Woonzorg Nederland: “Alleen maand- of kwartaalrapportages voldoen niet meer”

Het belang van data bij woningcorporaties is de laatste jaren enorm gegroeid. Maar daarvoor moet de kwaliteit van data wel in orde zijn. Hoe houd je de datakwaliteit goed, en hoe zet je dit in voor bijvoorbeeld big data en sturingsinformatie? CorporatieGids.nl ging in gesprek met Lorenzo Blok, Functioneel Applicatiebeheerder Business Intelligence bij Woonzorg Nederland, over het verbeteren van datakwaliteit.

De afgelopen dertien jaar was Lorenzo actief als Controller bij de landelijk actieve corporatie. “Vanaf begin dit jaar ben ik echter actief als Functioneel Applicatiebeheerder Business Intelligence.” De extra aandacht voor datakwaliteit komt volgens hem voort uit de vraag van Woonzorg Nederland om volledig op de informatie uit systemen te kunnen vertrouwen. “Wij beantwoorden nu vragen van bijvoorbeeld een klant of collega en willen, getoetst, zeker weten dat de data waarop we het antwoord baseren volledig en correct is.” Een voorbeeld hiervan is de huurprijs die samenhangt met de WWS-punten. Met behulp van de DQ-portal van CNS kunnen we vaststellen dat alle benodigde velden gevuld zijn en monitoren dat de datakwaliteit op orde blijft.”

Quick wins
Woonzorg Nederland is daarom vorig jaar begonnen met verschillende interne interviews. “Wij hebben diverse sleutelpersonen gesproken, met als doel te inventariseren welke data absoluut nodig is voor een goede bedrijfsvoering. We hebben 34 quick win-projecten en 32 langlopende projecten gedefinieerd. Inmiddels hebben we nagenoeg alle quick wins behaald. De komende tijd gaan wij ons richten op de langdurige projecten en hebben daarvoor onder andere een speciale projectgroep opgericht. Dit alles met als doel om de kwaliteit van de bestaande data op het gewenste niveau te krijgen.”

Handboek
De corporatie werkt hierbij toe naar een ‘Handboek Vastgoed- en Klantadministratie’ dat elke Woonzorg Nederland medewerker kan gebruiken om meer informatie te vinden over processen, uitgangspunten en definities. Lorenzo: “Wij ervaren dat, wanneer wij het over datakwaliteit hebben, wij meer dan geregeld met elkaar in gesprek raken over onderliggende processen, definities en verantwoordelijkheden. Dit is de echte uitdaging waar wij voor staan. De datakwaliteit eenmalig op orde krijgen is belangrijk, maar deze op niveau houden is het echte doel. En dat gaat niet lukken zonder inzicht in processen en definities, en het maken van heldere afspraken met elkaar. Hiermee willen we en gaan we bereiken dat we beheersingsmaatregelen implementeren die borgen dat de data op orde is bij de primaire vastlegging.”

“Daarnaast hebben wij ook data en informatie nodig voor de sturing, verantwoording – intern en extern – en het kunnen maken van strategische keuzes. Alleen maand- of kwartaalrapportages voldoen niet meer in deze tijd om een corporatie goed aan te sturen.”

Externe databronnen
Volgens Lorenzo is er daarnaast ook meer informatie nodig voor Woonzorg Nederland. “Dan heb ik het vooral over informatie die ons helpt om vooruit te kijken en ons helpt keuzes te maken waar wij in de toekomst profijt van hebben. Onderhoud is een mooi voorbeeld: het zou prachtig zijn om zowel het planmatig- als reparatie-onderhoud in de toekomst te kunnen voorspellen op basis van meerdere databronnen. Denk aan Meteo-informatie, Internet of Things (aantal liftbewegingen) en bezitskenmerken als de leeftijd of ligging van een complex. Veel van deze informatie zit nog niet in de primaire systemen. Woonzorg Nederland wil hier stappen in gaan zetten, en is bezig een visie te ontwikkelen die hierop inspeelt.”

