Wooninvest gaat datakwaliteit verbeteren

De inspiratiesessie van CNS bij Wooninvest in Voorburg kende een belangrijke uitkomst: de woningcorporatie gaat een verbeterplan maken voor de datakwaliteit. Gestart wordt met een nulmeting voor inzicht in de actuele datakwaliteit op het gebied van woningwaardering en vastgoedkenmerken. De resultaten moeten de basis vormen voor blijvende verbeteringen. 

De CNS-inspiratiesessie is een interactieve bijeenkomst om kennis te delen vanuit ervaring en ontwikkelingen in de branche. De sessie bij Wooninvest, waarvoor CNS het rapportageplatform levert, nam de circa 15 deelnemers mee in vraagstukken rondom informatievoorziening. Hoe wordt die in de organisatie ingezet? Wat is de kwaliteit ervan? Maar ook: wat zijn belangrijke ontwikkelingen in de branche? 

Een van de resultaten van de sessie spitst zich toe op de vraag hoe de woningcorporatie in de regio Haaglanden de datakwaliteit ervaart. Het verbeterplan staat inmiddels in de steigers.  

Standaard Modules Strategisch Dashboard CNS 

Deel 1 – Leegstand 

CNS presenteert tijdens het Corporatieplein 2018 een nieuw product: het Strategisch Dashboard. Dit komt voort uit het nieuwe CNS-platform met Standaard Modules voor basisrapportages over de belangrijkste processen binnen woningcorporaties. De modules bieden elk niet alleen basisinformatie, maar ook strategische stuurinformatie en selfservice BI (Business Intelligence) voor innovatieve analysemogelijkheden. De gevraagde informatie uit deze gelaagde modules wordt verpakt in het overzichtelijke Strategisch Dashboard. 

In een serie berichten belichten we kort de verschillende Standaard Modules waarmee het dashboard kan worden gevoed. Aflevering 1 gaat over de module Leegstand. 

Wat biedt de module? Wat kun je ermee? 

Basisinformatie over alle leegstaande eenheden met de duur van de leegstand en de belangrijkste kenmerken, in lijn met de definities van CORA. Hiermee kun je de actuele status van de leegstand nauwkeurig in de gaten houden. Trends kunnen worden bekeken en de belangrijkste factoren in de leegstand geanalyseerd, zoals de reden van leegstand en de resulterende derving. Ook is er een duidelijk overzicht van de huidige beschikbare eenheden. 

Strategische informatie. Omdat van de eenheden en de leegstand vele attributen beschikbaar zijn, kan de informatie ingezet worden om vastgoedbeleid te bepalen. Je kunt de leegstand analyseren naar locatie, type eenheid, bouwjaar, enzovoorts. Aangezien deze informatie ook te combineren is met woonruimteverdeling, onderhoud en andere aandachtsgebieden, is het mogelijk om het strategisch voorraadbeheer ondersteuning te bieden.  

Innovatie. De gestructureerde manier van aanleveren en het gebruik van Power BI maken het platform zeer geschikt voor innovatieve toepassingen. Door de gegevens te combineren met andere data (externe gegevens zoals CBS-informatie en de leefbaarheidsmonitor over woonruimteverdeling) kun je analyses maken over bijvoorbeeld verhuisgeneigdheid en populariteit van complexen. Daarnaast is het mogelijk om modellen te ontwikkelen die bijvoorbeeld aangeven wat het risico is op langdurige leegstand wanneer een geval zich aandient. 

corporatieplein

Rapportageplatform CNS

Op 27 september 2018 vindt alweer de achtste editie van Corporatieplein plaats. Ook dit jaar is CNS aanwezig op de beursvloer. Het thema is Bedrijfsvoering in de toekomst.  

corporatiepleinDe bedrijfsvoering van de toekomst zal meer dan ooit data gedreven zijn. De hoeveelheid data die wordt verzameld zal alleen maar groter worden door steeds slimmere technieken. Het is belangrijk om voor ogen te houden welke inzichten nodig zijn om de strategische doelstellingen te toetsen.  

Daarvoor is een platform nodig waarin centraal beheerde en gevalideerde data vanuit meerdere bronnen beschikbaar wordt gesteld. Ook zal het platform geschikt moeten zijn voor Self-Service BI. De informatie dient eenvoudig mobiel beschikbaar te zijn voor de gehele organisatie. 

