Power BI in de praktijk deel 2: Samenwerking IT en gebruikers

Power BI is een populaire, zeer gebruiksvriendelijke BI-tool die uitstekend geschikt is voor Self-Service BI. Het inrichten van de rapportage-omgeving en het samenstellen van de datasets vereist echter wel enige specialistische kennis. CNS heeft de afgelopen tijd corporaties geholpen met specifieke vraagstukken op het gebied van Power BI. Daarnaast hebben we een aantal workshops gegeven om corporatiemedewerkers kennis te laten maken met Power BI.

In mijn vorige blog heb ik verteld hoe CNS een klant heeft geholpen met het maken van een rapport waarin we op ad hoc-basis een aantal databronnen integreren. In deze blog vertel ik meer over hoe wij een klant hebben geholpen met het overdragen van een rapport dat een gebruiker had gemaakt, naar de IT-afdeling.

Power BI maakt het voor medewerkers van corporaties mogelijk om zelf een gedeelte van hun informatiebehoefte in te vullen. Zonder technische kennis kunnen goed ogende rapportages worden samengesteld en gedeeld. Iedereen die handig is met het gebruik van data in Excel, kan aan de slag met Power BI. In veel gevallen voldoen deze rapporten om een ad-hoc-vraag mee te beantwoorden of om een eerste indruk te krijgen van de situatie die wordt onderzocht. Regelmatig is het echter wenselijk om de kwaliteit van de data te verbeteren, meer data te integreren of het verversen van het rapport te automatiseren. Hiervoor is wel kennis nodig van de IT infrastructuur en de onderliggende systemen.

Deze situatie kwamen wij tegen bij een klant van ons in de regio Haaglanden. Een gebruiker had een Power BI-rapport gemaakt voor dagelijks onderhoud. De afdeling was tevreden met de inhoud van het rapport, maar het verversen van de data gebeurde handmatig door data naar een een aantal spreadsheets te exporteren in deze weer te importeren. Dit kostte te veel tijd en was bovendien gevoelig voor fouten. Wij hebben er voor gezorgd dat de data centraal beschikbaar kwam via Microsoft SQL Server Analysis Services en hebben het rapport hierop aangesloten. Sindsdien bevat het rapport altijd de meest actuele data. Daarnaast wilden de gebruikers informatie over first-time-fix-rates en de urenregistratie van servicemedewerkers integreren. Deze toevoegingen vereiste, naast complexe logica, ook gecontroleerde toegang tot bepaalde databronnen. Met twee dagen werk hebben we deze extra informatie in het rapport ingebouwd.

Dit is een goed voorbeeld van de mogelijkheden die Power BI biedt om rapportages door gebruikers zelf te laten samen stellen. Vervolgens is het rapport door de IT-afdeling geadopteerd, stabieler gemaakt en uitgebreid. Het resultaat is een rapport dat precies voldoet aan de behoefte van de gebruikers, maar ook aan de kwaliteitseisen van de organisatie.

In deze blog heb ik een voorbeeld gegeven van het opnemen van een ad hoc-rapportage in de set met officiële, door de organisatie goedgekeurde rapporten. In een volgend blog vertel ik hoe wij een corporatie hebben geholpen met het opzetten van een volledige on-premise Power BI-omgeving.

Power BI in de praktijk deel 1: Ad-hoc data integratie

Power BI is een populaire, zeer gebruiksvriendelijke BI-tool die uitstekend geschikt is voor Self-Service BI. Het inrichten van de rapportage-omgeving en het samenstellen van de datasets vereist echter wel enige specialistische kennis. CNS heeft de afgelopen tijd corporaties geholpen met specifieke vraagstukken op het gebied van Power BI. Daarnaast hebben we een aantal workshops gegeven om corporatiemedewerkers kennis te laten maken met Power BI. Tijd om deze ervaringen te delen! De komende weken kunt u daarom lezen over onze ervaringen met Power BI in de praktijk.

Power BI is uitermate geschikt om op een ad-hoc basis informatie uit verschillende bronnen in een dashboard te integreren. In een ideale wereld (vanuit IT gezien dan) vindt de integratie van data centraal en gecontroleerd plaats. In de praktijk is dat echter niet altijd haalbaar. Veel van deze ad- hoc-integraties zijn experimenteel van aard, ze zijn eenmalig of te beperkt qua inzet om via het datawarehouse te realiseren.

