Woonzorg Nederland: “Alleen maand- of kwartaalrapportages voldoen niet meer in deze tijd”

Het belang van data bij woningcorporaties is de laatste jaren enorm gegroeid. Maar daarvoor moet de kwaliteit van data wel in orde zijn. Hoe houd je de datakwaliteit goed, en hoe zet je dit in voor bijvoorbeeld big data en sturingsinformatie? CorporatieGids.nl ging in gesprek met Lorenzo Blok, Functioneel Applicatiebeheerder Business Intelligence bij Woonzorg Nederland, over het verbeteren van datakwaliteit.

De afgelopen dertien jaar was Lorenzo actief als Controller bij de landelijk actieve corporatie. “Vanaf begin dit jaar ben ik echter actief als Functioneel Applicatiebeheerder Business Intelligence.” De extra aandacht voor datakwaliteit komt volgens hem voort uit de vraag van Woonzorg Nederland om volledig op de informatie uit systemen te kunnen vertrouwen. “Wij beantwoorden nu vragen van bijvoorbeeld een klant of collega en willen, getoetst, zeker weten dat de data waarop we het antwoord baseren volledig en correct is.” Een voorbeeld hiervan is de huurprijs die samenhangt met de WWS-punten. Met behulp van de DQ-portal van CNS kunnen we vaststellen dat alle benodigde velden gevuld zijn en monitoren dat de datakwaliteit op orde blijft.”

Quick wins
Woonzorg Nederland is daarom vorig jaar begonnen met verschillende interne interviews. “Wij hebben diverse sleutelpersonen gesproken, met als doel te inventariseren welke data absoluut nodig is voor een goede bedrijfsvoering. We hebben 34 quick win-projecten en 32 langlopende projecten gedefinieerd. Inmiddels hebben we nagenoeg alle quick wins behaald. De komende tijd gaan wij ons richten op de langdurige projecten en hebben daarvoor onder andere een speciale projectgroep opgericht. Dit alles met als doel om de kwaliteit van de bestaande data op het gewenste niveau te krijgen.”

Handboek
De corporatie werkt hierbij toe naar een ‘Handboek Vastgoed- en Klantadministratie’ dat elke Woonzorg Nederland medewerker kan gebruiken om meer informatie te vinden over processen, uitgangspunten en definities. Lorenzo: “Wij ervaren dat, wanneer wij het over datakwaliteit hebben, wij meer dan geregeld met elkaar in gesprek raken over onderliggende processen, definities en verantwoordelijkheden. Dit is de echte uitdaging waar wij voor staan. De datakwaliteit eenmalig op orde krijgen is belangrijk, maar deze op niveau houden is het echte doel. En dat gaat niet lukken zonder inzicht in processen en definities, en het maken van heldere afspraken met elkaar. Hiermee willen we en gaan we bereiken dat we beheersingsmaatregelen implementeren die borgen dat de data op orde is bij de primaire vastlegging.”

“Daarnaast hebben wij ook data en informatie nodig voor de sturing, verantwoording – intern en extern – en het kunnen maken van strategische keuzes. Alleen maand- of kwartaalrapportages voldoen niet meer in deze tijd om een corporatie goed aan te sturen.”

Externe databronnen
Volgens Lorenzo is er daarnaast ook meer informatie nodig voor Woonzorg Nederland. “Dan heb ik het vooral over informatie die ons helpt om vooruit te kijken en ons helpt keuzes te maken waar wij in de toekomst profijt van hebben. Onderhoud is een mooi voorbeeld: het zou prachtig zijn om zowel het planmatig- als reparatie-onderhoud in de toekomst te kunnen voorspellen op basis van meerdere databronnen. Denk aan Meteo-informatie, Internet of Things (aantal liftbewegingen) en bezitskenmerken als de leeftijd of ligging van een complex. Veel van deze informatie zit nog niet in de primaire systemen. Woonzorg Nederland wil hier stappen in gaan zetten, en is bezig een visie te ontwikkelen die hierop inspeelt.”