DQ-portal
In deze nieuwe visie moet eerst de basis op orde zijn, legt Lorenzo uit. “Hier komt datakwaliteit om de hoek kijken. Om de vraag te beantwoorden welke waarde informatie heeft als deze ter discussie wordt gesteld, hebben wij samengewerkt met CNS. Zij hebben onder andere ons datawarehouse en de ‘DQ-portal’ geïmplementeerd. Deze module maakt inzichtelijk wat de kwaliteit is van de data in het bronsysteem als het gaat om bijvoorbeeld de WWS-punten. Niet alleen de aanwezigheid van de data wordt gecheckt, maar ook in hoeverre het valide is. En hier zijn twee opties: ten eerste of de waarde binnen de door Woonzorg Nederland bepaalde bandbreedte valt, en ten tweede of de waarde afwijkt van vergelijkbare objecten.”

Woonzorg Nederland gebruikt dit bijvoorbeeld voor het controleren van de WOZ-waarde. “Eerst kijkt de module of er een WOZ is ingevuld. Zo ja, valt deze binnen de eisen die wij hebben gezet, en is er misschien een vhe binnen een complex of straat die afwijkt? De DQ-portal maakt dit inzichtelijk en biedt ons vervolgens bijvoorbeeld de mogelijkheid om rechtstreeks in ons ERP-systeem de waarden aan te passen of om de afwijking te accepteren. Bij de laatste optie komt deze vhe bij een volgende controle niet meer op als een vhe die aandacht verdient. De DQ-portal ondersteunt ons op deze manier niet alleen bij het verbeteren van datakwaliteit, maar ook bij het op peil houden hiervan. Wij hopen in de toekomst daarom onze samenwerking met CNS nog verder uit te breiden met de module Vastgoed Kenmerken.”

Inzicht, big data en analyse
Als de basis eenmaal op orde is, wil Woonzorg Nederland het inzicht verbeteren. Lorenzo: “Wij werken momenteel aan de implementatie van Katoomba, de dashboard oplossing van Blue-Mountain, die inzicht gaat geven in de voortgang, maar ook de mogelijkheid biedt om toelichtingen en prognoses vast te leggen. Deze dashboards worden gevuld met data waarvan we zeker weten dat deze goed is en betrouwbaar tot stand is gekomen. Het project datakwaliteit is hiervoor dus essentieel.”

“Als derde zijn wij bezig met big data en analyse. Wij onderzoeken of een tool – zoals PowerBI van Microsoft – ons kan helpen bij het dieper analyseren van onze eigen data, in combinatie met data uit externe bronnen. Een actueel aandachtspunt hierbij is uiteraard privacy. We kunnen niet meer zoals vroeger alle data uit systemen gebruiken voor analysedoeleinden.”

Geen ICT-feestje
De allergrootste uitdaging voor Woonzorg Nederland noemt Lorenzo echter het voorkomen dat datakwaliteit en BI een ‘ICT-feestje’ worden. “Het is belangrijk om de organisatie in zijn geheel mee te nemen. Een belangrijke stap hierin is het portfolio overzicht, wat inzicht geeft in de stappen die gezet moeten worden om naar de gewenste situatie te gaan wat betreft ondersteunende automatiserings- en informatiseringssystemen. Deze stappen worden gelinkt aan de betrokken processen en afdelingen binnen Woonzorg Nederland en aan het Ondernemingsplan. Dit moet ervoor zorgen dat helder is waarom we dingen doen, helder maken wie er in de business verantwoordelijk is en om beter prioriteit te geven aan bepaalde zaken. Als laatste kunnen onderlinge verbanden, afhankelijkheden en planningen inzichtelijk gemaakt worden.”

Data-gedreven corporatie
De nieuwe kijk op datakwaliteit en BI moet ervoor zorgen dat Woonzorg Nederland in de toekomst transformeert naar een data-gedreven woningcorporatie. “Wij willen data niet alleen gebruiken om terug te kijken, maar ook om vooruit te kijken en beslissingen te nemen. Daarvoor hebben wij nu een goede basis gelegd.”

