‘Datawarehouse verbetert de kwaliteit van data binnen onze organisatie’

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 6 april 2016
artikel-corporatiesgids-woonconcept-04-2016
De hoeveelheid data die een corporatie elke dag binnenkrijgt, verwerkt, analyseert en verstuurt groeit door de digitaliseringsdrang elke dag. Maar hoe kan een corporatie grip houden op al die data en dit tegelijkertijd gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met informatie- en procesanalisten Henk Drent en Erika van het Hul van woningcorporatie Woonconcept uit Meppel.

Woonconcept maakt inmiddels al acht jaar gebruik van de datawarehouse-oplossing van CNS. “We wilden destijds een onafhankelijke, uniforme en centrale informatievoorziening voor de organisatie,” begint Erika. “Belangrijk aspect bij dit traject was dat vrijwel alle medewerkers toegang moeten hebben tot de beschikbare informatie.”

Grip houden op data

Het Datawarehouse helpt Woonconcept hiermee hun grootste uitdaging aan te gaan: grip houden op de kwaliteit van data. “Wanneer je namelijk geen DWH hebt, is het voor medewerkers mogelijk om informatie uit verschillende bronsystemen te halen,” legt Erika uit. “Maar dit is een complex en arbeidsintensief proces waarbij makkelijk vergissingen gemaakt kunnen worden. In het Datawarehouse brengen we de gegevens gestructureerd samen, en door rapporten te standaardiseren kan de gebruiker erop vertrouwen dat de gegeven informatie actueel en accuraat is. Dit leidt indirect tot een hogere kwaliteit van de dienstverlening richting onze klanten.”

Gekoppelde databronnen

De Meppelse corporatie heeft haar ERP-systeem (Empire), DMS (eWorX), woningzoekendensysteem (EasyMatch), Servicemanagement (TOPdesk), Telefooncentrale (Unexus) en eigen tabellen uit Office als databronnen opgenomen in het Datawarehouse. “De toepassingen waarvoor wij het DWH gebruiken zijn legio,” vertelt Henk. “Dashboards, balanced scorecards, kanaalsturing, voortgangsrapporten, bewaking van datakwaliteit en het tonen van trends zijn slechts enkele voorbeelden.”

Het grootste voordeel van het Datawarehouse is volgens Henk de eerdergenoemde kwaliteitsverbetering qua data. “Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van dagelijks bijgewerkte real time en online rapporten. Deze worden niet meer fysiek verspreid in de organisatie, wat het risico op gebruik van verouderde informatie voorkomt. Iedere werknemer heeft via een web-applicatie beschikking over alle informatie.”

Groot draagvlak

“Door de gestandaardiseerde rapporten is de acceptatiegraad onder medewerkers zeer hoog,” vertelt Henk op de vraag hoe Woonconcept ervoor zorgt dat alle informatie door besluitvormers ook écht gebruikt wordt. “Er zijn afgelopen jaar interne interviews geweest met managers en groepshoofden. Hieruit bleek dat er een groot draagvlak was voor het gebruik van het Datawarehouse. De gegevensbeheerders zijn erg tevreden met de ontwikkeling van de informatievoorziening, wat een goede basis is waarmee ons DWH zich verder kan ontplooien.”

Eigen rapporten

De rapporten die Woonconcept digitaal ter beschikking stelt, worden door de corporatie zelf aangemaakt. “Dit zorgt ervoor dat wij binnen onze organisatie centraal de actuele en uniforme data beschikbaar hebben. De uitdaging hierbij ligt opvallend genoeg in het beheersbaar houden van alle mogelijkheden van het DWH. Het is zaak om de aangevraagde specificaties van de rapportages goed te beoordelen op functionaliteit en duidelijkheid. Anders zie je al snel door de bomen het bos niet meer.”