Om snel kleinschalige integratie op een economisch haalbare manier te realiseren kan Power BI worden ingezet. Omdat Power BI vele opties biedt om tot hetzelfde resultaat te komen is het handig om enigszins wegwijs te worden gemaakt in de vele mogelijkheden voor het laden, integreren en visualiseren van data. In dat kader hebben wij voor een corporatie in Zuid Holland een rapport gebouwd over de tevredenheid van klanten met uitgevoerde onderhoudstaken. Deze informatie wordt verzameld via enquêtes en zijn beschikbaar in Excel-bestanden. Om tot een zinvolle analyse van de klanttevredenheid te komen is het wel nodig om eigenschappen van geïnterviewde klanten vanuit het datawarehouse te koppelen aan de data in het spreadsheet.

Met twee dagen werk hebben wij een rapport kunnen realiseren dat op visuele wijze inzicht gaf in de klanttevredenheid naar invalshoeken zoals wijk, aannemer en leeftijd van de bewoner. Het resultaat gaf de corporatie niet alleen een goed inzicht in de status van de klanttevredenheid, maar ook van de mogelijkheden die Power BI biedt om snel een dergelijk rapportage te realiseren. Samen met de kennis die haar medewerkers hebben opgedaan in de onze workshop Power BI, biedt dit rapport een goede basis om de inzet van Power BI op te pakken binnen de BI-strategie van de corporatie.

In deze blog heb ik een voorbeeld gegeven van de manier waarop wij corporaties die Power BI overwegen kunnen helpen. In een volgend blog vertel ik hoe wij een corporatie hebben geholpen waar de gebruikers zelf al een Power BI rapport hadden gebouwd. Deze rapportage moest beter in de BI-infrastructuur worden ingepast zonder dat de mogelijkheden van de rapportbouwers werden ingeperkt.

Heeft uw organisatie advies of concrete ondersteuning nodig op het gebied van Power BI? CNS heeft de kennis in huis om ook uw case succesvol op te lossen. Neem gerust contact met ons op: 088- 388 0005 / verkoop@cns.nl.
Voor een heel praktische aanpak bent u van harte welkom tijdens een van de CNS Workshops Power BI.

Extra datum workshop Power BI

De vele inschrijvingen op onze workshop Power BI maken het mogelijk voor ons om opnieuw een datum toe te voegen waarop de workshop wordt gegeven. Schrijf je daarom snel in voor de workshop op 28 september of 23 november voordat alle beschikbare plaatsen bezet zijn.

Workshop
De Workshop is een hands-on kennismaking met Power BI. Gedurende een dagdeel komen diverse onderwerpen aan bod die van belang zijn bij het werken met Power BI. Zoals de mogelijkheden van het werken op mobiele apparaten, visualisaties en het laden van data. Deelnemers worden meegenomen in het werken met Power BI en gaan aan de slag met het bouwen van rapporten.

Klik hier om het volledige programma te bekijken en om u in te schrijven.

SSW kiest voor CNS

SSW heeft vanuit de doelstelling als organisatie klant gedreven en optimaal digitaal te willen zijn de keuze voor een klantportaal als prioriteit gesteld. Om vervolgens geadviseerd te worden door de klantportaal leverancier voor systemen die hier goed op aansluiten. Naast de voordelen van een goede koppeling is ook een goede synergie tussen de partijen van groot belang voor SSW.

De keuze is gemaakt voor het klantportaal van Kubion, samen met het ERP systeem van Centric en het datawarehouse van CNS met Best Practice als uitgangspunt voor lean processen en efficiency.
Best Practice van CNS biedt Standaardrapporten opgebouwd vanuit marktstandaarden (CORA, Corpodata, e.d.) aangevuld met jarenlange kennis en ervaring van CNS als BI specialist binnen de corporatiesector. SSW zal de Standaardrapporten van CNS gaan inzetten voor managementrapportage waarmee zij beschikken over de juiste instrumenten om processen nauwkeurig te volgen. Naast sturingsinformatie bieden de Standaardrapporten alle benodigde verantwoordingsrapportage.

