Woongoed Zeeuws-Vlaanderen verlicht werkdruk bij verantwoorden dVi

bart-van-jole-woongoed-zeeuws-vlaanderenjpgBegin vorig jaar koos woningcorporatie Woongoed Zeeuws-Vlaanderen voor dViZie, de tool voor het invullen van de dVi van BI-specialist voor de woningbouw CNS. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Teamcoach Bedrijfsvoering Bart van Jole, en sprak met hem over de keuze voor en voordelen van het systeem: “Op deze manier hebben wij meer tijd over voor het implementeren van andere wetgevingen, controle en uitzonderingen.”

Met iets meer dan zesduizend vhe is de corporatie uit Zeeuws-Vlaanderen niet een heel grote. Externe hulp in de vorm van een softwareoplossing voor dVi was daarom hard nodig, aldus Bart. “Corporaties hebben steeds meer te maken met nieuwe wet- en regelgeving. Dat vraagt om specialisatie. Kleine organisaties zoals wij hebben die kennis alleen vaak niet in huis, en externe hulp is daarom nodig om deze gaten in te vullen.”

Kwaliteit van data

De rol van externe hulp is uiteindelijk toebedeeld aan dViZie. Terugkijkend op het traject benadrukt Bart – voor het goed kunnen gebruiken van de tool – het belang om alle informatie uit je primaire systeem goed op orde te hebben. “Zonder goede inrichting van de informatie in je systeem kun je er namelijk niet mee werken. dViZie wordt namelijk gekoppeld aan je primaire systeem – Key2Wocas van Centric in ons geval – en haalt alle gegevens hieruit, om het vervolgens in een automatisch gegenereerd rapport te gieten. Indien nodig kunnen vervolgens enkele delen bewerkt worden, maar het beschikbaar hebben van de juiste data voor het eerste rapport is essentieel.”

Bart geeft een voorbeeld hoe Woongoed zelf het rapport enigzins aanpast. “Wij hebben bijvoorbeeld een hoeveelheid onzelfstandige eenheden. Eén van onze gebouwen bestaat uit meerdere onzelfstandige eenheden en wordt door een zorgpartij gehuurd. Dit gebouw is als één eenheid in het primaire system opgenomen. In dViZie is het rapport achteraf eenvoudig aan te passen naar het juiste aantal onzelfstandige eenheden.”

Een halve dag

Het op deze manier automatisch genereren van een rapport levert vooral tijdvoordeel op. “Vroeger was een collega dagen bezig met het juist invullen van zo’n rapport, iets wat nu misschien een halve dag in beslag neemt. Zo kunnen wij belangrijke uren besteden aan andere zaken, zoals passend toewijzen, controle van de data of uitzonderingen. Ook worden er minder fouten gemaakt, omdat wij eerst handmatig vanuit Excel werkten. Daar slopen gemakkelijk fouten door – denk bijvoorbeeld aan het per ongeluk verwijderen van een regel. Nu gebeurt dat niet meer, en worden alle handmatige wijzigingen vastgelegd waardoor altijd kan worden nagegaan hoe de opgeleverde informatie tot stand is gekomen.”

Nieuwe stappen zetten

Woongoed Zeeuws-Vlaanderen is met de komst van het systeem haar ICT-landschap rondom dVi als voltooid. “Maar dat betekent niet dat we op andere punten geen stappen willen en kunnen zetten,” sluit Bart af. “Onze jaarrekening wordt bijvoorbeeld nu nog gedaan in Excel, met informatie die handmatig uit ons primaire systeem wordt gehaald. Dit willen wij uiteindelijk op net zo’n manier inrichten als dVi, waarbij de informatie automatisch in een rapport wordt gegoten. Naast het bestuderen van de mogelijkheden hiervoor kijken we tegelijkertijd naar het goed toepassen van de WoningWet, wat de komende tijd een belangrijk punt blijft. De komende periode zal voor ons in ieder geval erg druk blijven.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 8 november 2016

‘Standaardisatie essentieel voor kostenbesparing en flexibiliteit corporaties’

Het breder inzetten van ICT voor het stroomlijnen van de bedrijfsvoering en de druk om transparant te verantwoorden. Dat zijn volgens Jan van Dijk, directeur van CNS, de belangrijkste thema’s momenteel bij woningcorporaties. “Wij spelen hierop in door managementinformatie vanuit een centraal punt geïntegreerd aan te bieden.” Het bedrijf zal corporaties op 22 september tijdens CorporatiePlein hier meer over vertellen.