Over Woonzorg Nederland
Woonzorg Nederland staat voor zelfstandig wonen in een betaalbare, veilige en toegankelijke woning met ruimte voor ontmoeting in de buurt: samen zelfstandig wonen. Persoonlijke aandacht en samenwerking in een lokaal zorg- en dienstennetwerk zijn hierbij leidend. Deze belofte wil Woonzorg Nederland doen aan al haar bewoners, ook de bewoners in verzorgings- en verpleeghuizen. Samen met partners in wonen, zorg en dienstverlening wil zij deze belofte waar maken en brengt Woonzorg Nederland ouderenhuisvesting naar een hoger plan.

Aftrap standaardmodule onderhoud bij Wonen Zuid

Eind april was de aftrap van onze standaardmodule Onderhoud bij Wonen Zuid. Deze module bestaat uit 2 basisrapporten, niet planmatig onderhoud en planmatig onderhoud, waarbij de focus donderdag lag op het niet planmatig onderhoud.

Vanuit Wonen Zuid was het technisch team (projectleiders en technische ondersteuners) present als ook ICT. Met hen is het basisrapport doorgenomen en ook het uitgebreidere onderliggende model. Vanuit dit model kan het basisrapport makkelijk worden aangepast of uitgebreid. Daarnaast kwamen ook de mogelijkheden van Power BI aan bod, zoals het delen van rapporten in diverse werkruimtes en het samenstellen van een dashboard.

Wonen Zuid verkrijgt met deze standaardmodule inzicht in o.a. de kosten en afhandelduur van het dagelijks onderhoud. Daarnaast biedt het de mogelijkheid hun ketenpartners te monitoren op hun prestatieafspraken.

Nieuwe functionaliteiten Power BI

Microsoft werkt hard aan nieuwe functionaliteiten voor Power BI. In de releases van afgelopen maanden zijn een aantal bijzonder handige features toegevoegd. In deze blog vertelt Ruben Stolk, Business Intelligence Consultant bij CNS je er meer over.

Tooltip pages

In de nieuwe versie van Power BI is het mogelijk om zelf te bepalen hoe een tooltip eruit ziet. Je kunt nu namelijk een tabblad in het rapport aanwijzen als tooltip-page. Deze tooltip-page wordt in het klein getoond wanneer de gebruiker met de muiscursor boven een visualisatie hangt. In onderstaand voorbeeld wordt een uitsplitsing naar soort achterstand getoond wanneer de gebruiker met de muiscursor boven de donut-chart van de vertrokken huurders zweeft. De context (vertrokken huurders) wordt toegepast als filter op de donut-chart naar hoofdsoort.

Sync slicers

Een functionaliteit die in DWEX standaard was, ontbrak nog in Power BI. In de nieuwste versie is het mogelijk om slicers te laten synchroniseren tussen de verschillende pagina’s in een rapport. Tot voor kort was het zo dat de gebruiker op iedere pagina opnieuw alle slicers goed moest zetten. Dat is nu gelukkig verleden tijd.

Persistent filters

Een functie die nieuw is en tegenwoordig standaard aan staat is Persistent filters. Deze zorgt er in de Power BI portal voor dat de ingestelde filters, automatisch, opnieuw toegepast worden als de gebruiker de portal heeft verlaten en later hetzelfde rapport weer opvraagt. Om toch weer terug te gaan naar de standaardinstellingen klik je op Standaardinstelling herstellen (Reset to default).

‘Meer data en betere stuurinformatie bij gebruik Datawarehouse’

Met ruim 40.000 vhe is Rochdale één van de grotere woningcorporaties in Nederland. Is met zo’n grootte sturen op data een grote uitdaging? Hoe pakt de Amsterdamse organisatie dit aan? Een gesprek met Projectmanager en Informatieanalist Richard de Wilde (foto links), ICT-Manager Jan Abels (foto rechts) en Functioneel Beheerder Ronald van der Horst (foto midden): “Bijna alle managementrapportages komen uit ons datawarehouse.”

