‘Meer data en betere stuurinformatie bij gebruik Datawarehouse’

Met ruim 40.000 vhe is Rochdale één van de grotere woningcorporaties in Nederland. Is met zo’n grootte sturen op data een grote uitdaging? Hoe pakt de Amsterdamse organisatie dit aan? Een gesprek met Projectmanager en Informatieanalist Richard de Wilde (foto links), ICT-Manager Jan Abels (foto rechts) en Functioneel Beheerder Ronald van der Horst (foto midden): “Bijna alle managementrapportages komen uit ons datawarehouse.”

De belangrijkste uitdagingen voor Rochdale zijn volgens Jan in twee stromen te verdelen. “Aan de ene kant zijn dat de uitdagingen die voor de hele corporatie gelden. Denk aan het passend aanbieden van woningen, het betaalbaar houden van ons bezit en natuurlijk het bieden van voldoende huurwoningen. Daarnaast heb je ook ICT-ontwikkelingen die in toenemende mate een stempel drukken op de organisatie. We werken nu aan het optimaliseren van processen en het verder digitaliseren van Rochdale.”

Ondersteunen en verbeteren

Om efficiënt gegevens te beheren, is het beschrijven van het eigenaarschap van data – en dit duidelijk in lijn brengen met de proceseigenaren – erg belangrijk. Ronald: “De ICT, en met name de functioneel beheerders, hebben hierbij een ondersteunende, faciliterende rol. Wij beheren de systemen en adviseren de proceseiganren.”

Meerwaarde

De corporatie maakt daarvoor sinds 2004 gebruik van het datawarehouse van CNS. Richard: “We werkten na de fusie met Woningstichting Patrimonium met twee verschillende primaire systemen, en hadden behoefte om de data uit deze systemen te combineren om tot bedrijfsbrede verslaglegging en rapportage te komen. Een extern datawarehouse – naast het ERP – stelt ons in staat data te integreren vanuit verschillende bronnen en gebruik te maken van extra rapportage mogelijkheden.”
Sinds begin dit jaar heeft Rochdale een nieuw primair informatiesysteem in gebruik, Tobias AX van Aareon. “Het hebben van een datawarehouse en een primair systeem voor rapportage heeft overlap,” geeft Jan toe. “Maar het levert ook meerwaarde op vanwege de integratie met andere systemen. Bijvoorbeeld: de tijdslijnen die wij in het datawarehouse kunnen bewaren. Alle gegevens worden ‘historisch’ opgeslagen, zodat wij altijd over meerdere periodes kunnen rapporteren. Daarnaast levert een dergelijk systeem meer stuurinfo uit de bron en kunnen wij meerdere bronnen – waar het ERP-systeem er dan één van is – ontsluiten in één bedrijfsbrede rapportage.”

Betere stuurinformatie

“Medewerkers gebruiken het datawarehouse voor het aanmaken van rapportages,” legt Ronald uit. “Daarnaast kan het datawarehouse worden gebruikt voor ad hoc analyses. Data uit verschillende externe bronnen kunnen worden gecombineerd in één rapportage, bijvoorbeeld de gegevens uit ons ERP-systeem die worden samengevoegd met die uit ons woonruimteverdeelsysteem. Dit geeft ons informatie om beter te sturen.”

Synergie

Op de vraag of een datawarehouse hierbij onmisbaar is, antwoordt Richard: “We hebben geconcludeerd dat – met name vanwege het bewaren van de historie – bijna alle managementrapportages uit het datawarehouse komen. Slechts een beperkt deel komt rechtstreeks uit ons ERP-systeem. Beide bronnen worden wel met dezelfde front-end tool ontsloten, dus een eindgebruiker ziet niet het verschil.”

De hoeveelheid sturings- en verantwoordinginformatie die wordt gevraagd van Rochdale is volgens Richard de laatste jaren toegenomen. “Deze grotere vraag leidt ook tot hogere administratieve lasten. We hopen dat de synergie tussen verschillende systemen in de toekomst verder toeneemt, bijvoorbeeld door standaard koppelingen vanuit het ERP-systeem die data geschikt aanlevert aan toezichthouders. Dat helpt ons hoofd te bieden aan de grotere hoeveelheid verantwoordingsinformatie die van ons wordt gevraagd.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 28 juni 2017

‘Datawarehouse verbetert de kwaliteit van data binnen onze organisatie’

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 6 april 2016
artikel-corporatiesgids-woonconcept-04-2016
De hoeveelheid data die een corporatie elke dag binnenkrijgt, verwerkt, analyseert en verstuurt groeit door de digitaliseringsdrang elke dag. Maar hoe kan een corporatie grip houden op al die data en dit tegelijkertijd gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met informatie- en procesanalisten Henk Drent en Erika van het Hul van woningcorporatie Woonconcept uit Meppel.