De ontwikkeling dat ICT breder wordt ingezet voor het stroomlijnen van bedrijfsvoering, ziet Jan terug in de focus op het uitbreiden van mogelijkheden voor klantcontact via portals. “Niet alleen om de klantcontacten goedkoper af te handelen, maar ook om de tevredenheid te vergroten. Om processen efficiënter te laten verlopen willen corporaties meer en vaker informatie ter beschikking hebben over het verloop van processen, om gericht en tijdig bij te sturen.”

Afgesproken definities
De druk op transparantie qua verantwoording ontstaat niet alleen vanuit externe toezichthouders, maar ook vanuit de interne organisatie. “Naast de focus op het verbeteren van bedrijfsprocessen zien we dat risicomanagement en verantwoording zeer serieus wordt genomen vanuit de top van de organisatie. Organisatiebreed afgesproken definities zijn hierbij essentieel, en maken dat rapportages snel, transparant en universeel bruikbaar zijn.”

Om ICT-hulpmiddelen beter hierbij in te kunnen zetten, zal er steeds meer standaardisatie plaatsvinden. “Vanuit een technisch oogpunt om ICT-systemen eenvoudiger informatie uit te laten wisselen. Dit levert niet alleen een kostenbesparing op, maar geeft corporaties ook meer flexibiliteit om van systeem te wisselen. Vanuit de bedrijfslogica betekent dit wel dat ook de inhoud van informatie gestandaardiseerd moet worden. Wij verwachten dat dit gefaciliteerd zal worden door initiatieven als VERA. Tegelijkertijd groeit de volwassenheid waarmee corporaties met informatie omgaan, en zullen datakwaliteit en eigenaarschap van informatie de komende jaren meer aandacht krijgen.

Datawarehouse
CNS wil op CorporatiePlein hier dan ook over praten met bezoekers. “Wij hebben jarenlange ervaring met het integreren van informatiesystemen. Ons datawarehouse biedt een platform met een breed scala aan informatie en onderwerpen om snel en efficiënt managementinformatie breed in de organisatie neer te zetten. Onze centraal beheerde definities zijn – daar waar mogelijk – gebaseerd op sectorstandaarden, en waar nodig aangepast voor specifieke situaties. Onze nieuwste integraties zijn met Aareon Treasury en Tobias AX, en we geven hier kennissessies over op onze stand om 11:00, 13:00 en 15:00. Systemen die een belangrijke plaats hebben binnen de sector en nu ook worden ondersteund binnen het CNS datawarehouse.”

CNS is op CorporatiePlein te vinden op stand 39.

Bron: CorporatieGids.nl

CNS kantoor op 15 juli ’s middags gesloten

Vanwege ons jaarlijkse bedrijfsuitje is ons kantoor op vrijdag 15 juli vanaf 13.00 gesloten. Voor urgente zaken kunt u een ticket maken op onze support website (support.cns.nl).  Dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Voor alle overige zaken staan wij maandagmorgen weer voor u klaar.

Uitgelicht – Koppeling met Aareon Treasury

Corporaties moeten steeds meer inzicht bieden in hun financiële positie, investeringen verantwoorden en toekomstgericht onderbouwen welke koers zij varen. Asset Management en Treasury spelen daarbij een cruciale rol; welke vastgoedportefeuille is nodig om een goede financiële positie over x aantal jaren te garanderen? Welke investeringen zijn daarvoor nodig? En hoe kan ik mijn risico’s op de noodzakelijke leningen dekken?