DQ-portal
In deze nieuwe visie moet eerst de basis op orde zijn, legt Lorenzo uit. “Hier komt datakwaliteit om de hoek kijken. Om de vraag te beantwoorden welke waarde informatie heeft als deze ter discussie wordt gesteld, hebben wij samengewerkt met CNS. Zij hebben onder andere ons datawarehouse en de ‘DQ-portal’ geïmplementeerd. Deze module maakt inzichtelijk wat de kwaliteit is van de data in het bronsysteem als het gaat om bijvoorbeeld de WWS-punten. Niet alleen de aanwezigheid van de data wordt gecheckt, maar ook in hoeverre het valide is. En hier zijn twee opties: ten eerste of de waarde binnen de door Woonzorg Nederland bepaalde bandbreedte valt, en ten tweede of de waarde afwijkt van vergelijkbare objecten.”

Woonzorg Nederland gebruikt dit bijvoorbeeld voor het controleren van de WOZ-waarde. “Eerst kijkt de module of er een WOZ is ingevuld. Zo ja, valt deze binnen de eisen die wij hebben gezet, en is er misschien een vhe binnen een complex of straat die afwijkt? De DQ-portal maakt dit inzichtelijk en biedt ons vervolgens bijvoorbeeld de mogelijkheid om rechtstreeks in ons ERP-systeem de waarden aan te passen of om de afwijking te accepteren. Bij de laatste optie komt deze vhe bij een volgende controle niet meer op als een vhe die aandacht verdient. De DQ-portal ondersteunt ons op deze manier niet alleen bij het verbeteren van datakwaliteit, maar ook bij het op peil houden hiervan. Wij hopen in de toekomst daarom onze samenwerking met CNS nog verder uit te breiden met de module Vastgoed Kenmerken.”

Inzicht, big data en analyse
Als de basis eenmaal op orde is, wil Woonzorg Nederland het inzicht verbeteren. Lorenzo: “Wij werken momenteel aan de implementatie van Katoomba, de dashboard oplossing van Blue-Mountain, die inzicht gaat geven in de voortgang, maar ook de mogelijkheid biedt om toelichtingen en prognoses vast te leggen. Deze dashboards worden gevuld met data waarvan we zeker weten dat deze goed is en betrouwbaar tot stand is gekomen. Het project datakwaliteit is hiervoor dus essentieel.”

“Als derde zijn wij bezig met big data en analyse. Wij onderzoeken of een tool – zoals PowerBI van Microsoft – ons kan helpen bij het dieper analyseren van onze eigen data, in combinatie met data uit externe bronnen. Een actueel aandachtspunt hierbij is uiteraard privacy. We kunnen niet meer zoals vroeger alle data uit systemen gebruiken voor analysedoeleinden.”

Geen ICT-feestje
De allergrootste uitdaging voor Woonzorg Nederland noemt Lorenzo echter het voorkomen dat datakwaliteit en BI een ‘ICT-feestje’ worden. “Het is belangrijk om de organisatie in zijn geheel mee te nemen. Een belangrijke stap hierin is het portfolio overzicht, wat inzicht geeft in de stappen die gezet moeten worden om naar de gewenste situatie te gaan wat betreft ondersteunende automatiserings- en informatiseringssystemen. Deze stappen worden gelinkt aan de betrokken processen en afdelingen binnen Woonzorg Nederland en aan het Ondernemingsplan. Dit moet ervoor zorgen dat helder is waarom we dingen doen, helder maken wie er in de business verantwoordelijk is en om beter prioriteit te geven aan bepaalde zaken. Als laatste kunnen onderlinge verbanden, afhankelijkheden en planningen inzichtelijk gemaakt worden.”

Data-gedreven corporatie
De nieuwe kijk op datakwaliteit en BI moet ervoor zorgen dat Woonzorg Nederland in de toekomst transformeert naar een data-gedreven woningcorporatie. “Wij willen data niet alleen gebruiken om terug te kijken, maar ook om vooruit te kijken en beslissingen te nemen. Daarvoor hebben wij nu een goede basis gelegd.”