Woonconcept maakt inmiddels al acht jaar gebruik van de datawarehouse-oplossing van CNS. “We wilden destijds een onafhankelijke, uniforme en centrale informatievoorziening voor de organisatie,” begint Erika. “Belangrijk aspect bij dit traject was dat vrijwel alle medewerkers toegang moeten hebben tot de beschikbare informatie.”

Grip houden op data

Het Datawarehouse helpt Woonconcept hiermee hun grootste uitdaging aan te gaan: grip houden op de kwaliteit van data. “Wanneer je namelijk geen DWH hebt, is het voor medewerkers mogelijk om informatie uit verschillende bronsystemen te halen,” legt Erika uit. “Maar dit is een complex en arbeidsintensief proces waarbij makkelijk vergissingen gemaakt kunnen worden. In het Datawarehouse brengen we de gegevens gestructureerd samen, en door rapporten te standaardiseren kan de gebruiker erop vertrouwen dat de gegeven informatie actueel en accuraat is. Dit leidt indirect tot een hogere kwaliteit van de dienstverlening richting onze klanten.”

Gekoppelde databronnen

De Meppelse corporatie heeft haar ERP-systeem (Empire), DMS (eWorX), woningzoekendensysteem (EasyMatch), Servicemanagement (TOPdesk), Telefooncentrale (Unexus) en eigen tabellen uit Office als databronnen opgenomen in het Datawarehouse. “De toepassingen waarvoor wij het DWH gebruiken zijn legio,” vertelt Henk. “Dashboards, balanced scorecards, kanaalsturing, voortgangsrapporten, bewaking van datakwaliteit en het tonen van trends zijn slechts enkele voorbeelden.”

Het grootste voordeel van het Datawarehouse is volgens Henk de eerdergenoemde kwaliteitsverbetering qua data. “Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van dagelijks bijgewerkte real time en online rapporten. Deze worden niet meer fysiek verspreid in de organisatie, wat het risico op gebruik van verouderde informatie voorkomt. Iedere werknemer heeft via een web-applicatie beschikking over alle informatie.”

Groot draagvlak

“Door de gestandaardiseerde rapporten is de acceptatiegraad onder medewerkers zeer hoog,” vertelt Henk op de vraag hoe Woonconcept ervoor zorgt dat alle informatie door besluitvormers ook écht gebruikt wordt. “Er zijn afgelopen jaar interne interviews geweest met managers en groepshoofden. Hieruit bleek dat er een groot draagvlak was voor het gebruik van het Datawarehouse. De gegevensbeheerders zijn erg tevreden met de ontwikkeling van de informatievoorziening, wat een goede basis is waarmee ons DWH zich verder kan ontplooien.”

Eigen rapporten

De rapporten die Woonconcept digitaal ter beschikking stelt, worden door de corporatie zelf aangemaakt. “Dit zorgt ervoor dat wij binnen onze organisatie centraal de actuele en uniforme data beschikbaar hebben. De uitdaging hierbij ligt opvallend genoeg in het beheersbaar houden van alle mogelijkheden van het DWH. Het is zaak om de aangevraagde specificaties van de rapportages goed te beoordelen op functionaliteit en duidelijkheid. Anders zie je al snel door de bomen het bos niet meer.”

Nieuwe koppelingen

“Ons streven blijft om waar mogelijk relevante bronnen te ontsluiten richting het Datawarehouse,” zegt Erika op de vraag hoe de data-inrichting binnen Woonconcept zich de komende jaren gaat ontwikkelen. “Dit betekent dat we bij nieuwe applicaties of databases altijd beoordelen en analyseren of een koppeling met het Datawarehouse mogelijk en wenselijk is. Richting de gebruikers van de rapporten is ons streven zo goed mogelijk aan te blijven sluiten op de behoefte in het proces en de besluitvorming: een continu verbeteringsproces.”