Woonstad neemt CNS dViZie in gebruikt voor de aanlevering van dVi

Na een uitgebreid testtraject heeft Woonstad Rotterdam besloten om dViZie van CNS in te zetten voor de aanlevering van de dVi naar CorpoData. Woonstad heeft ruim 54.000 verhuureenheden en 6.000 verkochte eenheden met een onderhoudsverplichting door heel Rotterdam. Het aanleveren van alle data, inclusief de juiste tellingen is voor een corporatie met de grootte van Woonstad Rotterdam een flinke klus.

Tot nu toe stelde Woonstad hoofdstuk 2 van de dVi via meerdere exports naar Excel samen. Hieruit werden de verschillende tabellen berekend waarbij ook de cijfers van het voorgaande jaar werden meegenomen.

“Met de vele handmatige handelingen die we moeten doen om de data te verzamelen en te bewerken, ben ik heel wat tijd kwijt met het samenstellen van de dVi”, zegt Irene de Boer, medewerker business reporting bij Woonstad. “En bij een corporatie met de grootte van Woonstad Rotterdam is het onvermijdelijk dat je datavervuiling tegen komt. Daardoor gaat veel tijd verloren om data te controleren en vervolgens aan te passen.

Ook het uitzoeken van de nieuwe kenmerken die elk jaar weer worden uitgevraagd levert hoofdbrekens op. “Het komt voor dat ik alle berekeningen en aanpassingen heb gedaan, om er vervolgens achter te komen dat je nog een nieuw kenmerk over het hoofd hebt gezien.”, aldus Irene.

Met dViZie is het totale eenhedenbestand snel over te halen om vervolgens eventuele handmatige wijzigingen door te voeren. Deze wijzigingen worden goed gedocumenteerd zodat altijd terug is te vinden hoe de data tot stand is gekomen.
“Niet alleen wordt de kwaliteit van de data die we aanleveren verbeterd.”, stelt Irene, “We hebben ook meer grip op de data in de bronsystemen. En we kunnen de gegevens uit dViZie ook gebruiken voor de jaarrekening, onder andere bij het berekenen van de bedrijfswaarden.”

Woonstad heeft gemerkt dat het overgaan op een andere manier van werken wel even tijd kost om aan te wennen. Daarnaast was een goede controle nodig om de aansluiting met het bronsysteem tot in detail te regelen. Maar na deze eerste investering verwacht Woonstad veel tijdwinst in de komende jaren.

“Naast een efficiënter proces om de data te verzamelen en te bewerken, zien we veel winst in de automatische vertaalslag van al die gegevens naar het rapport.”, besluit Irene, “CNS zorgt er voor dat de nieuwe eisen die we elk jaar tegen komen al in het rapport zijn verwerkt, dus met een druk op de knop kunnen we straks de rapporten genereren.”

Verantwoording met een druk op de knop

Het opleveren van dVi kan een flinke uitdaging zijn. Niet alle gegevens zijn beschikbaar in de vorm zoals CorpoData die vereist. Daarnaast verandert en vermeerdert de uitvraag jaarlijks en is de term zelfrijzend bakmeel synoniem geworden voor de jaarlijkse verantwoording. Gelukkig gaat dit in de komende 5 jaar stapsgewijs verbeteren door de inwerkingtreding van het convenant “Verbeteren informatievoorziening”, wat een flinke administratieve lastenvermindering voor woningcorporaties tot gevolg moet hebben. Echter de aanlevering voor de dVi 2017 moet nog gewoon op de oude manier gedaan worden met een flinke dosis aan informatie. De aanlevering moet voor 1 juli zijn afgerond.

