Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 6 april 2016

De hoeveelheid data die een corporatie elke dag binnenkrijgt, verwerkt, analyseert en verstuurt groeit door de digitaliseringsdrang elke dag. Maar hoe kan een corporatie grip houden op al die data en dit tegelijkertijd gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met informatie- en procesanalisten Henk Drent en Erika van het Hul van woningcorporatie Woonconcept uit Meppel.

Woonconcept maakt inmiddels al acht jaar gebruik van de datawarehouse-oplossing van CNS. “We wilden destijds een onafhankelijke, uniforme en centrale informatievoorziening voor de organisatie,” begint Erika. “Belangrijk aspect bij dit traject was dat vrijwel alle medewerkers toegang moeten hebben tot de beschikbare informatie.”

Grip houden op data

Het Datawarehouse helpt Woonconcept hiermee hun grootste uitdaging aan te gaan: grip houden op de kwaliteit van data. “Wanneer je namelijk geen DWH hebt, is het voor medewerkers mogelijk om informatie uit verschillende bronsystemen te halen,” legt Erika uit. “Maar dit is een complex en arbeidsintensief proces waarbij makkelijk vergissingen gemaakt kunnen worden. In het Datawarehouse brengen we de gegevens gestructureerd samen, en door rapporten te standaardiseren kan de gebruiker erop vertrouwen dat de gegeven informatie actueel en accuraat is. Dit leidt indirect tot een hogere kwaliteit van de dienstverlening richting onze klanten.”

Gekoppelde databronnen

De Meppelse corporatie heeft haar ERP-systeem (Empire), DMS (eWorX), woningzoekendensysteem (EasyMatch), Servicemanagement (TOPdesk), Telefooncentrale (Unexus) en eigen tabellen uit Office als databronnen opgenomen in het Datawarehouse. “De toepassingen waarvoor wij het DWH gebruiken zijn legio,” vertelt Henk. “Dashboards, balanced scorecards, kanaalsturing, voortgangsrapporten, bewaking van datakwaliteit en het tonen van trends zijn slechts enkele voorbeelden.”

Het grootste voordeel van het Datawarehouse is volgens Henk de eerdergenoemde kwaliteitsverbetering qua data. “Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van dagelijks bijgewerkte real time en online rapporten. Deze worden niet meer fysiek verspreid in de organisatie, wat het risico op gebruik van verouderde informatie voorkomt. Iedere werknemer heeft via een web-applicatie beschikking over alle informatie.”

Groot draagvlak

“Door de gestandaardiseerde rapporten is de acceptatiegraad onder medewerkers zeer hoog,” vertelt Henk op de vraag hoe Woonconcept ervoor zorgt dat alle informatie door besluitvormers ook écht gebruikt wordt. “Er zijn afgelopen jaar interne interviews geweest met managers en groepshoofden. Hieruit bleek dat er een groot draagvlak was voor het gebruik van het Datawarehouse. De gegevensbeheerders zijn erg tevreden met de ontwikkeling van de informatievoorziening, wat een goede basis is waarmee ons DWH zich verder kan ontplooien.”

Eigen rapporten

De rapporten die Woonconcept digitaal ter beschikking stelt, worden door de corporatie zelf aangemaakt. “Dit zorgt ervoor dat wij binnen onze organisatie centraal de actuele en uniforme data beschikbaar hebben. De uitdaging hierbij ligt opvallend genoeg in het beheersbaar houden van alle mogelijkheden van het DWH. Het is zaak om de aangevraagde specificaties van de rapportages goed te beoordelen op functionaliteit en duidelijkheid. Anders zie je al snel door de bomen het bos niet meer.”

Nieuwe koppelingen

“Ons streven blijft om waar mogelijk relevante bronnen te ontsluiten richting het Datawarehouse,” zegt Erika op de vraag hoe de data-inrichting binnen Woonconcept zich de komende jaren gaat ontwikkelen. “Dit betekent dat we bij nieuwe applicaties of databases altijd beoordelen en analyseren of een koppeling met het Datawarehouse mogelijk en wenselijk is. Richting de gebruikers van de rapporten is ons streven zo goed mogelijk aan te blijven sluiten op de behoefte in het proces en de besluitvorming: een continu verbeteringsproces.”