De belangrijkste uitdagingen voor Rochdale zijn volgens Jan in twee stromen te verdelen. “Aan de ene kant zijn dat de uitdagingen die voor de hele corporatie gelden. Denk aan het passend aanbieden van woningen, het betaalbaar houden van ons bezit en natuurlijk het bieden van voldoende huurwoningen. Daarnaast heb je ook ICT-ontwikkelingen die in toenemende mate een stempel drukken op de organisatie. We werken nu aan het optimaliseren van processen en het verder digitaliseren van Rochdale.”

Ondersteunen en verbeteren

Om efficiënt gegevens te beheren, is het beschrijven van het eigenaarschap van data – en dit duidelijk in lijn brengen met de proceseigenaren – erg belangrijk. Ronald: “De ICT, en met name de functioneel beheerders, hebben hierbij een ondersteunende, faciliterende rol. Wij beheren de systemen en adviseren de proceseiganren.”

Meerwaarde

De corporatie maakt daarvoor sinds 2004 gebruik van het datawarehouse van CNS. Richard: “We werkten na de fusie met Woningstichting Patrimonium met twee verschillende primaire systemen, en hadden behoefte om de data uit deze systemen te combineren om tot bedrijfsbrede verslaglegging en rapportage te komen. Een extern datawarehouse – naast het ERP – stelt ons in staat data te integreren vanuit verschillende bronnen en gebruik te maken van extra rapportage mogelijkheden.”
Sinds begin dit jaar heeft Rochdale een nieuw primair informatiesysteem in gebruik, Tobias AX van Aareon. “Het hebben van een datawarehouse en een primair systeem voor rapportage heeft overlap,” geeft Jan toe. “Maar het levert ook meerwaarde op vanwege de integratie met andere systemen. Bijvoorbeeld: de tijdslijnen die wij in het datawarehouse kunnen bewaren. Alle gegevens worden ‘historisch’ opgeslagen, zodat wij altijd over meerdere periodes kunnen rapporteren. Daarnaast levert een dergelijk systeem meer stuurinfo uit de bron en kunnen wij meerdere bronnen – waar het ERP-systeem er dan één van is – ontsluiten in één bedrijfsbrede rapportage.”

Betere stuurinformatie

“Medewerkers gebruiken het datawarehouse voor het aanmaken van rapportages,” legt Ronald uit. “Daarnaast kan het datawarehouse worden gebruikt voor ad hoc analyses. Data uit verschillende externe bronnen kunnen worden gecombineerd in één rapportage, bijvoorbeeld de gegevens uit ons ERP-systeem die worden samengevoegd met die uit ons woonruimteverdeelsysteem. Dit geeft ons informatie om beter te sturen.”

Synergie

Op de vraag of een datawarehouse hierbij onmisbaar is, antwoordt Richard: “We hebben geconcludeerd dat – met name vanwege het bewaren van de historie – bijna alle managementrapportages uit het datawarehouse komen. Slechts een beperkt deel komt rechtstreeks uit ons ERP-systeem. Beide bronnen worden wel met dezelfde front-end tool ontsloten, dus een eindgebruiker ziet niet het verschil.”

De hoeveelheid sturings- en verantwoordinginformatie die wordt gevraagd van Rochdale is volgens Richard de laatste jaren toegenomen. “Deze grotere vraag leidt ook tot hogere administratieve lasten. We hopen dat de synergie tussen verschillende systemen in de toekomst verder toeneemt, bijvoorbeeld door standaard koppelingen vanuit het ERP-systeem die data geschikt aanlevert aan toezichthouders. Dat helpt ons hoofd te bieden aan de grotere hoeveelheid verantwoordingsinformatie die van ons wordt gevraagd.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 28 juni 2017

‘Datawarehouse verbetert de kwaliteit van data binnen onze organisatie’

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 6 april 2016
artikel-corporatiesgids-woonconcept-04-2016
De hoeveelheid data die een corporatie elke dag binnenkrijgt, verwerkt, analyseert en verstuurt groeit door de digitaliseringsdrang elke dag. Maar hoe kan een corporatie grip houden op al die data en dit tegelijkertijd gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met informatie- en procesanalisten Henk Drent en Erika van het Hul van woningcorporatie Woonconcept uit Meppel.