Over Woonzorg Nederland
Woonzorg Nederland staat voor zelfstandig wonen in een betaalbare, veilige en toegankelijke woning met ruimte voor ontmoeting in de buurt: samen zelfstandig wonen. Persoonlijke aandacht en samenwerking in een lokaal zorg- en dienstennetwerk zijn hierbij leidend. Deze belofte wil Woonzorg Nederland doen aan al haar bewoners, ook de bewoners in verzorgings- en verpleeghuizen. Samen met partners in wonen, zorg en dienstverlening wil zij deze belofte waar maken en brengt Woonzorg Nederland ouderenhuisvesting naar een hoger plan.

CNS kantoor op 25 mei gesloten

Het kantoor van CNS is op vrijdag 25 mei gesloten vanwege onze jaarlijkse bedrijfsdag. Wel zullen we aan het begin van de dag de status van de nachtverwerkingen controleren en eventuele issues met hoge prioriteit verhelpen. Hieronder vallen:

• Een kubus die niet ververst is
• Een nachtverwerking die niet is afgerond

Voor andere urgente zaken kunt u telefonisch contact opnemen met Dirk Wegener (06-45758176). Voor niet urgente zaken willen wij u vragen het probleem te melden via support@cns.nl of support.cns.nl

Maandag 28 mei staan we weer voor u klaar!

Aftrap standaardmodule onderhoud bij Wonen Zuid

Eind april was de aftrap van onze standaardmodule Onderhoud bij Wonen Zuid. Deze module bestaat uit 2 basisrapporten, niet planmatig onderhoud en planmatig onderhoud, waarbij de focus donderdag lag op het niet planmatig onderhoud.

Vanuit Wonen Zuid was het technisch team (projectleiders en technische ondersteuners) present als ook ICT. Met hen is het basisrapport doorgenomen en ook het uitgebreidere onderliggende model. Vanuit dit model kan het basisrapport makkelijk worden aangepast of uitgebreid. Daarnaast kwamen ook de mogelijkheden van Power BI aan bod, zoals het delen van rapporten in diverse werkruimtes en het samenstellen van een dashboard.

Wonen Zuid verkrijgt met deze standaardmodule inzicht in o.a. de kosten en afhandelduur van het dagelijks onderhoud. Daarnaast biedt het de mogelijkheid hun ketenpartners te monitoren op hun prestatieafspraken.

BI en de AVG

Op 25 mei 2018 worden de nieuwe Europese privacyregels van kracht. Hoewel CNS in haar producten geen nieuwe persoonsgegevens vastlegt, heeft deze wetgeving wel consequenties voor het gebruik van het datawarehouse. Het is uiteraard niet de bedoeling dat de gegevens die binnen de operationele systemen keurig beveiligd zijn, voor iedereen vrijelijk te benaderen zijn via het datawarehouse.

In de praktijk komen wij twee verschillende doeleinden tegen voor het gebruik van persoonsgegevens binnen onze BI-oplossing. Ten eerste worden de gegevens in onze BI-oplossing gebruikt om resultaten van de organisatie te analyseren. Binnen deze analyses wordt vaak gedetailleerde informatie opgevraagd om de data te controleren of om deze te exporteren naar Excel voor bijvoorbeeld what-if-analysis. Voor dit doeleinde is het niet noodzakelijk om de betrokken personen te identificeren. Wij raden voor dit type aan om de gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. In dat geval is de data niet meer te koppelen aan individuele personen en wordt daarom niet meer als persoonsgegevens beschouwd.

Het tweede type gebruik is het maken van (actie-)lijsten die in het bronsysteem niet of heel moeilijk te realiseren zijn. In dit geval is het wel noodzakelijk om de individuele personen te kunnen identificeren. Voor dit type gebruik is het zaak om de juiste autorisatie aan te brengen zodat het risico op oneigenlijk gebruik zo laag mogelijk is.

CNS heeft een white paper beschikbaar waarin uitgebreid wordt beschreven wat de gevolgen zijn van de AVG voor rapportage en analyse binnen woningcorporaties. Ook gaan we dieper in op de richtlijnen voor het inrichten van uw BI-omgeving conform de AVG. U kunt dit white paper hier downloaden.

