Klantcase SSW nu online

SSW over dataproject met CNS

“Meer tijd nu voor aandacht aan processen”

Woonstichting SSW in Bilthoven omarmde kortgeleden een nieuw primair systeem. Voor het benodigde datawarehouse in dit digitaliseringsproject kwam de corporatie uit bij CNS. Tijdens de implementatie bleek dat CNS de oude technologie inruilde voor Power BI. “We hebben toen besloten om deze veelzijdige en gebruikersvriendelijke tool te gaan gebruiken voor onze rapportages.” Lees hier de hele klantcase.

Foto: Woonstichting SSW

Workshop Power BI 27 juni 2019

CNS organiseert diverse workshops voor corporaties. Deelnemers kunnen onder andere kennismaken met de mogelijkheden van Power BI. Binnen de workshop worden de nieuwste ontwikkelingen die Power BI heeft doorgemaakt meegenomen. Maar ook aandacht voor wat er bij komt kijken om medewerkers in een corporatie optimaal gebruik te laten maken van de mogelijkheden. Power BI wordt stapsgewijs geïntroduceerd. Ook voor gebruikers met enige ervaring is er voldoende uitdaging in deze praktische workshop.

Voor de zomer hebben we nog een workshop ingepland op 27 juni. Inschrijven kan nu nog! Direct inschrijven!

CNS biedt deze workshop ook aan als Incompany workshop. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ilse.van.der.steen@cns.nl / 06-24863383

Goed beleid maken op basis van volledige en nauwkeurige data

Managementinformatie en woonruimteverdeling: twee werelden die nauw met elkaar verbonden zijn. Hoe haal je het maximale uit je data en zorg je ervoor dat de woningzoekende beter geholpen kan worden? CorporatieGids.nl sprak daarover met directeur Jolanda van Loon (foto rechts) en Coördinator Informatievoorziening en Financiën Thamar Hoekema (foto links) van de Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH), verantwoordelijk voor de belangenbehartiging en woonruimteverdeling in de regio.

Het werd een afscheidsinterview toen bleek dat zowel Jolanda als Thamar na ruim tien jaar dienst eind april afscheid zouden nemen bij SVH. Op de vraag wat volgens hen anno 2019 de rol is van managementinformatie bij woonruimteverdeling, vertelt Jolanda: “Voor SVH dient managementinformatie twee doelen: ten eerste de resultaten en prestaties van onze leden – vijftien corporaties in de regio Haaglanden – verantwoorden naar onze stakeholders en de buitenwereld, en daarnaast ons beleid goed onderbouwd uitvoeren, evalueren en indien nodig bijstellen op basis van feiten.”

Grote lijnen
Volgens Thamar kijkt SVH meer naar het grote plaatje bij het gebruik van managementinformatie dan een enkele corporatie. “Een corporatie heeft haar eigen huurders, terwijl wij de woningzoekenden in het vizier hebben. Wij sturen op het gemeenschappelijke regionale niveau en hebben het over de grote ontwikkelingen op de woningmarkt, zoals het tekort aan betaalbare grote woningen of oplopende wachttijden. De deelnemende corporaties kunnen daar vervolgens individueel hun beleid op afstemmen.”

Feiten
Door gebruik te maken van managementinformatie, hoef je geen besluiten te nemen op basis van onderbuikgevoelens of politieke ambitie vertelt Jolanda. “Je komt van alles te weten over woningzoekenden, hun zoekgedrag en wensen maar ook over de woningvoorraad en de populariteit van complexen. Daarnaast zie je direct de gevolgen van minder nieuwbouw en oplopende wachttijden.”

“Deze informatie wordt vervolgens gepresenteerd waarbij een advies wordt gegeven welke richting we op zouden moeten gaan,” gaat Thamar verder. “De meerwaarde daarvan is dat je bijvoorbeeld een groep woningzoekenden kunt helpen die anders in de knel komt te zitten, zoals grote gezinnen die op zoek zijn naar een woning.”

