Flink Karwei

Het samenstellen van de dVi blijft voor veel corporaties een flink karwei. En dat terwijl de tijdsdruk alleen maar toeneemt. De verantwoording over 2016 zal volgend jaar al voor 1 mei moeten worden aangeleverd, uiteraard aansluitend op de cijfers in de jaarrekening. Tegelijkertijd vergroot de toenemende druk om een goede bedrijfsvoering te verantwoorden de noodzaak tot zorgvuldigheid. Maar snelheid en zorgvuldigheid gaan vaak moeilijk hand in hand.

 

Om de dVi snel en zorgvuldig op te kunnen leveren is het zaak om goed overzicht te houden over a) de data die rechtstreeks uit systemen zijn gehaald en b) de handmatige aanpassingen op deze data. Vaak zijn een aantal gegevens in het ERP-systeem anders opgeslagen dan hoe ze worden aangeleverd in de dVi. Het kan gaan om foutieve gegevens, maar ook om informatie die bewust anders is opgeslagen. Met de introductie van de resterende levensduur van eenheden in de dVi over 2015 is de kans groter dat gegevens uit financiële planningspakketten ook in de dVi terecht komen. Dit vereist het aanpassen en aanvullen van data in spreadsheets. Wanneer data in Excel gewijzigd wordt, is het moeilijk om bij te houden welke informatie waar vandaan komt en welke bewerkingen hierop zijn uitgevoerd (en waarom). Vragen als “Wanneer was deze data nu voor het laatst uit het ERP gehaald?” of “Hebben we de laatste wijzigingen opnieuw toegepast na het verversen van de data?” zijn al snel aan de orde van de dag. Dan wordt het een uitdaging om de goedkeuring van de accountant te krijgen. Daarnaast is dit veel handwerk dat elk jaar weer opnieuw moet worden uitgevoerd.

Systeem

Het snel en zorgvuldig opleveren van de dVi vraagt om een systeem waarin wordt bijgehouden welke data wanneer is geladen vanuit het ERP en welke gegevens handmatig zijn aangepast. Het systeem moet goed bijhouden welke data is gewijzigd, door wie en waarom. Ook moet de data uit het ERP-systeem meerdere keren kunnen worden geladen om verbeteringen in de data door te laten komen, zonder dat de handmatige wijzigingen verloren gaan. Het bijladen van data uit andere systemen moet mogelijk zijn, waarbij steeds duidelijk blijft waar die data vandaan is gekomen. Deze manier van werken maakt het ook mogelijk om de handmatige aanpassingen van het vorige jaar als basis te gebruiken voor de wijzigingen in het huidige verantwoordingsjaar.

dViZie, de dVi gemakkelijk gemaakt

dViZie van CNS maakt een gestructureerde manier van werken mogelijk. Na het gecontroleerd doorvoeren van de handmatige aanpassingen wordt met een druk op de knop de rapportage voor de dVi gegenereerd voor de tellingen in hoofdstuk 2 en hoofdstuk 5. Ook geeft het product uitgebreide overzichten van de data en de aangebrachte wijzigingen. Hiermee kan worden geanalyseerd wat de verschillen zijn met het vorige jaar of met een eerdere, tussentijdse versie. Ook is het mogelijk om de data voor de dVi door het jaar heen bij te houden en vervolgens heel snel af te kunnen maken wanneer de oplevering voor de deur staat.

Maak gebruik van de tijd die u dit jaar nog heeft en implementeer nu een nieuwe manier van werken met CNS dViZie. U krijgt dit jaar al meer grip op de oplevering en volgend jaar bent U op tijd klaar voor de vervroegde oplevering voor 1 mei. Neem contact op met onze verkoopafdeling om te bespreken hoe dViZie u kan helpen met een snelle en betrouwbare oplevering van de dVi aan CorpoData.