Er zal een balans moeten worden gevonden om aan de AVG te voldoen zonder daarbij een onwerkbare situatie te creëren. Daarvoor is een risicoanalyse nodig van waaruit een stappenplan kan worden afgeleid om naar de nieuwe situatie toe te groeien. Om u daarbij te helpen biedt CNS de AVG Scan aan. Het resultaat van de AVG Scan is overzicht van de persoonsgegevens die aanwezig zijn in uw datawarehouse en adviezen over de te volgen stappen om aan de AVG te voldoen. Klik hier om meer te weten te komen over de AVG Scan.

Nieuwe functionaliteiten Power BI

Microsoft werkt hard aan nieuwe functionaliteiten voor Power BI. In de releases van afgelopen maanden zijn een aantal bijzonder handige features toegevoegd. In deze blog vertelt Ruben Stolk, Business Intelligence Consultant bij CNS je er meer over.

Tooltip pages

In de nieuwe versie van Power BI is het mogelijk om zelf te bepalen hoe een tooltip eruit ziet. Je kunt nu namelijk een tabblad in het rapport aanwijzen als tooltip-page. Deze tooltip-page wordt in het klein getoond wanneer de gebruiker met de muiscursor boven een visualisatie hangt. In onderstaand voorbeeld wordt een uitsplitsing naar soort achterstand getoond wanneer de gebruiker met de muiscursor boven de donut-chart van de vertrokken huurders zweeft. De context (vertrokken huurders) wordt toegepast als filter op de donut-chart naar hoofdsoort.

Sync slicers

Een functionaliteit die in DWEX standaard was, ontbrak nog in Power BI. In de nieuwste versie is het mogelijk om slicers te laten synchroniseren tussen de verschillende pagina’s in een rapport. Tot voor kort was het zo dat de gebruiker op iedere pagina opnieuw alle slicers goed moest zetten. Dat is nu gelukkig verleden tijd.

Persistent filters

Een functie die nieuw is en tegenwoordig standaard aan staat is Persistent filters. Deze zorgt er in de Power BI portal voor dat de ingestelde filters, automatisch, opnieuw toegepast worden als de gebruiker de portal heeft verlaten en later hetzelfde rapport weer opvraagt. Om toch weer terug te gaan naar de standaardinstellingen klik je op Standaardinstelling herstellen (Reset to default).

Marcel Zondervan geeft visie op datakwaliteit


Tijdens de CorporatieGids LIVE kennisdag heeft Marcel Zondervan, manager digitale innovatie en transformatie bij Woonstad Rotterdam, deelnemers van de CNS kennissessie meegenomen in zijn visie op datakwaliteit. Aan de hand van voorbeelden uit de dagelijkse processen binnen woningcorporaties en innovatieve projecten met Big Data werd het belang van data op orde duidelijk. Mythes, veelgehoorde bezwaren en ervaringen van deelnemers rondom datakwaliteit werden uitgewisseld.

Naast bewustzijn binnen de organisatie biedt monitoring ondersteuning bij de kwaliteit van data. Een goed startpunt daarbij is een nulmeting om een objectief beeld te krijgen van de actuele datakwaliteit.

Benieuwd naar uw eigen datakwaliteit? Neem dan contact met ons op voor meer informatie over de nulmeting op het gebied van woningwaardering en vastgoedkenmerken.

Woonstad neemt CNS dViZie in gebruikt voor de aanlevering van dVi

Na een uitgebreid testtraject heeft Woonstad Rotterdam besloten om dViZie van CNS in te zetten voor de aanlevering van de dVi naar CorpoData. Woonstad heeft ruim 54.000 verhuureenheden en 6.000 verkochte eenheden met een onderhoudsverplichting door heel Rotterdam. Het aanleveren van alle data, inclusief de juiste tellingen is voor een corporatie met de grootte van Woonstad Rotterdam een flinke klus.

Tot nu toe stelde Woonstad hoofdstuk 2 van de dVi via meerdere exports naar Excel samen. Hieruit werden de verschillende tabellen berekend waarbij ook de cijfers van het voorgaande jaar werden meegenomen.

