Power BI is een populaire, zeer gebruiksvriendelijke BI-tool die uitstekend geschikt is voor Self-Service BI. Het inrichten van de rapportage-omgeving en het samenstellen van de datasets vereist echter wel enige specialistische kennis. CNS heeft de afgelopen tijd corporaties geholpen met specifieke vraagstukken op het gebied van Power BI. Daarnaast hebben we een aantal workshops gegeven om corporatiemedewerkers kennis te laten maken met Power BI.

In mijn vorige blog heb ik verteld hoe CNS een klant heeft geholpen met het maken van een rapport waarin we op ad hoc-basis een aantal databronnen integreren. In deze blog vertel ik meer over hoe wij een klant hebben geholpen met het overdragen van een rapport dat een gebruiker had gemaakt, naar de IT-afdeling.

Power BI maakt het voor medewerkers van corporaties mogelijk om zelf een gedeelte van hun informatiebehoefte in te vullen. Zonder technische kennis kunnen goed ogende rapportages worden samengesteld en gedeeld. Iedereen die handig is met het gebruik van data in Excel, kan aan de slag met Power BI. In veel gevallen voldoen deze rapporten om een ad-hoc-vraag mee te beantwoorden of om een eerste indruk te krijgen van de situatie die wordt onderzocht. Regelmatig is het echter wenselijk om de kwaliteit van de data te verbeteren, meer data te integreren of het verversen van het rapport te automatiseren. Hiervoor is wel kennis nodig van de IT infrastructuur en de onderliggende systemen.

Deze situatie kwamen wij tegen bij een klant van ons in de regio Haaglanden. Een gebruiker had een Power BI-rapport gemaakt voor dagelijks onderhoud. De afdeling was tevreden met de inhoud van het rapport, maar het verversen van de data gebeurde handmatig door data naar een een aantal spreadsheets te exporteren in deze weer te importeren. Dit kostte te veel tijd en was bovendien gevoelig voor fouten. Wij hebben er voor gezorgd dat de data centraal beschikbaar kwam via Microsoft SQL Server Analysis Services en hebben het rapport hierop aangesloten. Sindsdien bevat het rapport altijd de meest actuele data. Daarnaast wilden de gebruikers informatie over first-time-fix-rates en de urenregistratie van servicemedewerkers integreren. Deze toevoegingen vereiste, naast complexe logica, ook gecontroleerde toegang tot bepaalde databronnen. Met twee dagen werk hebben we deze extra informatie in het rapport ingebouwd.

Dit is een goed voorbeeld van de mogelijkheden die Power BI biedt om rapportages door gebruikers zelf te laten samen stellen. Vervolgens is het rapport door de IT-afdeling geadopteerd, stabieler gemaakt en uitgebreid. Het resultaat is een rapport dat precies voldoet aan de behoefte van de gebruikers, maar ook aan de kwaliteitseisen van de organisatie.

In deze blog heb ik een voorbeeld gegeven van het opnemen van een ad hoc-rapportage in de set met officiële, door de organisatie goedgekeurde rapporten. In een volgend blog vertel ik hoe wij een corporatie hebben geholpen met het opzetten van een volledige on-premise Power BI-omgeving.