Nieuwe koppelingen

“Ons streven blijft om waar mogelijk relevante bronnen te ontsluiten richting het Datawarehouse,” zegt Erika op de vraag hoe de data-inrichting binnen Woonconcept zich de komende jaren gaat ontwikkelen. “Dit betekent dat we bij nieuwe applicaties of databases altijd beoordelen en analyseren of een koppeling met het Datawarehouse mogelijk en wenselijk is. Richting de gebruikers van de rapporten is ons streven zo goed mogelijk aan te blijven sluiten op de behoefte in het proces en de besluitvorming: een continu verbeteringsproces.”

Rapporteren over passend toewijzen

De wetgeving voor Passend Toewijzen is per 1 januari 2016 ingegaan en houdt kort gezegd in dat 95% van de verhuringen onder de huurtoeslaggrens toegewezen moet worden aan huurders waarbij de minst mogelijke huurtoeslag uitgekeerd wordt. Voor de verantwoording van passend toewijzen moeten alle corporaties gegevens over nieuwe verhuringen aanleveren. Het is dus zaak om de prestaties op het gebied van passend toewijzen door het jaar heen goed te volgen. In de basis is dit voor elke corporatie hetzelfde.

De regel om 95% passend toe te wijzen klinkt simpel, maar door specifieke regelgeving voor o.a. statushouders, studenten en AOW-gerechtigden is de precieze bepaling van het aantal passende toewijzingen toch nog ingewikkeld. De wetgeving is voor elke corporatie gelijk, dus dit onderwerp leent zich heel goed voor een standaardrapport.

Zo’n standaardrapport moet duidelijk weergeven wat de stand van zaken is met passend toewijzen. Als eerste wil iedereen weten wat het totale percentage is dat als passend kan worden aangemerkt, het percentage dat als niet passend is vastgesteld en het percentage waarvoor dit nog niet is vastgesteld. Dit laatste kan bijvoorbeeld gebeuren doordat een toewijzing via een intermediair is verlopen.

Maar alleen het huidige percentage is niet voldoende voor de verantwoording, laat staan om inzicht te krijgen in de prestaties aangaande passend toewijzen. Trendgrafieken die het verloop over de afgelopen maanden weergeven en onderverdeling van doelgroepen naar leeftijd en inkomen zijn hiervoor onontbeerlijk. Daarnaast is het ook belangrijk om te weten welke woningen met een lage huur zijn toegewezen aan huurders met een hoger inkomen. Deze toewijzing wordt door de overheid als passend gezien omdat hierbij niet onnodig huurtoeslag hoeft te worden verstrekt. Maar een dergelijke verhuring is wel van invloed op het vermogen van de corporatie om goedkope woningen passend toe te wijzen aan huurders met een laag inkomen.

Schermafdruk Passend Toewijzen

Als laatste zal de rapportage over passend toewijzen ook alle individuele verhuringen met bijbehorende kenmerken moeten bevatten. Het doel van deze detaillijst is het onderbouwen, verantwoorden en auditen van de passendheid.

CNS levert zo’n standaardrapport voor passend toewijzen. In combinatie met onze andere standaardrapporten en de overige mogelijkheden die het werken met ons datawarehouse biedt, heeft u de juiste tools in huis voor de externe verantwoording en de analyse van uw bedrijfsresultaten.

Meer weten? Kijk op onze pagina over passend toewijzen of neem contact op met onze verkoopafdeling via verkoop@cns.nl of bel 088 388 0005.

Bo-Ex over standaarden in rapportages op CorporatieGids LIVE

De corporatiesector is volop in beweging. Na jaren van onrust, met de parlementaire enquête als sluitstuk en de herziene Woningwet als nieuwe start, ligt de focus van woningcorporaties meer dan ooit op legitimiteit en verantwoording. Besteden de corporaties hun maatschappelijk gebonden vermogen aan de juiste dingen? De beantwoording vraagt een informatievoorziening die aansluit bij de nieuwe positie van woningcorporaties. Veelal ligt de informatiestructuur hierbij vast, omdat deze zijn vereist vanuit wettelijke kaders (Passend Toewijzen, dVi, etc.) of vanuit gemaakte prestatieafspraken. De vraag naar producten die in deze gestandaardiseerde informatievragen voorzien, neemt dus logischerwijs toe. Corporaties willen hun tijd en aandacht verleggen van het produceren van informatie naar het duiden van informatie.