“Met de vele handmatige handelingen die we moeten doen om de data te verzamelen en te bewerken, ben ik heel wat tijd kwijt met het samenstellen van de dVi”, zegt Irene de Boer, medewerker business reporting bij Woonstad. “En bij een corporatie met de grootte van Woonstad Rotterdam is het onvermijdelijk dat je datavervuiling tegen komt. Daardoor gaat veel tijd verloren om data te controleren en vervolgens aan te passen.

Ook het uitzoeken van de nieuwe kenmerken die elk jaar weer worden uitgevraagd levert hoofdbrekens op. “Het komt voor dat ik alle berekeningen en aanpassingen heb gedaan, om er vervolgens achter te komen dat je nog een nieuw kenmerk over het hoofd hebt gezien.”, aldus Irene.

Met dViZie is het totale eenhedenbestand snel over te halen om vervolgens eventuele handmatige wijzigingen door te voeren. Deze wijzigingen worden goed gedocumenteerd zodat altijd terug is te vinden hoe de data tot stand is gekomen.
“Niet alleen wordt de kwaliteit van de data die we aanleveren verbeterd.”, stelt Irene, “We hebben ook meer grip op de data in de bronsystemen. En we kunnen de gegevens uit dViZie ook gebruiken voor de jaarrekening, onder andere bij het berekenen van de bedrijfswaarden.”

Woonstad heeft gemerkt dat het overgaan op een andere manier van werken wel even tijd kost om aan te wennen. Daarnaast was een goede controle nodig om de aansluiting met het bronsysteem tot in detail te regelen. Maar na deze eerste investering verwacht Woonstad veel tijdwinst in de komende jaren.

“Naast een efficiënter proces om de data te verzamelen en te bewerken, zien we veel winst in de automatische vertaalslag van al die gegevens naar het rapport.”, besluit Irene, “CNS zorgt er voor dat de nieuwe eisen die we elk jaar tegen komen al in het rapport zijn verwerkt, dus met een druk op de knop kunnen we straks de rapporten genereren.”

Verantwoording met een druk op de knop

Het opleveren van dVi kan een flinke uitdaging zijn. Niet alle gegevens zijn beschikbaar in de vorm zoals CorpoData die vereist. Daarnaast verandert en vermeerdert de uitvraag jaarlijks en is de term zelfrijzend bakmeel synoniem geworden voor de jaarlijkse verantwoording. Gelukkig gaat dit in de komende 5 jaar stapsgewijs verbeteren door de inwerkingtreding van het convenant “Verbeteren informatievoorziening”, wat een flinke administratieve lastenvermindering voor woningcorporaties tot gevolg moet hebben. Echter de aanlevering voor de dVi 2017 moet nog gewoon op de oude manier gedaan worden met een flinke dosis aan informatie. De aanlevering moet voor 1 juli zijn afgerond.

Kneden, masseren en sprokkelen van data

De dVi vereist dat er specifieke vastgoedindelingen worden aangeleverd. Het primaire systeem kan anders ingericht zijn, omdat er voor interne sturing andere indelingen worden verondersteld of omdat VERA of de marktwaardebepaling specifieke indelingen voorschrijft die hiervan afwijken. Denk hierbij aan de dVi woning-categorieën, de indeling volgens marktwaardebepaling, VERA eenheidsoorten en detailsoorten welke alle verschillend zijn. Daarnaast kan het zijn dat er op een hoger niveau wordt geadministreerd en dat de dVi een gedetailleerdere presentatie van de cijfers wenst. Dit zijn een aantal voorbeelden waardoor woningcorporaties allerhande data eerst moeten verzamelen, anders moeten structureren en wellicht vanuit meerdere bronnen de gevraagde informatie bij elkaar moeten sprokkelen. Dit vergt een enorme inspanning die ook nog foutgevoelig is. Het bij elkaar sprokkelen en bewerken van data maakt het moeilijk om de uiteindelijk opgeleverde informatie te herleiden tot de bron.