Met een koppeling van Treasury (en Vastgoed-) modules naar het datawarehouse kunnen op eenvoudige wijze prognoses met werkelijke cijfers worden vergeleken. Rapporten gebouwd op deze samengestelde informatie geven inzicht in de opbouw, trends en resultaten. Hiermee vergroten corporaties hun inzicht in de huidige financiële positie en kunnen ze beter sturen om hun vermogenspositie voor de toekomst zeker te stellen.

De Treasury modules van Aareon bieden inzicht in de financiële positie van corporaties op het gebied van leningen, derivaten en kasstromen. Er wordt Inzichtelijk gemaakt welke leningen en derivaten er zijn op dit moment en hoe de toekomstige leningen en derivaten zich ontwikkelen over een periode van bijvoorbeeld 20 jaar. Aan de hand van verschillende scenario’s kunnen er concrete prognoses worden weergegeven waarbij risicodekking een belangrijke rol speelt. Welke scenario’s van rentewijzigingen zullen zodanig invloed hebben op de financiële dekkingsgraad dat bijsturen noodzakelijk is.

Modellen en prognoses zijn onmisbaar voor goed risicomanagement, maar de werkelijkheid blijkt onvoorspelbaarder te zijn. ‘Prognoses uit het verleden bieden geen garanties voor het heden….’ Het is van belang om de actuele ontwikkelingen en cijfers continu te interpreteren om op tijd bij te kunnen sturen. De daadwerkelijke cijfers moeten regelmatig vergeleken worden met de prognoses. Daarin is een datawarehouse van onschatbare waarde. Het datawarehouse houdt immers historisch alle gegevens bij, zoals de rentestanden.

De integratie van informatie uit Aareon Treasury in het datawarehouse geeft de mogelijkheid om prognoses met werkelijke informatie te vergelijken via vaste rapportages, maar ook in ad hoc-analyses.

CNS heeft diverse modules opgenomen in haar lijst met Standaard connectoren om zoveel mogelijk informatie uit de verschillende systemen te kunnen verbinden.

Wilt u meer weten over de koppeling met Aareon Treasury, neem dan contact op met onze sales afdeling: sales@cns.nl.

Gebruikersbijeenkomsten – kennis delen

Twee keer per jaar organiseert CNS gebruikersbijeenkomsten voor Managers en Designers, waarbij kennisuitwisseling centraal staat. Tijdens de voorjaarsbijeenkomst voor Designers gaf Jaco van der Wel van Staedion een presentatie over hoe Management Informatievoorziening is geregeld binnen zijn organisatie.

Gebruikersbijeenkomst CNS

 

De juiste keuze maken voor ICT en rapportage tools is slechts het begin van een veel groter project; de implementatie binnen de organisatie. Staedion heeft binnen het management al snel de voordelen van goede rapportages ervaren waarmee zij een efficiencyslag hebben kunnen maken. Verzamelen van de juiste Management Informatie is eenvoudiger geworden. De kwaliteit van verantwoording en sturen is verbeterd.

Nadat de eerste successen zijn behaald is het van belang Management Informatie organisatie breed te implementeren. Hoe krijg je iedereen enthousiast en ervaren in het gebruik? CNS kan de juiste training en begeleiding geven, maar organisaties zelf zullen daarvoor ook moeten zorgdragen. Staedion heeft dit heel mooi gedaan met een interne “Roadshow”.
Andere onderwerpen tijdens de voorjaarsbijeenkomsten op het programma stonden; de Visie op BI van Jan van Dijk – Algemeen Directeur CNS, de bewerkersovereenkomst en de mogelijkheden van het toevoegen van verklarende teksten aan rapportages.

Op het CNS forum zijn presentaties en andere materialen beschikbaar voor klanten die tijdens de gebruikersbijeenkomsten aan bod zijn gekomen. Maar ook informatie over andere onderwerpen en er bestaat de mogelijkheid voor een discussie. Hiermee bieden wij klanten het hele jaar door een platform voor kennisuitwisseling en het delen van ervaringen.