Monitoring en beleidsvorming
Op de vraag hoe SVH het gebruik van managementinformatie heeft ingericht, vertelt Thamar: “Aan de ene kant hebben wij te maken met monitoring van prestatieafspraken die wij samen met de corporaties en gemeenten in de regio gemaakt hebben. Anderzijds hebben wij te maken met beleidsvorming. Door monitoring kan achteraf bijgestuurd worden, bij beleidsvorming kan dat tussendoor. Een belangrijk onderdeel daarbij is ons Datawarehouse van CNS waarin wij rapporten gebruiken voor analyse en het ontdekken van trends, om indien nodig te kunnen bijsturen.”

Doorstromers
Een voorbeeld van het bijsturen van beleid, is het geven van meer kansen aan doorstromers. Jolanda: “In de regio Haaglanden is de vraag groter dan het aanbod. En er kan niet zomaar wat bijgebouwd worden. Daarom moeten we manieren bedenken om te zorgen dat mensen doorstromen om anderen een kans te geven op de woningmarkt. Wij hebben na onderzoek ervoor gekozen om doorstromers vijf jaar woonduur mee te geven bij hun inschrijving. Daardoor staan ze hoger op de wachtlijst, en dit brengt verhuizingen op gang.” Thamar kwantificeert de maatregel: “Wij hebben met behulp van onze data gesimuleerd wat het zou betekenen als we de positie van doorstromers niet zouden bevorderen. In dat geval zouden ongeveer 1.000 woningen minder gemuteerd worden omdat we meer starters dan doorstromers helpen, wat gelijkstaat aan ongeveer tien procent minder aanbod in onze regio.”

Gegevens van woningzoekenden
ICT heeft vanzelfsprekend een grote rol bij het gebruik van managementinformatie. Jolanda: “Wij gebruiken hiervoor de gegevens van woningzoekenden en hun zoek- en reactiegedrag. Ook de gegevens van de woningvoorraad van de SVH-corporaties wordt gebruikt. We borgen de datakwaliteit door de data ieder kwartaal te controleren en twee keer per jaar de gegevens van de voorraad op te vragen. Wij doen de uitvraag bij de corporaties en zorgen dat de data rechtstreeks in ons woonruimteverdelingspakket van Zig komt. Dat wordt vervolgens real time naar ons Datawarehouse gezonden.”

Verborgen kennis
Een van de doelen voor SVH de komende periode is managementinformatie toegankelijker maken. Op de vraag wat dat precies inhoudt, vertelt Thamar: “Corporaties hebben zelf toegang tot de regionale managementinformatie. Zij kunnen zien hoe de data eruit ziet die zij ingeven, wat de volledigheid en nauwkeurigheid vergroot. Daarnaast kunnen zij zelf ook trends ontdekken en de data gebruiken voor interne analyse. Maar ze gebruiken dat nog te weinig.”

“We denken ook dat er nog veel kennis ‘verborgen’ zit in onze systemen waarmee corporaties in hun voorraadontwikkeling kunnen sturen,” vult Jolanda aan. “Vaak worden grote onderzoeken gedaan over de woningmarkt, en wij merken dat we dit soort onderzoeken kunnen verrijken door de woonwensen van onze woningzoekenden boven tafel te halen. Zowel uit de bestaande data als zoek- en reactiegedrag, maar ook door hen te enquêteren. Daardoor kun je gewenste ontwikkelingen uit de voorraad beter in beeld brengen.”

Power BI
SVH maakt binnenkort ook de stap naar Power BI van CNS. Thamar: “Dit zie ik als een innovatieslag waardoor wij meer met beschikbare data kunnen doen. Power BI heeft veel mooie dashboards waarbij je in één oogopslag de stand van zaken kunt zien. Daarnaast hebben we zoveel data en gebruiken we die naar onze mening nog minimaal. Door dit te koppelen met andere systemen en databestanden kunnen wij hier meer mee doen. Je krijgt hierdoor nog meer kennis en deskundigheid op het gebied van woonruimteverdeling, en dat kan weer ingezet worden voor verbetering van het beleid.”