Kneden, masseren en sprokkelen van data

De dVi vereist dat er specifieke vastgoedindelingen worden aangeleverd. Het primaire systeem kan anders ingericht zijn, omdat er voor interne sturing andere indelingen worden verondersteld of omdat VERA of de marktwaardebepaling specifieke indelingen voorschrijft die hiervan afwijken. Denk hierbij aan de dVi woning-categorieën, de indeling volgens marktwaardebepaling, VERA eenheidsoorten en detailsoorten welke alle verschillend zijn. Daarnaast kan het zijn dat er op een hoger niveau wordt geadministreerd en dat de dVi een gedetailleerdere presentatie van de cijfers wenst. Dit zijn een aantal voorbeelden waardoor woningcorporaties allerhande data eerst moeten verzamelen, anders moeten structureren en wellicht vanuit meerdere bronnen de gevraagde informatie bij elkaar moeten sprokkelen. Dit vergt een enorme inspanning die ook nog foutgevoelig is. Het bij elkaar sprokkelen en bewerken van data maakt het moeilijk om de uiteindelijk opgeleverde informatie te herleiden tot de bron.

De oplossing: dViZie

CNS levert sinds een aantal jaren een tool, dViZie, die geautomatiseerd gegevens inleest en deze presenteert in de dVi-opmaak. De woningcorporatie hoeft zich slechts te richten op validatie van de gegevens en niet meer op het verzamelen en structureren van de data. Tevens is het mogelijk om de ingelezen data te bewerken, te verwijderen of toevoegingen te doen aan de set. Dat laatste indien de data in de bron anders is ingedeeld of wanneer er informatie mist voor de dVi-aanlevering. Al deze bewerkingen worden uiteraard gelogd, zodat er altijd de mogelijkheid is om data te kunnen herleiden tot de brongegevens. Dit scheelt heel veel tijd en ook veel fouten. Het volgende dVi-jaar kan er worden verdergegaan met de eindstand van de vorige aanlevering.

Testen bij CorpoData 

Om optimaal voorbereid te zijn op onze 2018 release testen we samen met CorpoData de portal waarmee de woningcorporaties hun 2017 dVi-cijfers moeten aanleveren. Onze rapportages vanuit de tool tonen met 1 druk op de knop het geselecteerde hoofdstuk in het CorpoData-formaat.

De nabije toekomst

Het convenant gaat een administratieve lastenverlaging genereren voor de sector door enerzijds een system-tot-system-aanlevering mogelijk te maken en anderzijds de opgevraagde dVi-informatie te verminderen. Toekomstige aanpassingen in dVi-uitvraag worden uiteraard doorgevoerd in onze tool en daarnaast zullen we vanuit dViZie een system-to-system-aanlevering mogelijk maken. Tenslotte helpen wij als CNS om VERA te valideren en completer te maken door zitting te nemen in de VERA dVi/dPi werkgroep. Binnen deze groep zullen we ook adviezen aandragen om de CorpoData-uitvraag meer in lijn te brengen met de bestaande standaarden zoals VERA. In het convenant wordt immers gesproken over de toetsing van nut en noodzaak van de uitvraag. Deze adviezen sluiten daarbij goed.

RGS en uitbreiding tooling

De invoering van het referentie grootboek schema (RGS) biedt voor CNS een mooie kans om het financiële hoofdstuk (H3) van de dVi op te nemen voor de 2019-aanlevering. Het RGS maakt het mogelijk om het eigen grootboek te koppelen aan universele RGS-codes. Deze RGS-codes corresponderen met SBR-codes die gebruikt worden voor de toekomstige system-to-system-aanlevering. Door onze tooling uit te breiden met dVi hoofdstuk 3, ondersteunen en ontzorgen we corporaties voor hun jaarlijkse verantwoording, letterlijk met een druk op de knop!

 

Interesse om uw 2017 dVi aanlevering aanzienlijk te vereenvoudigen? Neem dan contact op met sales@cns.nl of bel 088 388 00 05

 

#woningcorporaties #convenantverbetereninformatievoorziening #RGS #dVi #dPI #dViZIE #CNS International #Aedes #VERA #CorpoData #datawarehouse #verantwoording #informatievoorziening #ILT #autoriteit wonen #businessintelligence