Bo-exOp de Corporatie kennisdagen LIVE geeft Wouter Schepers, Strategie & Beleid bij Bo-Ex, zijn visie op het omgaan met standaarden voor definities en rapporten voor een betere besluitvorming.

De CorporatieGids LIVE kennisdag op 7 april is gratis te bezoeken voor medewerkers van woningcorporaties. U kunt zich hier inschrijven.

CorpoData dVi snel en met vertrouwen

Flink Karwei

Het samenstellen van de dVi blijft voor veel corporaties een flink karwei. En dat terwijl de tijdsdruk alleen maar toeneemt. De verantwoording over 2016 zal volgend jaar al voor 1 mei moeten worden aangeleverd, uiteraard aansluitend op de cijfers in de jaarrekening. Tegelijkertijd vergroot de toenemende druk om een goede bedrijfsvoering te verantwoorden de noodzaak tot zorgvuldigheid. Maar snelheid en zorgvuldigheid gaan vaak moeilijk hand in hand.

 

Om de dVi snel en zorgvuldig op te kunnen leveren is het zaak om goed overzicht te houden over a) de data die rechtstreeks uit systemen zijn gehaald en b) de handmatige aanpassingen op deze data. Vaak zijn een aantal gegevens in het ERP-systeem anders opgeslagen dan hoe ze worden aangeleverd in de dVi. Het kan gaan om foutieve gegevens, maar ook om informatie die bewust anders is opgeslagen. Met de introductie van de resterende levensduur van eenheden in de dVi over 2015 is de kans groter dat gegevens uit financiële planningspakketten ook in de dVi terecht komen. Dit vereist het aanpassen en aanvullen van data in spreadsheets. Wanneer data in Excel gewijzigd wordt, is het moeilijk om bij te houden welke informatie waar vandaan komt en welke bewerkingen hierop zijn uitgevoerd (en waarom). Vragen als “Wanneer was deze data nu voor het laatst uit het ERP gehaald?” of “Hebben we de laatste wijzigingen opnieuw toegepast na het verversen van de data?” zijn al snel aan de orde van de dag. Dan wordt het een uitdaging om de goedkeuring van de accountant te krijgen. Daarnaast is dit veel handwerk dat elk jaar weer opnieuw moet worden uitgevoerd.

Systeem

Het snel en zorgvuldig opleveren van de dVi vraagt om een systeem waarin wordt bijgehouden welke data wanneer is geladen vanuit het ERP en welke gegevens handmatig zijn aangepast. Het systeem moet goed bijhouden welke data is gewijzigd, door wie en waarom. Ook moet de data uit het ERP-systeem meerdere keren kunnen worden geladen om verbeteringen in de data door te laten komen, zonder dat de handmatige wijzigingen verloren gaan. Het bijladen van data uit andere systemen moet mogelijk zijn, waarbij steeds duidelijk blijft waar die data vandaan is gekomen. Deze manier van werken maakt het ook mogelijk om de handmatige aanpassingen van het vorige jaar als basis te gebruiken voor de wijzigingen in het huidige verantwoordingsjaar.

dViZie, de dVi gemakkelijk gemaakt

dViZie van CNS maakt een gestructureerde manier van werken mogelijk. Na het gecontroleerd doorvoeren van de handmatige aanpassingen wordt met een druk op de knop de rapportage voor de dVi gegenereerd voor de tellingen in hoofdstuk 2 en hoofdstuk 5. Ook geeft het product uitgebreide overzichten van de data en de aangebrachte wijzigingen. Hiermee kan worden geanalyseerd wat de verschillen zijn met het vorige jaar of met een eerdere, tussentijdse versie. Ook is het mogelijk om de data voor de dVi door het jaar heen bij te houden en vervolgens heel snel af te kunnen maken wanneer de oplevering voor de deur staat.