De oplossing: dViZie

CNS levert sinds een aantal jaren een tool, dViZie, die geautomatiseerd gegevens inleest en deze presenteert in de dVi-opmaak. De woningcorporatie hoeft zich slechts te richten op validatie van de gegevens en niet meer op het verzamelen en structureren van de data. Tevens is het mogelijk om de ingelezen data te bewerken, te verwijderen of toevoegingen te doen aan de set. Dat laatste indien de data in de bron anders is ingedeeld of wanneer er informatie mist voor de dVi-aanlevering. Al deze bewerkingen worden uiteraard gelogd, zodat er altijd de mogelijkheid is om data te kunnen herleiden tot de brongegevens. Dit scheelt heel veel tijd en ook veel fouten. Het volgende dVi-jaar kan er worden verdergegaan met de eindstand van de vorige aanlevering.

Testen bij CorpoData 

Om optimaal voorbereid te zijn op onze 2018 release testen we samen met CorpoData de portal waarmee de woningcorporaties hun 2017 dVi-cijfers moeten aanleveren. Onze rapportages vanuit de tool tonen met 1 druk op de knop het geselecteerde hoofdstuk in het CorpoData-formaat.

De nabije toekomst

Het convenant gaat een administratieve lastenverlaging genereren voor de sector door enerzijds een system-tot-system-aanlevering mogelijk te maken en anderzijds de opgevraagde dVi-informatie te verminderen. Toekomstige aanpassingen in dVi-uitvraag worden uiteraard doorgevoerd in onze tool en daarnaast zullen we vanuit dViZie een system-to-system-aanlevering mogelijk maken. Tenslotte helpen wij als CNS om VERA te valideren en completer te maken door zitting te nemen in de VERA dVi/dPi werkgroep. Binnen deze groep zullen we ook adviezen aandragen om de CorpoData-uitvraag meer in lijn te brengen met de bestaande standaarden zoals VERA. In het convenant wordt immers gesproken over de toetsing van nut en noodzaak van de uitvraag. Deze adviezen sluiten daarbij goed.

RGS en uitbreiding tooling

De invoering van het referentie grootboek schema (RGS) biedt voor CNS een mooie kans om het financiële hoofdstuk (H3) van de dVi op te nemen voor de 2019-aanlevering. Het RGS maakt het mogelijk om het eigen grootboek te koppelen aan universele RGS-codes. Deze RGS-codes corresponderen met SBR-codes die gebruikt worden voor de toekomstige system-to-system-aanlevering. Door onze tooling uit te breiden met dVi hoofdstuk 3, ondersteunen en ontzorgen we corporaties voor hun jaarlijkse verantwoording, letterlijk met een druk op de knop!

 

Interesse om uw 2017 dVi aanlevering aanzienlijk te vereenvoudigen? Neem dan contact op met sales@cns.nl of bel 088 388 00 05

 

#woningcorporaties #convenantverbetereninformatievoorziening #RGS #dVi #dPI #dViZIE #CNS International #Aedes #VERA #CorpoData #datawarehouse #verantwoording #informatievoorziening #ILT #autoriteit wonen #businessintelligence

Datakwaliteit – geen issue meer in 2018!?

Datakwaliteit geen issue meer in 2018!?

In mijn vorige blog “De noodzaak van datakwaliteit” heb ik beschreven waarom datakwaliteit belangrijk is voor woningcorporaties. Het principe van “garbage in is garbage out” manifesteert zich op diverse (primaire) processen. Enkele genoemde voorbeelden waren: foutieve WWS-puntentelling door verkeerde vastlegging of ontbrekende vastgoedkenmerken, hierdoor is de berekende huur niet correct met als gevolg dat er een te hoge of te lage marktwaarde in verhuurde staat wordt berekend. Of allerlei operationele zaken die een verkeerde afhandeling tot gevolg kunnen hebben, zoals verkeerd onderhoud of problemen bij toewijzingen. Tenslotte moet er op diverse vastgoedkenmerken verantwoord worden en hebben data-issues hier ook zeker impact op. Dit is extra zuur, omdat er enorm veel tijd zit in het aanleveren van verantwoordingsinformatie.

 Bovenstaande voorbeelden geven zeker geen compleet beeld. Mijn punt is dat vrijwel elk proces en elke vorm van rapportage last heeft van datakwaliteit-issues. Een goede datakwaliteit zal uiteindelijk resulteren in een hogere klanttevredenheid omdat er minder fouten worden gemaakt in de communicatie naar de huurder en in minder tijd (en kosten) voor het afhandelen van klachten en fouten. In deze blog wil ik naar voren brengen hoe we in dit nieuwe jaar de corporatiesector gaan helpen om dit probleem terug te brengen tot een acceptabel en beheersbaar niveau.

