks om een paar denkfouten of uitglijders. In onze aanpak die op ondernemerschap en durf is gebaseerd, mag je fouten maken als je er maar van leert. Misschien dat we in het voorspellen van data ergens een uitglijder gaan maken en ernaast zitten. Maar ik denk dat de kans op echte uitglijders toch klein is, omdat we in onze aanpak en met de vakexpertise van Klant, Vastgoed en Staf steeds doordachte en behapbare stappen met elkaar zetten.”

Vernieuwend
Het komende jaar zal ook veel energie worden gestoken in het aansluiten van de organisatie op de nieuwe data-ontwikkelingen. “De digitale transformatie gaat in hoog tempo, en er komt in een kort tijdsbestek zo veel op ons af, dat het begrijpelijk is dat het de organisatie soms duizelt”, zegt Edwin. “We moeten dus niet voor de troepen uitlopen maar iedereen van de 170 collega’s goed meenemen in het digitaliseringsproces. Inderdaad, in lijn met ons motto ‘ontdekken, leren, doen’. En als je echt vernieuwend wil zijn, wat Actium in een van haar drie organisatiepijlers zegt, moet je de bestaande ziens- en werkwijzen ook durven loslaten.”

Samenvatting

Woningcorporatie met zo’n 16.633 verhuurbare eenheden in Drenthe.

Toepassingen

  • Leegstand
  • Betalingsgedrag
  • Passend Toewijzen
  • Staatssteunregeling
  • Huursombenadering
  • Niet-Planmatig Onderhoud
  • Planmatig Onderhoud
  • Financieel

Koppelingen

  • Dynamics Empire