Maak gebruik van de tijd die u dit jaar nog heeft en implementeer nu een nieuwe manier van werken met CNS dViZie. U krijgt dit jaar al meer grip op de oplevering en volgend jaar bent U op tijd klaar voor de vervroegde oplevering voor 1 mei. Neem contact op met onze verkoopafdeling om te bespreken hoe dViZie u kan helpen met een snelle en betrouwbare oplevering van de dVi aan CorpoData.

 

Jan van Dijk nieuwe directeur CNS

Jan van Dijk volgt per 1 januari 2016 Jurriaan Slegers op als algemeen directeur van CNS. Jurriaan was 22 jaar geleden samen met Robert Croshere de oprichter van CNS. Robert is en blijft als technisch directeur actief bij CNS.

“Na 22 jaar vind ik het tijd om het stokje door te geven”, zegt Jurriaan. “Het is goed voor een bedrijf om na zo’n lange periode een wisseling van de wacht uit te voeren. CNS is er als organisatie klaar voor en in Jan van Dijk zie ik de juiste persoon om leiding te geven aan de doorontwikkeling van ons bedrijf.”

Jan van Dijk is nu 6 jaar werkzaam bij CNS en heeft in die tijd verschillende rollen gehad. Op dit moment is Jan verantwoordelijk voor de verkoop, de marketing en het productbeleid. Voordat Jan bij CNS in dienst trad, had hij ruime ervaring opgedaan met Business Intelligence via verschillende commerciële en technische functies bij o.a. Hyperion (nu Oracle) en Microsoft.

“De vele veranderingen van de laatste jaren in de corporatiemarkt stellen nieuwe eisen aan de informatievoorziening binnen corporaties”, zegt Jan van Dijk. “CNS heeft al jarenlang ervaring met breed inzetbare BI-oplossingen gericht op sociale woningbouw. Wij verkeren in een uitstekende positie om corporaties te helpen met het moderniseren van de informatievoorziening richting besluitvormers. Ik ben heel erg blij met het vertrouwen dat ik heb gekregen van Jurriaan, Robert en de rest van het team om in de komende jaren onze positie verder uit te bouwen.”

Ondanks dat Jurriaan Slegers een stapje terug doet, blijft hij nauw betrokken bij CNS. “Ik zal me meer op interne zaken richten, maar mijn betrokkenheid bij CNS blijft groot. Klanten kunnen dus nog steeds contact met mij blijven zoeken.”, zegt Jurriaan. “Maar de dagelijkse leiding en het uitzetten van de lijnen laat ik vanaf 1 januari over aan Jan.”

 

Nog beter integreren door samenwerkingsverband De Ideale Wereld

Bron: CorporatieGids.nl

Jan van Dijk
Vorige maand werd de Best of Breed-totaaloplossing De Ideale Wereld aangekondigd. Dit samenwerkingsverband tussen Condor SI, Kubion, Square DMS, Aareon, CNS en Residenz ICT moet corporaties qua ICT volledig ontzorgen. CorporatieGids.nl ging met Jan van Dijk, commercieel directeur van CNS, in gesprek over het Business Intelligence-gedeelte in de samenwerking: “Als BI-leverancier is integratie de basis van ons bestaan.”
Met de samenwerking beoogt CNS dat connecties in de toekomst nog soepeler werken. “Wij zorgen er al jaren voor dat bij nieuwe versies van bronsystemen de koppeling blijft werken. Corporaties hebben daardoor de zekerheid dat de oplossing ook in de toekomst werkt naar behoren. Nauwere samenwerking met leveranciers betekent minder investeringen voor integratie van hoge kwaliteit. En dat leidt tot een lagere cost-of-ownership voor onze klanten.”