CNS verwelkomt SSW als nieuwe klant! Tijdens een kick-off met alle kerngebruikers van het datawarehouse is er naast taart tijd om beter kennis te maken. Kerngebruikers, consultants en fine-tuning van werkwijze. Met het doornemen van de Standaardrapportage en de iteratieve aanpak bij de implementatie komen de vragen naar boven die van belang zijn voor een goede start van het project. Daarnaast worden aanvullende wensen geïnventariseerd om te kunnen bepalen of zij binnen het huidige project worden meegenomen. Een goede samenwerking en duidelijke processen vormen de basis voor de totstandkoming van de gewenste informatievoorziening.

De noodzaak voor goede datakwaliteit

Binnen woningcorporaties is de datakwaliteit van de primaire gegevens een veelgehoord issue. In sommige gevallen weet men waar de gegevens niet kloppen, maar vaak is het meer een gevoelskwestie dat er waarschijnlijk fouten in de data zitten. Kwesties zoals woningen die niet leeg staan en toch niet verhuurd zijn, bovenwoningen met tuin, afwijkende bouwjaren binnen een complex en vierkante meters die niet kloppen. Dit is slechts een greep uit de veelgehoorde klachten over datakwaliteit. Omdat er vaak geen data-eigenaarschap wordt toegewezen binnen de organisatie, blijft dit een structureel probleem.

Verstrekkende gevolgen

Bovenstaande problemen staan echter niet op zichzelf en kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Belangrijke besluiten omtrent complexen, zoals investeren, uitponden of verduurzamen, worden gemaakt op basis van de gegevens in het primaire systeem. Als deze niet blijken te kloppen, kan dit mogelijk uitmonden in een verkeerd complexbeleid. Garbage in is immers garbage out. Naast dit overduidelijke voorbeeld speelt er meer. Op basis van verkeerde of ontbrekende vastgoedkenmerken kan er een foutieve WWS-puntentelling ontstaan, waardoor de berekende huur niet correct is en waardoor er een te hoge of te lage marktwaarde in verhuurde staat wordt berekend. Daarnaast spelen er allerlei operationele zaken die een verkeerde afhandeling tot gevolg kunnen hebben. Zoals verkeerd onderhoud of problemen bij toewijzingen. Tenslotte moet er op diverse vastgoedkenmerken verantwoord worden en data-issues zullen hier ook zeker impact op hebben.

Datakwaliteit voorwaarde voor assetmanagement

De voorbeelden laten zien dat goede datakwaliteit evident is voor de gehele vastgoedsturing binnen de woningcorporatie en dat het zich niet afspeelt op alleen operationeel of tactisch niveau. Binnen het kader van vastgoedsturing is assetmanagement de trend van de afgelopen jaren. Ik weet vanuit mijn ervaring dat bij invoering van assetmanagement er relatief weinig aandacht besteed wordt aan datakwaliteit. De implementatie van assetmanagement focust zich met name op organisatorisch vlak en om de assetmanagers de juiste tooling te geven. Uit die analytische tooling komen vervolgens wel een aantal data-issues naar voren, maar lang niet allemaal om bovenstaande problemen op te lossen. Vooral de assetmanager heeft veel baat bij robuuste datakwaliteit voor de bepaling van complexplannen en de realisatie van de wensportefeuille. Een goede kwaliteit van de data om mee te beginnen is daarom een absolute voorwaarde voor vastgoedsturing.