‘Datawarehouse verbetert de kwaliteit van data binnen onze organisatie’

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 6 april 2016
artikel-corporatiesgids-woonconcept-04-2016
De hoeveelheid data die een corporatie elke dag binnenkrijgt, verwerkt, analyseert en verstuurt groeit door de digitaliseringsdrang elke dag. Maar hoe kan een corporatie grip houden op al die data en dit tegelijkertijd gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met informatie- en procesanalisten Henk Drent en Erika van het Hul van woningcorporatie Woonconcept uit Meppel.

Woonconcept maakt inmiddels al acht jaar gebruik van de datawarehouse-oplossing van CNS. “We wilden destijds een onafhankelijke, uniforme en centrale informatievoorziening voor de organisatie,” begint Erika. “Belangrijk aspect bij dit traject was dat vrijwel alle medewerkers toegang moeten hebben tot de beschikbare informatie.”

Grip houden op data

Het Datawarehouse helpt Woonconcept hiermee hun grootste uitdaging aan te gaan: grip houden op de kwaliteit van data. “Wanneer je namelijk geen DWH hebt, is het voor medewerkers mogelijk om informatie uit verschillende bronsystemen te halen,” legt Erika uit. “Maar dit is een complex en arbeidsintensief proces waarbij makkelijk vergissingen gemaakt kunnen worden. In het Datawarehouse brengen we de gegevens gestructureerd samen, en door rapporten te standaardiseren kan de gebruiker erop vertrouwen dat de gegeven informatie actueel en accuraat is. Dit leidt indirect tot een hogere kwaliteit van de dienstverlening richting onze klanten.”

Gekoppelde databronnen

De Meppelse corporatie heeft haar ERP-systeem (Empire), DMS (eWorX), woningzoekendensysteem (EasyMatch), Servicemanagement (TOPdesk), Telefooncentrale (Unexus) en eigen tabellen uit Office als databronnen opgenomen in het Datawarehouse. “De toepassingen waarvoor wij het DWH gebruiken zijn legio,” vertelt Henk. “Dashboards, balanced scorecards, kanaalsturing, voortgangsrapporten, bewaking van datakwaliteit en het tonen van trends zijn slechts enkele voorbeelden.”

Het grootste voordeel van het Datawarehouse is volgens Henk de eerdergenoemde kwaliteitsverbetering qua data. “Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van dagelijks bijgewerkte real time en online rapporten. Deze worden niet meer fysiek verspreid in de organisatie, wat het risico op gebruik van verouderde informatie voorkomt. Iedere werknemer heeft via een web-applicatie beschikking over alle informatie.”

Groot draagvlak

“Door de gestandaardiseerde rapporten is de acceptatiegraad onder medewerkers zeer hoog,” vertelt Henk op de vraag hoe Woonconcept ervoor zorgt dat alle informatie door besluitvormers ook écht gebruikt wordt. “Er zijn afgelopen jaar interne interviews geweest met managers en groepshoofden. Hieruit bleek dat er een groot draagvlak was voor het gebruik van het Datawarehouse. De gegevensbeheerders zijn erg tevreden met de ontwikkeling van de informatievoorziening, wat een goede basis is waarmee ons DWH zich verder kan ontplooien.”

Eigen rapporten

De rapporten die Woonconcept digitaal ter beschikking stelt, worden door de corporatie zelf aangemaakt. “Dit zorgt ervoor dat wij binnen onze organisatie centraal de actuele en uniforme data beschikbaar hebben. De uitdaging hierbij ligt opvallend genoeg in het beheersbaar houden van alle mogelijkheden van het DWH. Het is zaak om de aangevraagde specificaties van de rapportages goed te beoordelen op functionaliteit en duidelijkheid. Anders zie je al snel door de bomen het bos niet meer.”

Nieuwe koppelingen

“Ons streven blijft om waar mogelijk relevante bronnen te ontsluiten richting het Datawarehouse,” zegt Erika op de vraag hoe de data-inrichting binnen Woonconcept zich de komende jaren gaat ontwikkelen. “Dit betekent dat we bij nieuwe applicaties of databases altijd beoordelen en analyseren of een koppeling met het Datawarehouse mogelijk en wenselijk is. Richting de gebruikers van de rapporten is ons streven zo goed mogelijk aan te blijven sluiten op de behoefte in het proces en de besluitvorming: een continu verbeteringsproces.”

