Mercatus zet structuur om te sturen neer

Mercatus (www.mercatus.nl) is een middelgrote woningcorporatie met ongeveer 5.000 eenheden verspreid over Emmeloord en 10 dorpen in de Noordoostpolder. Mercatus biedt woningen aan voor alle doelgroepen: jong en oud, alleenstaand of samenwonend, met of zonder zorg. Samen met lokale partners zorgt Mercatus ervoor dat haar bewoners prettig, veilig en aantrekkelijk kunnen wonen in de Noordoostpolder.

Tot een paar jaar geleden bestond Mercatus’ informatievoorziening richting het management, zoals bij veel organisaties, voornamelijk uit lijsten met cijfers. Door verschillende medewerkers werden verschillende bewerkingen uitgevoerd om vanuit de lijsten de gewenste indicatoren te berekenen. Er waren geen duidelijke afspraken over de precieze definitie van de indicatoren waardoor er niet alleen verschillen in de cijfers per afdeling ontstonden, maar ook over de tijd. De ene maand werd bijvoorbeeld de frictieleegstand berekend inclusief garages, de volgende maand exclusief. Dit gebrek aan afspraken maakte het lastig om het met elkaar eens te worden over de cijfers. Als gevolg daarvan was het erg moeilijk om de juiste personen verantwoordelijk te houden voor resultaten, plannen te maken en de effecten van maatregelen te meten. Kortom, om de volgende stap te maken in het verbeteren van de bedrijfsvoering, was het noodzakelijk voor Mercatus om de informatievoorziening naar het management aan te pakken.

Mercatus kantoor

Dit was echter makkelijker gezegd dan gedaan. De schat aan ervaring binnen de corporatiebranch die Leon Beljon, controller bij Mercatus, meebracht kwam nu heel goed van pas. “Als eerste hebben we bepaald welke informatie het management nodig heeft voor het besturen van de organisatie.”, vertelt Leon, “Maar ook de registratie van gegevens en de bedrijfsprocessen dienden gestroomlijnd te worden om bruikbare informatie op te kunnen leveren. De rapportages vanuit het datawarehouse hielpen al meteen om te identificeren waar de processen en de registratie van gegevens nog verbeterd moesten worden.”

Deze activiteiten hebben geresulteerd in rapportages over o.a. Huur en Verhuur, Incasso, Mutaties, Onderhoud, Verkoop, Bedrijfslasten en Ziekteverzuim. Met deze rapporten kan het management in één oogopslag de belangrijkste resultaten zien en snel een eerste analyse maken. De personen die verantwoordelijk zijn voor de cijfers kunnen vervolgens tot in detail zien waaruit de KPIs zijn opgebouwd. Deze details worden gebruikt voor de verklaring van de resultaten naar het management. Dit is mogelijk doordat de rapporten allemaal volgens dezelfde duidelijke structuur op zijn gezet. Elk rapport begint met een totaaloverzicht over het onderwerp waarin de belangrijkste Key Performance Indicators (KPI’s) worden getoond. Daarna volgen trendgrafieken voor de eerste analyse van de resultaten. Vervolgens komen de details aan bod.

Er zijn nu geen verrassingen meer als de maandcijfers bekend worden.
Leon Beljon, Controller, Mercatus

“De cijfers zijn nu elke dag opvraagbaar.”, verteld Leon Beljon. “Hierdoor zijn er ook geen verrassingen meer als de maandcijfers bekend worden. Onze woonconsulenten houden de hele maand de cijfers in het oog en kunnen dus al anticiperen op de resultaten ver voordat de maandcijfers bekend zijn.”

Het is nu voor de organisatie veel duidelijker wat de gevolgen zijn van het onjuist of niet vastleggen van data. “Als het inkomen van een nieuwe huurder niet is geregistreerd, dan heeft dat meteen gevolgen voor de resultaten.”, legt Leon Beljon uit. “Vroeger kon er niemand op aangesproken worden als het inkomen niet bekend was. Nu zien de verantwoordelijke medewerkers meteen welk gevolg dit heeft voor onze prestaties op de Europese norm. Dit is een enorme stimulans om de zaken meteen goed vast te leggen.”

Mercatus merkt ook dat de helderheid in cijfers en verantwoordelijkheden de verschillende afdelingen scherp houdt. Zo is de afdeling Onderhoud verantwoordelijk voor de mutatieleegstand, waar de afdeling Wonen zich over de frictieleegstand ontfermt. Omdat beide afdelingen gespitst zijn op het laag houden van de leegstand binnen hun verantwoordelijkheid, ontstaat er vanzelf meer communicatie over de leegstand. De kans dat een leegstaand pand door de mazen van het net glipt en geen aandacht krijgt is hierdoor veel kleiner.

Iedereen wil nu actief met de cijfers bezig zijn.
Leon Beljon, Controller, Mercatus

De tijd die nodig is voor het samenstellen van de maand- en kwartaalrapportages is sterk verkort. “Nu we geen discussie meer hebben over de inhoud van de cijfers en het belang van goede informatie evident is, wil iedereen er ook actief mee bezig zijn.”, stelt Leon Beljon. “Daardoor is mijn werk als controller ook plezieriger geworden. Mensen zien het opleveren en verantwoorden van cijfers niet meer als een vervelende onderbreking van hun werkzaamheden, maar als belangrijk onderdeel van hun verantwoordelijkheid.”

Dat de nieuwe situatie zijn vruchten al af heeft geworpen wordt wel bewezen door de AA-status die Mercatus in november 2014 heeft gekregen in de S- klasse (2500 tot 5000 wooneenheden) voor de Corporatie Benchmark Centrum test. Dit betekent dat Mercatus zowel op het onderdeel ‘bedrijfsvoering’ als het onderdeel ‘kwaliteit’ een A-status behaald en behoort daarmee tot de koplopers.

Samenvatting

Woningcorporatie met 5.000 eenheden in de Noordoostpolder.

Toepassingen
  • Wonen
  • Financiën
  • Onderhoud
  • Verkoop
  • Woonruimteverdeling
Producten
  • WoningbouwDWH
  • WoningbouwETL
  • Connectie naar:
    cegeka-dsa Empire
    WoningNet
  • DWEX
  • DWEX Portal