 

Onderbuikgevoel

Binnen woningcorporaties leeft vaak het gevoel dat er data-issues zijn, maar hoeveel en waar ze precies zitten is niet altijd bekend. Dit onderbuikgevoel is voldoende reden om over de datakwaliteit te mopperen, zeker wanneer iemand binnen zijn of haar functie afhankelijk is van goede data maar de data zelf niet invoert. Soms wordt een project opgezet om (vaak handmatig) enkele datakwaliteitschecks te doen. Afhankelijk van welke checks worden gedaan, geeft dit een eerste beeld van de datakwaliteit binnen de organisatie. Vervolgens is het zaak om verbeteringen aan te brengen en de data goed te houden. Zo’n eenmalige verbeterronde komen we nog weleens tegen, maar na deze ronde houdt het vaak op. Na verloop van tijd zien we de datakwaliteit weer richting het oude niveau zakken.

 

Nulmeting

Het meten van de datakwaliteit kan echter ook geautomatiseerd. Naast aanwezigheidscontroles (is het veld ingevuld?) en inhoudelijke controles (zou deze waarde kunnen kloppen?) zouden er ook setcontroles moeten worden gedaan. Overeenkomstige type VHE’s binnen complexen worden dan met elkaar vergeleken; bij een ingestelde afwijking volgt een signalering. Bijvoorbeeld als niet alle tussenwoningen van een complex hetzelfde bouwjaar hebben of dat er een afwijkende WOZ-waarde van meer dan 5% af van het gemiddelde is. Het meten van de datakwaliteit op dit moment, de nulmeting, dient een compleet beeld en beoordeling te geven van alle belangrijke datavelden en zouden bovenstaande 3 soorten controles moeten bevatten.

 

Gerichte verbeteringen

In een ideale situatie worden de gecontroleerde velden toegewezen aan data-eigenaren die vervolgens met een plan van aanpak komen voor verbetering. Niet elke corporatie heeft de mogelijkheid om mensen hierop te zetten. Het gaat namelijk niet om een eenmalige verbetering, maar een structurele en dus blijvende verbetering van de datakwaliteit. Het is een ongoing project. De nulmeting moet het voor de corporatie mogelijk maken om zeer gericht en efficiënt verbeteringen door te voeren. De corporatie moet daarbij zelf het tempo kunnen bepalen. Zeker bij signaleringen waarbij een medewerker kenmerken in de woning fysiek moet controleren (zoals m2 of lengte aanrechtblad) is het niet realistisch om de gehele portefeuille binnen een jaar uit te voeren. In zo’n geval kan er worden gekozen om bij natuurlijke mutatie alle signaleringen uit de controles na te gaan of, wanneer een reparatie is ingepland, meteen de betreffende kenmerken na te lopen. Stapje voor stapje wordt de datakwaliteit verbeterd.

 

Plan-Do-Check-Act (PDCA)     

Naast de nulmeting en gerichte verbetering is het belangrijk om de voortgang te monitoren. Als er opnieuw fouten worden gemaakt, dan moet er op tijd worden bijgestuurd. De datakwaliteits-tooling moet eenvoudig inpasbaar zijn in een PDCA-cyclus. Monitoring is cruciaal om naar verloop van tijd niet weer af te zakken naar het oude niveau. Daarnaast is er vanuit de accountancybranche steeds meer interesse in dit onderwerp. Het pleit voor een woningcorporatie als deze kan laten zien hoe het met de datakwaliteit is gesteld, hoeveel deze reeds is verbeterd en dat de organisatie “in control” is over haar eigen data.

 

Hoe helpen wij de corporatiebranche?