Automatisch Best-of-Breed

CNS levert in de samenwerking de BI-oplossingen voor sociale woningbouw. “Omdat wij alleen op het gebied van BI opereren, vallen wij eigenlijk automatisch in de categorie Best-of-Breed,” legt Jan uit. “Maar omdat wij ons hierin specialiseren, kunnen wij tegelijkertijd een product met meer diepgang bieden. De BI-producten van bijvoorbeeld ERP-leveranciers fungeren vooral als verlengstuk van dat systeem, terwijl onze insteek het mogelijk maakt een integrale informatievoorziening te hebben die verder gaat dan het primaire systeem. Onze onafhankelijkheid maakt het een noodzaak om zoveel mogelijk te integreren.”

“Met ons datawarehouse kunnen corporaties snel aan de slag om informatie breed in te zetten voor dashboards, rapportages en analyses. Door onze integratie met verschillende bronsystemen kunnen wij van een breed scala aan onderwerpen informatie geïntegreerd als management- en stuurinformatie bieden.”

Statement naar de sector

Jan legt uit dat corporaties het steeds belangrijker vinden dat verschillende systemen goed worden geïntegreerd. “Elke corporatie heeft meerdere systemen, bijvoorbeeld woonruimteverdeelsystemen die naast een ERP-systeem bestaan. De kosten van integratie werpen vaak een grote drempel op om systemen met elkaar te verbinden. Initiatieven als CORA/VERA en service bus-concepten zullen hier in de toekomst verandering in brengen. En De Ideale Wereld is daar een goed voorbeeld van.”

“Toen wij door Condor SI werden benaderd om mee te willen werken aan De Ideale Wereld, stonden wij daar heel positief tegenover. Ons streven is om met zoveel mogelijk partijen een goede integratie te bewerkstelligen, en het concept van deze samenwerking past goed in dat plaatje. Wij zitten graag met onze integratie-partners om dezelfde tafel om onze producten zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen én op de wensen van de klant. Daarnaast is De Ideale Wereld een mooi statement naar de markt waarmee wij aangeven dat er voldoende leveranciers zijn die gericht zijn op integratie. Wij zien de huidige groep van zes leveranciers dan ook graag zo groot mogelijk groeien.”

Geen doel an sich

Jan stelt dat een samenwerking als De Ideale Wereld nodig is, omdat leveranciers niet op elk gebied kunnen excelleren. “Ik geloof niet dat een One-Stop-Shop-oplossing haalbaar is. Leveranciers kunnen niet op elk vlak de meest aansluitende oplossing hebben, en daarnaast zijn corporaties tegenwoordig huiverig om hun eieren allemaal in één mandje te leggen.”

“Uiteindelijk kan een corporatie het beste een set oplossingen kiezen die optimaal bij hun behoeften aansluit. Deze set kan bijvoorbeeld ook bestaan uit een aantal producten die door de ERP-leverancier aangeboden worden. Best-of-Breed is geen doel an sich.”

Betere integratie

Huidige CNS-klanten zullen volgens Jan op de korte termijn weinig van De Ideale Wereld merken. “Dat komt omdat wij al een goede integratie hebben met veel systemen van verschillende leveranciers. Maar op den duur zullen de gevolgen zeker voelbaar zijn. Onze integraties zullen steeds beter worden, wat in ieder geval de cost-of-ownership naar beneden haalt. Ook zullen deze integraties de kwaliteit van geïntegreerde informatie alleen maar verbeteren, waardoor corporaties hun bedrijfsvoering en dienstverlening beter af kunnen stemmen of de behoeften van huurders.”

DWEX

DWEX 5.5 geeft meer mogelijkheden met kaarten

DWEX versie 5.5 is vanaf nu beschikbaar. De belangrijkste wijzigingen zijn aangebracht om meer mogelijkheden te bieden voor het visualiseren van informatie op landkaarten. Met een aantal muisklikken is het nu mogelijk om bijvoorbeeld complexen in te kleuren op basis van de exploitatiestatus. Ook zijn er mogelijkheden toegevoegd voor het tonen van iconen op kaarten.