Rapporteren over passend toewijzen

De wetgeving voor Passend Toewijzen is per 1 januari 2016 ingegaan en houdt kort gezegd in dat 95% van de verhuringen onder de huurtoeslaggrens toegewezen moet worden aan huurders waarbij de minst mogelijke huurtoeslag uitgekeerd wordt. Voor de verantwoording van passend toewijzen moeten alle corporaties gegevens over nieuwe verhuringen aanleveren. Het is dus zaak om de prestaties op het gebied van passend toewijzen door het jaar heen goed te volgen. In de basis is dit voor elke corporatie hetzelfde.

De regel om 95% passend toe te wijzen klinkt simpel, maar door specifieke regelgeving voor o.a. statushouders, studenten en AOW-gerechtigden is de precieze bepaling van het aantal passende toewijzingen toch nog ingewikkeld. De wetgeving is voor elke corporatie gelijk, dus dit onderwerp leent zich heel goed voor een standaardrapport.

Zo’n standaardrapport moet duidelijk weergeven wat de stand van zaken is met passend toewijzen. Als eerste wil iedereen weten wat het totale percentage is dat als passend kan worden aangemerkt, het percentage dat als niet passend is vastgesteld en het percentage waarvoor dit nog niet is vastgesteld. Dit laatste kan bijvoorbeeld gebeuren doordat een toewijzing via een intermediair is verlopen.

Maar alleen het huidige percentage is niet voldoende voor de verantwoording, laat staan om inzicht te krijgen in de prestaties aangaande passend toewijzen. Trendgrafieken die het verloop over de afgelopen maanden weergeven en onderverdeling van doelgroepen naar leeftijd en inkomen zijn hiervoor onontbeerlijk. Daarnaast is het ook belangrijk om te weten welke woningen met een lage huur zijn toegewezen aan huurders met een hoger inkomen. Deze toewijzing wordt door de overheid als passend gezien omdat hierbij niet onnodig huurtoeslag hoeft te worden verstrekt. Maar een dergelijke verhuring is wel van invloed op het vermogen van de corporatie om goedkope woningen passend toe te wijzen aan huurders met een laag inkomen.

Schermafdruk Passend Toewijzen

Als laatste zal de rapportage over passend toewijzen ook alle individuele verhuringen met bijbehorende kenmerken moeten bevatten. Het doel van deze detaillijst is het onderbouwen, verantwoorden en auditen van de passendheid.

CNS levert zo’n standaardrapport voor passend toewijzen. In combinatie met onze andere standaardrapporten en de overige mogelijkheden die het werken met ons datawarehouse biedt, heeft u de juiste tools in huis voor de externe verantwoording en de analyse van uw bedrijfsresultaten.

Meer weten? Kijk op onze pagina over passend toewijzen of neem contact op met onze verkoopafdeling via verkoop@cns.nl of bel 088 388 0005.

Bo-Ex over standaarden in rapportages op CorporatieGids LIVE

De corporatiesector is volop in beweging. Na jaren van onrust, met de parlementaire enquête als sluitstuk en de herziene Woningwet als nieuwe start, ligt de focus van woningcorporaties meer dan ooit op legitimiteit en verantwoording. Besteden de corporaties hun maatschappelijk gebonden vermogen aan de juiste dingen? De beantwoording vraagt een informatievoorziening die aansluit bij de nieuwe positie van woningcorporaties. Veelal ligt de informatiestructuur hierbij vast, omdat deze zijn vereist vanuit wettelijke kaders (Passend Toewijzen, dVi, etc.) of vanuit gemaakte prestatieafspraken. De vraag naar producten die in deze gestandaardiseerde informatievragen voorzien, neemt dus logischerwijs toe. Corporaties willen hun tijd en aandacht verleggen van het produceren van informatie naar het duiden van informatie.

Bo-exOp de Corporatie kennisdagen LIVE geeft Wouter Schepers, Strategie & Beleid bij Bo-Ex, zijn visie op het omgaan met standaarden voor definities en rapporten voor een betere besluitvorming.