Continue monitoring datakwaliteit is de oplossing

Omdat het toewijzen van data-eigenaren niet populair is (weinig medewerkers willen data-verantwoordelijk zijn) of nog niet gebeurd is, krijgt datakwaliteit vooralsnog geen plek binnen de huidige bedrijfsprocessen. Daarnaast is het verbeteren van datakwaliteit niet “sexy”. We zijn liever bezig met het doorrekenen van complexplannen of optimaliseren van planmatig onderhoud. Om toch een eerste stap te maken, kan CNS de huidige datakwaliteit meten. Dan weet de organisatie in ieder geval waar zij aan toe is. Met de DQ (Data Quality) Monitor krijgt u inzage in de gevonden “fouten”; de datakwaliteit wordt opgesteld als een cumulatief percentage.
Vervolgens kan de DQ monitor gescheduled worden om de datakwaliteit blijvend te monitoren. Per onderwerp kan worden afgedaald naar details, van waaruit rechtstreeks naar het bronsysteem kan worden gesprongen om de data daar te verbeteren. Trendgrafieken geven aan hoe de kwaliteit van informatie zich ontwikkelt over de tijd. De kwaliteit wordt gemeten via controles op de aanwezigheid, de correctheid en de plausibiliteit van de gegevens.
DQ Monitor kan de noodzaak van datakwaliteit bekrachtigen en eenvoudige handvatten bieden ter verbetering. Uiteindelijk is datakwaliteit geen IT-probleem, maar vooral een probleem van de vele eindgebruikers. IT kan de business wel voorzien in tooling om dit probleem behapbaar en oplosbaar te maken.

Quick wins

Het structureel verbeteren van kwaliteit is het uiteindelijke doel, maar dit kan enige tijd duren. DQ Monitor kan ook ingezet worden om specifieke initiatieven te ondersteunen. Bijvoorbeeld wanneer er vanuit het assetmanagement belangrijke beslissingen omtrent enkele complexen genomen moeten worden. Voor deze enkele complexen kan worden nagegaan of de datakwaliteit goed genoeg is.
Of moet er wellicht eerst nog naar de data worden gekeken? Door te focussen op een kleine dataset, hoeven de huidige vastgoedprojecten niet on hold te worden gezet en kan de datakwaliteit stapje voor stapje verbeterd worden.

 

 

Dit is de eerste blog van Marc Boonman, sinds 1 april werkzaam als Business Consultant bij CNS. Hieronder stelt Marc zich voor:

Mijn naam is Marc Boonman. Ik ben sinds 1 april 2017 werkzaam binnen CNS als Business Consultant. Ik heb een financiële en bedrijfskundige achtergrond. Hiervoor ben ik 9 jaar werkzaam geweest bij Reasult. Mijn specialisatie was Vastgoedsturing en in het bijzonder Asset management. Met mijn combi-rol als Business Consultant en Product Owner heb ik aan de basis gestaan van de ontwikkeling van Asset managementsoftware. Deze ontwikkeling deden we gezamenlijk met onze klanten. Dit waren initieel de institutionele beleggers, maar in een later stadium ook de woningcorporaties. Ik ben nauw betrokken geweest bij de implementaties van Stadgenoot, Mooiland en Vestia. Samen met hen hebben we Vastgoedsturing voor woningcorporaties naar een hoger plan getild. Ik ben blij dat ik mijn kennis en ervaring uit de vastgoedbranche kan inbrengen bij CNS.

Nieuwe data workshop Power BI

Uit de reacties van deelnemers op de afgelopen Power BI workshops kunnen wij concluderen dat de sessies een succes waren. Naast het enthousiasme over de mogelijkheden die Power BI biedt, gaven de deelnemers aan de workshop zeker aan te bevelen aan anderen. Na de zomer biedt CNS daarom weer twee workshops aan op donderdag 24 augustus en 28 september.

Workshop
De Workshop is een hands-on kennismaking met Power BI. Gedurende een dagdeel komen diverse onderwerpen aan bod die van belang zijn bij het werken met Power BI. Zoals de mogelijkheden van het werken op mobiele apparaten, visualisaties en het laden van data. Deelnemers worden meegenomen in het werken met Power BI en gaan aan de slag met het bouwen van rapporten.

Klik hier om het volledige programma te bekijken en om u in te schrijven.

‘Meer data en betere stuurinformatie bij gebruik Datawarehouse’

Met ruim 40.000 vhe is Rochdale één van de grotere woningcorporaties in Nederland. Is met zo’n grootte sturen op data een grote uitdaging? Hoe pakt de Amsterdamse organisatie dit aan? Een gesprek met Projectmanager en Informatieanalist Richard de Wilde (foto links), ICT-Manager Jan Abels (foto rechts) en Functioneel Beheerder Ronald van der Horst (foto midden): “Bijna alle managementrapportages komen uit ons datawarehouse.”