CNS biedt dit jaar een nulmeting aan op het domein van WWS waardering en Vastgoedkenmerken, waarbij de datakwaliteits-tooling (DQ monitor) direct op het ERP-systeem wordt aangesloten. Met deze nulmeting geven we uw datakwaliteit een rapportcijfer. Vanuit de DQ monitor kunt u direct naar het gesignaleerde veld in het ERP- systeem navigeren om wijzigingen gericht aan te brengen. Dit faciliteren we een maand. Bij aanschaf van de DQ monitor worden de kosten van de nulmeting in mindering gebracht op de jaarlijkse kosten. CNS faciliteert na de aanschaf periodieke checks waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke verbeteringen zijn aangebracht, waar nieuwe fouten zijn opgetreden en wat de algemene trend is. Op deze wijze kan de corporatie datakwaliteit opnemen in hun Plan-Do-Check-Act cyclus. Meer informatie: 088-3880005 of verkoop@cns.nl

Power BI in de praktijk deel 3: Power BI on-premise

Power BI is een populaire, zeer gebruiksvriendelijke BI-tool die uitstekend geschikt is voor self-service BI. Het inrichten van de rapportage-omgeving en het samenstellen van de datasets vereist echter wel enige specialistische kennis. CNS heeft de afgelopen tijd corporaties geholpen met specifieke vraagstukken op het gebied van Power BI. Daarnaast hebben we een aantal workshops gegeven om corporatiemedewerkers kennis te laten maken met Power BI.

In mijn vorige blog heb ik verteld hoe wij een klant hebben geholpen met het overdragen van een rapport dat door een gebruiker was gemaakt aan de IT-afdeling. In deze blog vertel ik over de technische ondersteuning die wij hebben gegeven voor het inrichten van een volledige on-premise installatie van Power BI.

Bij de introductie was Power BI alleen in de cloud beschikbaar, wat geheel in lijn is met Microsofts Cloud-First strategie. Vanaf het begin was het echter duidelijk dat veel organisaties (nog) niet bereid zijn om gevoelige informatie in rapportages aan de cloud toe te vertrouwen. Gelukkig heeft Microsoft afgelopen zomer het volledig on-premise draaien van Power BI mogelijk gemaakt met de release van Power BI Report Server.

Inmiddels hebben wij de eerste klant geholpen met de implementatie van Power BI on-premise. Hiermee gaat de klant zelf dashboards en interactieve rapportages ontwikkelen op basis van het CNS-datawarehouse. Om het beheer van data en definities centraal te houden is er voor gekozen om Power BI in combinatie met het Tabular Model van Microsoft SQL Server te gebruiken. In eerste instantie wordt een aantal rapportages ontwikkeld om het grootste deel van de informatiebehoefte af te dekken. In een later stadium worden de mogelijkheden voor self-service analyse ingezet.

Als eerste hebben wij advies gegeven over de in te zetten hardware, software en de instellingen hiervan. De verschillende onderdelen van de oplossing stellen hun eigen eisen aan beschikbare resources en een goede afstemming is belangrijk voor een optimale performance. Ook hebben wij de installatie van de software voor onze rekening genomen. Alle onderdelen zijn op de verschillende databronnen aangesloten en overal is de juiste beveiliging ingesteld zodat gebruikers alleen toegang hebben tot de rapporten en data waar zij recht toe hebben.

Naast de technische ondersteuning, hebben we onze klant ook geholpen om een snelle start te maken met Power BI. We hebben twee rapporten gebouwd om deze vervolgens over te dragen aan de medewerkers van de klant. Zo zijn de eerste rapporten snel beschikbaar en krijgen de medewerkers training on-the-job. In de toekomst blijven we deze klant begeleiden bij de ontwikkeling en het onderhoud van de rapportages.

Met deze derde en laatste blog in de serie Power BI in de Praktijk heb ik een indruk gegeven van de ondersteuning die CNS kan bieden bij het volledig on-premise inzetten van Power BI. De blog-serie laat zien hoe Power BI op verschillende manieren ingezet kan worden. Naast de ondersteuning die hierin naar voren is gekomen, kan CNS ook standaardrapporten in Power BI bieden, waarmee heel snel over een breed scala aan onderwerpen kan worden gerapporteerd.
Meer weten over de hulp die CNS kan bieden voor de inzet van Power BI? Neem dan contact op met onze verkoopafdeling.