Woonconcept maakt inmiddels al acht jaar gebruik van de datawarehouse-oplossing van CNS. “We wilden destijds een onafhankelijke, uniforme en centrale informatievoorziening voor de organisatie,” begint Erika. “Belangrijk aspect bij dit traject was dat vrijwel alle medewerkers toegang moeten hebben tot de beschikbare informatie.”

Grip houden op data

Het Datawarehouse helpt Woonconcept hiermee hun grootste uitdaging aan te gaan: grip houden op de kwaliteit van data. “Wanneer je namelijk geen DWH hebt, is het voor medewerkers mogelijk om informatie uit verschillende bronsystemen te halen,” legt Erika uit. “Maar dit is een complex en arbeidsintensief proces waarbij makkelijk vergissingen gemaakt kunnen worden. In het Datawarehouse brengen we de gegevens gestructureerd samen, en door rapporten te standaardiseren kan de gebruiker erop vertrouwen dat de gegeven informatie actueel en accuraat is. Dit leidt indirect tot een hogere kwaliteit van de dienstverlening richting onze klanten.”

Gekoppelde databronnen

De Meppelse corporatie heeft haar ERP-systeem (Empire), DMS (eWorX), woningzoekendensysteem (EasyMatch), Servicemanagement (TOPdesk), Telefooncentrale (Unexus) en eigen tabellen uit Office als databronnen opgenomen in het Datawarehouse. “De toepassingen waarvoor wij het DWH gebruiken zijn legio,” vertelt Henk. “Dashboards, balanced scorecards, kanaalsturing, voortgangsrapporten, bewaking van datakwaliteit en het tonen van trends zijn slechts enkele voorbeelden.”

Het grootste voordeel van het Datawarehouse is volgens Henk de eerdergenoemde kwaliteitsverbetering qua data. “Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van dagelijks bijgewerkte real time en online rapporten. Deze worden niet meer fysiek verspreid in de organisatie, wat het risico op gebruik van verouderde informatie voorkomt. Iedere werknemer heeft via een web-applicatie beschikking over alle informatie.”

Groot draagvlak

“Door de gestandaardiseerde rapporten is de acceptatiegraad onder medewerkers zeer hoog,” vertelt Henk op de vraag hoe Woonconcept ervoor zorgt dat alle informatie door besluitvormers ook écht gebruikt wordt. “Er zijn afgelopen jaar interne interviews geweest met managers en groepshoofden. Hieruit bleek dat er een groot draagvlak was voor het gebruik van het Datawarehouse. De gegevensbeheerders zijn erg tevreden met de ontwikkeling van de informatievoorziening, wat een goede basis is waarmee ons DWH zich verder kan ontplooien.”

Eigen rapporten

De rapporten die Woonconcept digitaal ter beschikking stelt, worden door de corporatie zelf aangemaakt. “Dit zorgt ervoor dat wij binnen onze organisatie centraal de actuele en uniforme data beschikbaar hebben. De uitdaging hierbij ligt opvallend genoeg in het beheersbaar houden van alle mogelijkheden van het DWH. Het is zaak om de aangevraagde specificaties van de rapportages goed te beoordelen op functionaliteit en duidelijkheid. Anders zie je al snel door de bomen het bos niet meer.”

Nieuwe koppelingen

“Ons streven blijft om waar mogelijk relevante bronnen te ontsluiten richting het Datawarehouse,” zegt Erika op de vraag hoe de data-inrichting binnen Woonconcept zich de komende jaren gaat ontwikkelen. “Dit betekent dat we bij nieuwe applicaties of databases altijd beoordelen en analyseren of een koppeling met het Datawarehouse mogelijk en wenselijk is. Richting de gebruikers van de rapporten is ons streven zo goed mogelijk aan te blijven sluiten op de behoefte in het proces en de besluitvorming: een continu verbeteringsproces.”