De belangrijkste uitdagingen voor Rochdale zijn volgens Jan in twee stromen te verdelen. “Aan de ene kant zijn dat de uitdagingen die voor de hele corporatie gelden. Denk aan het passend aanbieden van woningen, het betaalbaar houden van ons bezit en natuurlijk het bieden van voldoende huurwoningen. Daarnaast heb je ook ICT-ontwikkelingen die in toenemende mate een stempel drukken op de organisatie. We werken nu aan het optimaliseren van processen en het verder digitaliseren van Rochdale.”

Ondersteunen en verbeteren

Om efficiënt gegevens te beheren, is het beschrijven van het eigenaarschap van data – en dit duidelijk in lijn brengen met de proceseigenaren – erg belangrijk. Ronald: “De ICT, en met name de functioneel beheerders, hebben hierbij een ondersteunende, faciliterende rol. Wij beheren de systemen en adviseren de proceseiganren.”

Meerwaarde

De corporatie maakt daarvoor sinds 2004 gebruik van het datawarehouse van CNS. Richard: “We werkten na de fusie met Woningstichting Patrimonium met twee verschillende primaire systemen, en hadden behoefte om de data uit deze systemen te combineren om tot bedrijfsbrede verslaglegging en rapportage te komen. Een extern datawarehouse – naast het ERP – stelt ons in staat data te integreren vanuit verschillende bronnen en gebruik te maken van extra rapportage mogelijkheden.”
Sinds begin dit jaar heeft Rochdale een nieuw primair informatiesysteem in gebruik, Tobias AX van Aareon. “Het hebben van een datawarehouse en een primair systeem voor rapportage heeft overlap,” geeft Jan toe. “Maar het levert ook meerwaarde op vanwege de integratie met andere systemen. Bijvoorbeeld: de tijdslijnen die wij in het datawarehouse kunnen bewaren. Alle gegevens worden ‘historisch’ opgeslagen, zodat wij altijd over meerdere periodes kunnen rapporteren. Daarnaast levert een dergelijk systeem meer stuurinfo uit de bron en kunnen wij meerdere bronnen – waar het ERP-systeem er dan één van is – ontsluiten in één bedrijfsbrede rapportage.”

Betere stuurinformatie

“Medewerkers gebruiken het datawarehouse voor het aanmaken van rapportages,” legt Ronald uit. “Daarnaast kan het datawarehouse worden gebruikt voor ad hoc analyses. Data uit verschillende externe bronnen kunnen worden gecombineerd in één rapportage, bijvoorbeeld de gegevens uit ons ERP-systeem die worden samengevoegd met die uit ons woonruimteverdeelsysteem. Dit geeft ons informatie om beter te sturen.”

Synergie

Op de vraag of een datawarehouse hierbij onmisbaar is, antwoordt Richard: “We hebben geconcludeerd dat – met name vanwege het bewaren van de historie – bijna alle managementrapportages uit het datawarehouse komen. Slechts een beperkt deel komt rechtstreeks uit ons ERP-systeem. Beide bronnen worden wel met dezelfde front-end tool ontsloten, dus een eindgebruiker ziet niet het verschil.”

De hoeveelheid sturings- en verantwoordinginformatie die wordt gevraagd van Rochdale is volgens Richard de laatste jaren toegenomen. “Deze grotere vraag leidt ook tot hogere administratieve lasten. We hopen dat de synergie tussen verschillende systemen in de toekomst verder toeneemt, bijvoorbeeld door standaard koppelingen vanuit het ERP-systeem die data geschikt aanlevert aan toezichthouders. Dat helpt ons hoofd te bieden aan de grotere hoeveelheid verantwoordingsinformatie die van ons wordt gevraagd.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 28 juni 2017

DWEX

Nieuwe versie DWEX beschikbaar


DWEX versie 5.6 is vanaf nu beschikbaar voor alle klanten met een onderhoudscontract. Met het vrijgeven van DWEX 5.6 komen alle postcode 6-gebieden van Nederland beschikbaar om op kaarten in DWEX te tonen. Net als met de andere standaardgebieden (gemeentes, woonplaatsen, CBS-wijken, CBS-buurten, postcode 4- en 5-gebieden) kan informatie afhankelijk van de gegevens in het datawarehouse worden gevisualiseerd door het inkleuren van de betreffende postcode 6-gebieden, het omlijnen van de gebieden of het tonen van symbolen bij de gebieden.