Volledige en nauwkeurige data
“De komende jaren zal managementinformatie bij woonruimteverdeling steeds belangrijker worden,” vertelt Thamar op de vraag hoe zij de sector ziet veranderen. “Je kunt namelijk alleen goed beleid maken op basis van volledige en nauwkeurige data. Kennis is wat dat betreft macht.”

Jolanda vult haar collega aan: “Het is goed je gevoel te volgen, maar nog beter om op basis van feiten beslissingen te nemen. Daar is voor de woningzoekende uiteindelijk ook beter. Zo kunnen we hen meer duidelijkheid geven over hun kansen en verwachtingen managen. Daarnaast kunnen we op basis van hun wensen en de woningvoorraad die corporaties hebben de woningen toevoegen die écht nodig zijn. Daarmee werk je efficiënter en dat scheelt maatschappelijk geld.”

Vanaf 1 mei zijn Jolanda en Thamar niet meer werkzaam bij SVH. Jolanda gaat aan de slag als directeur van ROOM, een landelijke website voor studentenhuisvesting. Thamar gaat aan de slag als Concern Controller bij woningcorporatie Havensteder.

Liever het originele bericht lezen? Kijk hier. Bron: CorporatieMedia | Foto: SVH

Standaard Modules voor het Strategisch Dashboard van CNS

Deel 4 – Verhuurproces

Nieuw is het CNS-platform met Standaard Modules voor basisrapportages over de belangrijkste processen binnen woningcorporaties. De modules bieden niet alleen basisinformatie, maar ook strategische stuurgegevens en selfservice BI (business intelligence) voor innovatieve analysemogelijkheden. De gevraagde informatie uit deze gelaagde modules komen samen in het digitale Strategisch Dashboard.

In een serie belichten we kort de verschillende Standaard Modules. Aflevering 4 gaat over de module Verhuurproces.

Wat biedt de module? Wat kun je ermee?

Basisinformatie – Die gaat over alle relevante onderwerpen binnen woonruimteverdeling vanaf het leegmelden van een eenheid tot het tekenen van het nieuwe huurcontract. De module bevat alle gegevens over de aangeboden eenheden, passieve en actieve woningzoekenden, nieuwe huurcontracten, weigeringen, advertenties en reacties. Alle kenmerken en meetwaarden zijn goed gedocumenteerd, waardoor belanghebbenden binnen corporaties en gemeenten goed in staat zijn om zelf rapporten en analyses te maken over bijvoorbeeld de weigeringen per locatie, de zoektijd voor grote gezinnen en de slaagkans voor woningzoekenden met de laagste inkomens.

Strategische informatie – Hier gaat het om alle belangrijke KPI’s over de woonruimteverdeling vanuit verschillende belanghebbenden. Je krijgt eenvoudig inzicht in bijvoorbeeld de verhouding tussen reguliere toewijzingen en die op basis van voorrang of lokaal beleid. Ook het effect van het beleid rond doorstromers en starters is zichtbaar. Daarnaast is het mogelijk de regionale prestatieafspraken te verantwoorden.

Innovatie – CNS maakt het mogelijk om de gegevens uit de module te combineren met andere databronnen, zoals het ERP. Hiermee krijg je een compleet beeld over bijvoorbeeld de ondersteuning van assetmanagement. De combinatie van een duidelijk en compleet datamodel met de zeer gebruiksvriendelijke tool Power BI maakt het mogelijk voor belanghebbenden hun eigen rapportage samen te stellen. Daarnaast kan CNS met behulp van data science een rol spelen bij het maken van voorspellende analyses over beleidseffecten. Die voorspellingen stellen je in staat het beleid veel gerichter te maken en de stakeholders beter te adviseren.