Rapportageplatform 

CNS levert een rapportageplatform ter ondersteuning van de bedrijfsvoering nu en in de toekomst. Het platform geeft integraal inzicht op strategisch, tactisch en operationeel niveau en biedt innovatieve analysemogelijkheden. Het platform bevat Standaard Modules in Power BI waarmee een corporatie beschikt over alle essentiële basisrapportages. Vanuit deze modules kan eenvoudig een overkoepelend dashboard worden samengesteld of kan er gebruik worden gemaakt van de template voor het strategisch dashboard. Op deze wijze kan een corporatie periodiek de realisatie van haar eigen strategische doelstellingen meten en kan ze vanuit dit dashboard direct doorlinken naar de onderliggende details.” 

Kennissessies  

Tijdens CorporatiePlein vertelt CNS meer over haar visie op strategische stuurinformatie voor corporaties en laten wij corporaties zien hoe het Strategisch Dashboard heel gericht voor hun bedrijfsvoering kan worden samengesteld. Benieuwd hoe je 24/7 volledig inzicht kunt verkrijgen in de belangrijkste KPI’s? Bezoek één van onze kennissessies op onze stand!” 

CNS is op CorporatiePlein te vinden op stand 62 

Aanmelden 

Wil je meer informatie of wil jij je aanwezig zijn bij Corporatieplein 2018? Reserveer dan jouw plek via CorporatiePlein. 

Simpeler verantwoording 2018

Afgelopen week is er overleg geweest tussen het ketenteam SBR Wonen en de VERA-DVI werkgroep, waarin CNS een actieve rol vervult. Inzet was een minder complexe DVI en meer in lijn met de VERA uitgangspunten. De voorgestelde vereenvoudiging voor het opleverjaar 2018 is een mooie eerste stap!

Uiteraard zal CNS de DVI 2018 wijzigingen doorvoeren in de volgende dViZie release.

Workshop: Power BI

CNS heeft het afgelopen jaar diverse workshops georganiseerd voor corporaties. Deelnemers konden kennismaken met de mogelijkheden van Power BI. Binnen de workshop worden de nieuwste ontwikkelingen die Power BI heeft doorgemaakt meegenomen. Ook voor gebruikers met enige ervaring is voldoende uitdaging in deze praktische workshop.

Gedurende de zomerperiode vinden er geen workshops plaats, maar kunt u zich wel inschrijven voor deelname in september. Inschrijven

CNS biedt deze workshop ook aan als Incompany workshop. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ilse.van.der.steen@cns.nl / 06-24863383

Stadgenoot kiest voor DQ Monitor CNS

Na Woonstad Rotterdam kiest ook Stadgenoot voor data op orde met DQ Monitor. Gestart wordt met een nulmeting voor inzicht in de actuele datakwaliteit op het gebied van woningwaardering en vastgoedkenmerken. Met de uitkomsten hiervan kunnen heel gerichte verbeteringen worden aangebracht. Vervolgens vindt er een structurele monitoring plaats om de data op orde te houden.
Stadgenoot krijgt ook de mogelijkheid om binnen DQ Monitor eigen controles uit te gaan voeren. Dit biedt een corporatie ook ondersteuning in heel specifieke eigen data kwaliteits issues.

BI en de AVG

Op 25 mei 2018 worden de nieuwe Europese privacyregels van kracht. Hoewel CNS in haar producten geen nieuwe persoonsgegevens vastlegt, heeft deze wetgeving wel consequenties voor het gebruik van het datawarehouse. Het is uiteraard niet de bedoeling dat de gegevens die binnen de operationele systemen keurig beveiligd zijn, voor iedereen vrijelijk te benaderen zijn via het datawarehouse.

In de praktijk komen wij twee verschillende doeleinden tegen voor het gebruik van persoonsgegevens binnen onze BI-oplossing. Ten eerste worden de gegevens in onze BI-oplossing gebruikt om resultaten van de organisatie te analyseren. Binnen deze analyses wordt vaak gedetailleerde informatie opgevraagd om de data te controleren of om deze te exporteren naar Excel voor bijvoorbeeld what-if-analysis. Voor dit doeleinde is het niet noodzakelijk om de betrokken personen te identificeren. Wij raden voor dit type aan om de gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. In dat geval is de data niet meer te koppelen aan individuele personen en wordt daarom niet meer als persoonsgegevens beschouwd.

Het tweede type gebruik is het maken van (actie-)lijsten die in het bronsysteem niet of heel moeilijk te realiseren zijn. In dit geval is het wel noodzakelijk om de individuele personen te kunnen identificeren. Voor dit type gebruik is het zaak om de juiste autorisatie aan te brengen zodat het risico op oneigenlijk gebruik zo laag mogelijk is.

CNS heeft een white paper beschikbaar waarin uitgebreid wordt beschreven wat de gevolgen zijn van de AVG voor rapportage en analyse binnen woningcorporaties. Ook gaan we dieper in op de richtlijnen voor het inrichten van uw BI-omgeving conform de AVG. U kunt dit white paper hier downloaden.