Behalve de beschikbaarheid van de postcode 6-gebieden bevat DWEX 5.6 enkele verbeteringen voor de grafieken en het exporteren van rapporten.

Wanneer u geïnteresseerd bent in het upgraden naar DWEX 5.6 kunt u contact opnemen met de verkoopafdeling van CNS via 088 388 0005 of via verkoop@cns.nl.

CNS organiseert workshop Power BI

Power BI staat volop in de aandacht als nieuwe, gemakkelijk inzetbare rapportage-tool. Maar wat komt er eigenlijk bij kijken om medewerkers in een corporatie optimaal gebruik te laten maken van de mogelijkheden? CNS organiseert in mei en juni een workshop waarin stapsgewijs het werken met Power BI aan bod komt. Wat heb je ervoor nodig, welke valkuilen zijn er en wat zijn de mogelijkheden?

De Workshop is een hands-on kennismaking met Power BI. Gedurende een dagdeel komen diverse onderwerpen aan bod die van belang zijn bij het werken met Power BI, zoals het laden van data, visualisaties en het werken op mobile devices. Deelnemers worden meegenomen in het werken met Power BI en gaan aan de slag met het bouwen van rapporten. Een eigen laptop meenemen is noodzakelijk voor deelname aan de workshop.

Inhoud

  • Werken met rapporten op de Power BI service
  • Bouwen van rapporten in Power BI desktop
  • Power BI en een datawarehouse

Voor wie

  • Medewerkers BI/rapportage
  • Kerngebruikers rapportage
  • Informatiemanagers
  • Iedereen die veelvuldig gebruik maakt van informatie voor het uitvoeren van zijn of haar taken.

Wanneer

Dinsdag 23 mei , donderdag 8 juni (vol) en donderdag 22 juni
Tijd: 10.00 – 13.00 uur
Locatie: Maarssenbroeksedijk 13B, Utrecht
Max. aantal deelnemers: 10 personen
Na afloop wordt een lunch aangeboden

Voor meer informatie & aanmelding kunt u contact opnemen met Ilse van der Steen via 088 388 0032  of per mail via ilse.van.der.steen@cns.nl.

“Maak medewerkers bewust en datakwaliteit meetbaar”

Corporaties moeten steeds vaker en meer digitaal verantwoording afleggen. Dat betekent een grotere focus op datakwaliteit. Maar in hoeverre is de kwaliteit van gegevens bij woningcorporaties daadwerkelijk op orde? Een gesprek met Jan van Dijk, directeur bij CNS: “Medewerkers bewust maken van het belang van data is essentieel.”

“Goede datakwaliteit is voor elke organisatie van levensbelang,” begint Jan het gesprek. “In de corporatiebranche wordt het gebrek aan kwaliteit de laatste jaren steeds duidelijker zichtbaar. De groter wordende verantwoordingsdruk zorgt ervoor dat problemen sneller aan de oppervlakte komen en de focus op efficiëntie bij corporaties kan daarnaast alleen slagen als de kwaliteit van data op orde is. Ook wordt datakwaliteit voor huurders steeds belangrijker. Zij regelen steeds meer zelf door middel van huurdersportalen, en incorrecte data zorgen ervoor dat het vertrouwen in het portaal en in de corporatie afneemt. Ook zal het KCC meer telefoontjes van huurders moeten afhandelen.”

Bewustzijn
De belangrijkste uitdaging rondom datakwaliteit is het veranderen van bewustzijn bij corporatiemedewerkers, legt Jan uit. “Vaak wordt er onvoldoende gerealiseerd wat de gevolgen zijn van foutieve of ontbrekende data. Vaak omdat degene die de data invoert niet degene is die de data gebruikt. Wanneer een bouwjaar van een complex bijvoorbeeld verkeerd wordt ingevuld, heeft dat invloed op de marktwaarde, de planning voor planmatig onderhoud en de vaststelling van de resterende levensduur. Dit levert extra werk op voor assetmanagers, verhoogt het risico op fouten en kan zelfs leiden tot verkeerde beslissingen omtrent exploitatie. Grote kans dat degene die het bouwjaar invoert zich dit niet realiseert.”