Iconen op basis van woningtype en prestatie-indicatoren.

Het visualiseren van informatie op landkaarten was al beschikbaar in DWEX sinds versie 5.3. Woningcorporaties kunnen prestatie-indicatoren weergeven ingedeeld naar bijvoorbeeld CBS-gebieden, postcodegebieden of woonplaatsen. Ook is het mogelijk om complexen te tekenen en in te kleuren op basis van prestaties.

“Onze klanten waren heel blij met de mogelijkheid om landkaarten op te nemen in rapportages.” zegt Jan van Dijk, verantwoordelijk voor het productbeleid bij CNS. “We kregen veel vragen om meer mogelijkheden en flexibiliteit voor de visualisatie van gegevens aan het product toe te voegen. Met DWEX versie 5.5 hebben we deze feedback van klanten verwerkt in het product.”

De nieuwe mogelijkheden in DWEX 5.5 geven de mogelijkheid om bijvoorbeeld een bepaald icoon te tonen in een complex op basis van de exploitatiestatus, of om de kleur van een eenheid te veranderen als de achterstand boven een bepaald bedrag uit komt.

DWEX versie 5.5 is vanaf nu beschikbaar. Alle klanten met een onderhoudscontract voor DWEX kunnen overstappen op deze nieuwe versie. Mocht u interesse hebben in DWEX 5.5 dan kunt u contact met ons opnemen via 088 388 0000 of verkoop@cns.nl. Zie onze productpagina voor meer informatie over DWEX.

CNS vertelt over het belang van gedegen stuurinformatie op CorporatiePlein

“Orde in de chaos brengen kan alleen als de informatievoorziening op orde is. En CNS bewijst dat dit mogelijk is binnen elke IT-omgeving.” Dat stelt Jan van Dijk van het Utrechtse bedrijf. CNS gaat corporatiemedewerkers hier meer over te vertellen tijdens CorporatiePlein, het bedrijfsvoering & ICT-evenement voor woningcorporaties op 24 september in Expo Houten.

Volgens Jan worden corporaties momenteel veel veranderingen opgelegd. Dat niet alleen, ook de tijdsdruk die bij deze veranderingen komt kijken legt een zware wissel op de woningcorporaties. “Denk bijvoorbeeld aan passend toewijzen, bezit naar marktwaarde, de nieuwe privacy wetgeving en de scheiding van DAEB en niet-DAEB. En dat terwijl er al genoeg uitdagingen zijn om met de bezuinigingen en inkrimpingen van de laatste jaren het niveau van de producten en diensten op peil te houden.”

Lees meer

Jolanda Hoogeboom (SVH) over inzicht in een optimaal woonruimteverdeelproces

Woningzoekenden, woningcorporaties en gemeenten hebben baat bij een zo efficiënt mogelijk woonruimteverdeelproces. Inzicht in en gebruikmaken van ‘big data’ dragen daaraan bij, zegt directeur Jolanda Hoogeboom van de vereniging Sociale Verhuurders Haaglanden. Lees hier het gesprek over de voorsprong van inzicht in data uit woonruimteverdeelsystemen in het CorporatieGids Magazine.

DWEX

DWEX 5.4 maakt maand- en kwartaalrapportages makkelijker

DWEX 5.4 maakt maand- en kwartaalrapportages makkelijker Versie 5.4 van DWEX maakt het samenstellen van periodieke rapportages zoals maand- en kwartaalrapporten eenvoudiger. Gebruikers van DWEX Viewer kunnen verklarende teksten invoeren en, wanneer de teksten definitief zijn, bij het rapport publiceren. Hierdoor wordt het proces van het verzamelen van de teksten sterk vereenvoudigd. De teksten kunnen […]