Er zal een balans moeten worden gevonden om aan de AVG te voldoen zonder daarbij een onwerkbare situatie te creëren. Daarvoor is een risicoanalyse nodig van waaruit een stappenplan kan worden afgeleid om naar de nieuwe situatie toe te groeien. Om u daarbij te helpen biedt CNS de AVG Scan aan. Het resultaat van de AVG Scan is overzicht van de persoonsgegevens die aanwezig zijn in uw datawarehouse en adviezen over de te volgen stappen om aan de AVG te voldoen. Klik hier om meer te weten te komen over de AVG Scan.

Marcel Zondervan geeft visie op datakwaliteit


Tijdens de CorporatieGids LIVE kennisdag heeft Marcel Zondervan, manager digitale innovatie en transformatie bij Woonstad Rotterdam, deelnemers van de CNS kennissessie meegenomen in zijn visie op datakwaliteit. Aan de hand van voorbeelden uit de dagelijkse processen binnen woningcorporaties en innovatieve projecten met Big Data werd het belang van data op orde duidelijk. Mythes, veelgehoorde bezwaren en ervaringen van deelnemers rondom datakwaliteit werden uitgewisseld.

Naast bewustzijn binnen de organisatie biedt monitoring ondersteuning bij de kwaliteit van data. Een goed startpunt daarbij is een nulmeting om een objectief beeld te krijgen van de actuele datakwaliteit.

Benieuwd naar uw eigen datakwaliteit? Neem dan contact met ons op voor meer informatie over de nulmeting op het gebied van woningwaardering en vastgoedkenmerken.

Woonstad neemt CNS dViZie in gebruikt voor de aanlevering van dVi

Na een uitgebreid testtraject heeft Woonstad Rotterdam besloten om dViZie van CNS in te zetten voor de aanlevering van de dVi naar CorpoData. Woonstad heeft ruim 54.000 verhuureenheden en 6.000 verkochte eenheden met een onderhoudsverplichting door heel Rotterdam. Het aanleveren van alle data, inclusief de juiste tellingen is voor een corporatie met de grootte van Woonstad Rotterdam een flinke klus.

Tot nu toe stelde Woonstad hoofdstuk 2 van de dVi via meerdere exports naar Excel samen. Hieruit werden de verschillende tabellen berekend waarbij ook de cijfers van het voorgaande jaar werden meegenomen.

“Met de vele handmatige handelingen die we moeten doen om de data te verzamelen en te bewerken, ben ik heel wat tijd kwijt met het samenstellen van de dVi”, zegt Irene de Boer, medewerker business reporting bij Woonstad. “En bij een corporatie met de grootte van Woonstad Rotterdam is het onvermijdelijk dat je datavervuiling tegen komt. Daardoor gaat veel tijd verloren om data te controleren en vervolgens aan te passen.

Ook het uitzoeken van de nieuwe kenmerken die elk jaar weer worden uitgevraagd levert hoofdbrekens op. “Het komt voor dat ik alle berekeningen en aanpassingen heb gedaan, om er vervolgens achter te komen dat je nog een nieuw kenmerk over het hoofd hebt gezien.”, aldus Irene.

Met dViZie is het totale eenhedenbestand snel over te halen om vervolgens eventuele handmatige wijzigingen door te voeren. Deze wijzigingen worden goed gedocumenteerd zodat altijd terug is te vinden hoe de data tot stand is gekomen.
“Niet alleen wordt de kwaliteit van de data die we aanleveren verbeterd.”, stelt Irene, “We hebben ook meer grip op de data in de bronsystemen. En we kunnen de gegevens uit dViZie ook gebruiken voor de jaarrekening, onder andere bij het berekenen van de bedrijfswaarden.”

Woonstad heeft gemerkt dat het overgaan op een andere manier van werken wel even tijd kost om aan te wennen. Daarnaast was een goede controle nodig om de aansluiting met het bronsysteem tot in detail te regelen. Maar na deze eerste investering verwacht Woonstad veel tijdwinst in de komende jaren.

“Naast een efficiënter proces om de data te verzamelen en te bewerken, zien we veel winst in de automatische vertaalslag van al die gegevens naar het rapport.”, besluit Irene, “CNS zorgt er voor dat de nieuwe eisen die we elk jaar tegen komen al in het rapport zijn verwerkt, dus met een druk op de knop kunnen we straks de rapporten genereren.”