De CorporatieGids LIVE kennisdag op 7 april is gratis te bezoeken voor medewerkers van woningcorporaties. U kunt zich hier inschrijven.

CorpoData dVi snel en met vertrouwen

Flink Karwei

Het samenstellen van de dVi blijft voor veel corporaties een flink karwei. En dat terwijl de tijdsdruk alleen maar toeneemt. De verantwoording over 2016 zal volgend jaar al voor 1 mei moeten worden aangeleverd, uiteraard aansluitend op de cijfers in de jaarrekening. Tegelijkertijd vergroot de toenemende druk om een goede bedrijfsvoering te verantwoorden de noodzaak tot zorgvuldigheid. Maar snelheid en zorgvuldigheid gaan vaak moeilijk hand in hand.

 

Om de dVi snel en zorgvuldig op te kunnen leveren is het zaak om goed overzicht te houden over a) de data die rechtstreeks uit systemen zijn gehaald en b) de handmatige aanpassingen op deze data. Vaak zijn een aantal gegevens in het ERP-systeem anders opgeslagen dan hoe ze worden aangeleverd in de dVi. Het kan gaan om foutieve gegevens, maar ook om informatie die bewust anders is opgeslagen. Met de introductie van de resterende levensduur van eenheden in de dVi over 2015 is de kans groter dat gegevens uit financiële planningspakketten ook in de dVi terecht komen. Dit vereist het aanpassen en aanvullen van data in spreadsheets. Wanneer data in Excel gewijzigd wordt, is het moeilijk om bij te houden welke informatie waar vandaan komt en welke bewerkingen hierop zijn uitgevoerd (en waarom). Vragen als “Wanneer was deze data nu voor het laatst uit het ERP gehaald?” of “Hebben we de laatste wijzigingen opnieuw toegepast na het verversen van de data?” zijn al snel aan de orde van de dag. Dan wordt het een uitdaging om de goedkeuring van de accountant te krijgen. Daarnaast is dit veel handwerk dat elk jaar weer opnieuw moet worden uitgevoerd.

Systeem

Het snel en zorgvuldig opleveren van de dVi vraagt om een systeem waarin wordt bijgehouden welke data wanneer is geladen vanuit het ERP en welke gegevens handmatig zijn aangepast. Het systeem moet goed bijhouden welke data is gewijzigd, door wie en waarom. Ook moet de data uit het ERP-systeem meerdere keren kunnen worden geladen om verbeteringen in de data door te laten komen, zonder dat de handmatige wijzigingen verloren gaan. Het bijladen van data uit andere systemen moet mogelijk zijn, waarbij steeds duidelijk blijft waar die data vandaan is gekomen. Deze manier van werken maakt het ook mogelijk om de handmatige aanpassingen van het vorige jaar als basis te gebruiken voor de wijzigingen in het huidige verantwoordingsjaar.

dViZie, de dVi gemakkelijk gemaakt

dViZie van CNS maakt een gestructureerde manier van werken mogelijk. Na het gecontroleerd doorvoeren van de handmatige aanpassingen wordt met een druk op de knop de rapportage voor de dVi gegenereerd voor de tellingen in hoofdstuk 2 en hoofdstuk 5. Ook geeft het product uitgebreide overzichten van de data en de aangebrachte wijzigingen. Hiermee kan worden geanalyseerd wat de verschillen zijn met het vorige jaar of met een eerdere, tussentijdse versie. Ook is het mogelijk om de data voor de dVi door het jaar heen bij te houden en vervolgens heel snel af te kunnen maken wanneer de oplevering voor de deur staat.

Maak gebruik van de tijd die u dit jaar nog heeft en implementeer nu een nieuwe manier van werken met CNS dViZie. U krijgt dit jaar al meer grip op de oplevering en volgend jaar bent U op tijd klaar voor de vervroegde oplevering voor 1 mei. Neem contact op met onze verkoopafdeling om te bespreken hoe dViZie u kan helpen met een snelle en betrouwbare oplevering van de dVi aan CorpoData.