“Daarnaast moet het verbeteren van datakwaliteit niet als kortstondig project worden benaderd, maar als continu proces. Vaak kunnen fouten niet van de ene op de andere dag worden opgelost. Wij merken dat meestal bij ruim de helft van de eenheden fouten in de data zit. Het is niet mogelijk om een project op te zetten waarin al deze eenheden worden bezocht om de gegevens te verbeteren. Bovendien, als het proces van vastleggen van de data niet verbetert, zullen nieuwe fouten net zo snel worden toegevoegd. Een verandering in de processen en beleid is nodig om over langere termijn de kwaliteit te verbeteren. Dit soort initiatieven vergen wel een lange adem en zonder dat de resultaten hiervan meetbaar zijn is het moeilijk de focus hierop te houden.”

Optimale datakwaliteit
Volgens Jan hangt de term ‘optimale datakwaliteit’ af van de eisen die de corporatie stelt. “Deze verschillen met de aard van de data. Gegevens over bijvoorbeeld inkomens en huurprijzen bij nieuwe verhuringen zijn van hoge kwaliteit door de verantwoording omtrent passend toewijzen. Wanneer e-mailadressen uitsluitend worden gebruikt voor de nieuwsbrief, dan hoeven de eisen aan data niet heel hoog te zijn. Dit verandert echter wanneer een corporatie zich ten doel stelt om via een huurdersportaal de klantenservice te verbeteren en kosten te verlagen. Als het meer kost om de datakwaliteit te verbeteren dan dat het aan kwaliteit oplevert, zou overwogen moeten worden of de inspanning wel nut heeft. Maar wij komen in de praktijk vaak tegen dat de kwaliteit van essentiële data, zoals gegevens over woningwaardering, erg laag is.”

Meetbaar maken
Om de kwaliteit van data te verbeteren, moet dit eerst meetbaar gemaakt worden. Jan: “Vrijwel alle corporaties waar wij mee spreken zijn zich bewust van dit probleem, maar hebben nog geen oplossing gevonden. Er heerst een gevoel dat het ERP-systeem onbetrouwbaar is, maar hard bewijs ontbreekt. Medewerkers komen fouten tegen wat leidt tot discussies of een schaduwadministratie in Excel, maar een structurele aanpak van de problemen ontbreekt.”

“Wanneer duidelijk wordt welke informatie moet worden verbeterd, kunnen initiatieven vorm krijgen. Deze bestaan uit het vaststellen van eigenaren en belanghebbenden van informatie en het maken van afspraken over procedures en bevoegdheden voor het vastleggen van data. Wanneer de kwaliteit van data goed meetbaar is, kunnen op basis daarvan de prioriteiten worden vastgesteld. Door het blijven meten kunnen de vorderingen goed in de gaten worden gehouden, en de initiatieven eventueel worden bijgestuurd.”

DQ Monitor
CNS kan corporaties helpen met het meetbaar en zichtbaar maken van de kwaliteit van informatie, legt Jan uit. “Dit doen wij door middel van de DQ Monitor. We bieden kwaliteitscontroles die specifieke onderwerpen binnen de corporatiemarkt belichten. Als eerste hebben wij een set met controles ontwikkeld voor de gegevens over de woningwaardering. Met de DQ Monitor wordt zichtbaar welke eenheden onvolledige, foutieve informatie bevatten. Ook wordt het verloop van de datakwaliteit over de tijd zichtbaar. Dit helpt corporaties te bepalen waar de inspanning voor het verbeteren op gericht moet zijn, en welke resultaten worden bereikt.”

Toenemende druk
Het nemen van stappen om de kwaliteit van data te verbeteren is volgens Jan erg belangrijk. “Het belang van data zal de komende jaren alleen maar toenemen. De verantwoordingsdruk vanuit de overheid wordt ook steeds groter en daarnaast verwachten wij dat de overheid corporaties steeds meer zal verplichten dit digitaal te doen. De druk om kosten te reduceren en initiatieven om dit te bereiken via verdergaande digitalisering, hebben hetzelfde effect. Hoe meer informatie extern ter beschikking wordt gesteld, hoe hoger de eisen aan datakwaliteit zullen zijn.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 3 april 2017