Verantwoording met een druk op de knop

Het opleveren van dVi kan een flinke uitdaging zijn. Niet alle gegevens zijn beschikbaar in de vorm zoals CorpoData die vereist. Daarnaast verandert en vermeerdert de uitvraag jaarlijks en is de term zelfrijzend bakmeel synoniem geworden voor de jaarlijkse verantwoording. Gelukkig gaat dit in de komende 5 jaar stapsgewijs verbeteren door de inwerkingtreding van het convenant “Verbeteren informatievoorziening”, wat een flinke administratieve lastenvermindering voor woningcorporaties tot gevolg moet hebben. Echter de aanlevering voor de dVi 2017 moet nog gewoon op de oude manier gedaan worden met een flinke dosis aan informatie. De aanlevering moet voor 1 juli zijn afgerond.

Kneden, masseren en sprokkelen van data

De dVi vereist dat er specifieke vastgoedindelingen worden aangeleverd. Het primaire systeem kan anders ingericht zijn, omdat er voor interne sturing andere indelingen worden verondersteld of omdat VERA of de marktwaardebepaling specifieke indelingen voorschrijft die hiervan afwijken. Denk hierbij aan de dVi woning-categorieën, de indeling volgens marktwaardebepaling, VERA eenheidsoorten en detailsoorten welke alle verschillend zijn. Daarnaast kan het zijn dat er op een hoger niveau wordt geadministreerd en dat de dVi een gedetailleerdere presentatie van de cijfers wenst. Dit zijn een aantal voorbeelden waardoor woningcorporaties allerhande data eerst moeten verzamelen, anders moeten structureren en wellicht vanuit meerdere bronnen de gevraagde informatie bij elkaar moeten sprokkelen. Dit vergt een enorme inspanning die ook nog foutgevoelig is. Het bij elkaar sprokkelen en bewerken van data maakt het moeilijk om de uiteindelijk opgeleverde informatie te herleiden tot de bron.

De oplossing: dViZie

CNS levert sinds een aantal jaren een tool, dViZie, die geautomatiseerd gegevens inleest en deze presenteert in de dVi-opmaak. De woningcorporatie hoeft zich slechts te richten op validatie van de gegevens en niet meer op het verzamelen en structureren van de data. Tevens is het mogelijk om de ingelezen data te bewerken, te verwijderen of toevoegingen te doen aan de set. Dat laatste indien de data in de bron anders is ingedeeld of wanneer er informatie mist voor de dVi-aanlevering. Al deze bewerkingen worden uiteraard gelogd, zodat er altijd de mogelijkheid is om data te kunnen herleiden tot de brongegevens. Dit scheelt heel veel tijd en ook veel fouten. Het volgende dVi-jaar kan er worden verdergegaan met de eindstand van de vorige aanlevering.

Testen bij CorpoData 

Om optimaal voorbereid te zijn op onze 2018 release testen we samen met CorpoData de portal waarmee de woningcorporaties hun 2017 dVi-cijfers moeten aanleveren. Onze rapportages vanuit de tool tonen met 1 druk op de knop het geselecteerde hoofdstuk in het CorpoData-formaat.

De nabije toekomst

Het convenant gaat een administratieve lastenverlaging genereren voor de sector door enerzijds een system-tot-system-aanlevering mogelijk te maken en anderzijds de opgevraagde dVi-informatie te verminderen. Toekomstige aanpassingen in dVi-uitvraag worden uiteraard doorgevoerd in onze tool en daarnaast zullen we vanuit dViZie een system-to-system-aanlevering mogelijk maken. Tenslotte helpen wij als CNS om VERA te valideren en completer te maken door zitting te nemen in de VERA dVi/dPi werkgroep. Binnen deze groep zullen we ook adviezen aandragen om de CorpoData-uitvraag meer in lijn te brengen met de bestaande standaarden zoals VERA. In het convenant wordt immers gesproken over de toetsing van nut en noodzaak van de uitvraag. Deze adviezen sluiten daarbij goed.

RGS en uitbreiding tooling

De invoering van het referentie grootboek schema (RGS) biedt voor CNS een mooie kans om het financiële hoofdstuk (H3) van de dVi op te nemen voor de 2019-aanlevering. Het RGS maakt het mogelijk om het eigen grootboek te koppelen aan universele RGS-codes. Deze RGS-codes corresponderen met SBR-codes die gebruikt worden voor de toekomstige system-to-system-aanlevering. Door onze tooling uit te breiden met dVi hoofdstuk 3, ondersteunen en ontzorgen we corporaties voor hun jaarlijkse verantwoording, letterlijk met een druk op de knop!

 

Interesse om uw 2017 dVi aanlevering aanzienlijk te vereenvoudigen? Neem dan contact op met sales@cns.nl of bel 088 388 00 05

 

#woningcorporaties #convenantverbetereninformatievoorziening #RGS #dVi #dPI #dViZIE #CNS International #Aedes #VERA #CorpoData #datawarehouse #verantwoording #informatievoorziening #ILT #autoriteit wonen #businessintelligence