Woonzorg Nederland: “Alleen maand- of kwartaalrapportages voldoen niet meer in deze tijd”

Het belang van data bij woningcorporaties is de laatste jaren enorm gegroeid. Maar daarvoor moet de kwaliteit van data wel in orde zijn. Hoe houd je de datakwaliteit goed, en hoe zet je dit in voor bijvoorbeeld big data en sturingsinformatie? CorporatieGids.nl ging in gesprek met Lorenzo Blok, Functioneel Applicatiebeheerder Business Intelligence bij Woonzorg Nederland, over het verbeteren van datakwaliteit.

De afgelopen dertien jaar was Lorenzo actief als Controller bij de landelijk actieve corporatie. “Vanaf begin dit jaar ben ik echter actief als Functioneel Applicatiebeheerder Business Intelligence.” De extra aandacht voor datakwaliteit komt volgens hem voort uit de vraag van Woonzorg Nederland om volledig op de informatie uit systemen te kunnen vertrouwen. “Wij beantwoorden nu vragen van bijvoorbeeld een klant of collega en willen, getoetst, zeker weten dat de data waarop we het antwoord baseren volledig en correct is.” Een voorbeeld hiervan is de huurprijs die samenhangt met de WWS-punten. Met behulp van de DQ-portal van CNS kunnen we vaststellen dat alle benodigde velden gevuld zijn en monitoren dat de datakwaliteit op orde blijft.”

Quick wins
Woonzorg Nederland is daarom vorig jaar begonnen met verschillende interne interviews. “Wij hebben diverse sleutelpersonen gesproken, met als doel te inventariseren welke data absoluut nodig is voor een goede bedrijfsvoering. We hebben 34 quick win-projecten en 32 langlopende projecten gedefinieerd. Inmiddels hebben we nagenoeg alle quick wins behaald. De komende tijd gaan wij ons richten op de langdurige projecten en hebben daarvoor onder andere een speciale projectgroep opgericht. Dit alles met als doel om de kwaliteit van de bestaande data op het gewenste niveau te krijgen.”

Handboek
De corporatie werkt hierbij toe naar een ‘Handboek Vastgoed- en Klantadministratie’ dat elke Woonzorg Nederland medewerker kan gebruiken om meer informatie te vinden over processen, uitgangspunten en definities. Lorenzo: “Wij ervaren dat, wanneer wij het over datakwaliteit hebben, wij meer dan geregeld met elkaar in gesprek raken over onderliggende processen, definities en verantwoordelijkheden. Dit is de echte uitdaging waar wij voor staan. De datakwaliteit eenmalig op orde krijgen is belangrijk, maar deze op niveau houden is het echte doel. En dat gaat niet lukken zonder inzicht in processen en definities, en het maken van heldere afspraken met elkaar. Hiermee willen we en gaan we bereiken dat we beheersingsmaatregelen implementeren die borgen dat de data op orde is bij de primaire vastlegging.”

“Daarnaast hebben wij ook data en informatie nodig voor de sturing, verantwoording – intern en extern – en het kunnen maken van strategische keuzes. Alleen maand- of kwartaalrapportages voldoen niet meer in deze tijd om een corporatie goed aan te sturen.”

Externe databronnen
Volgens Lorenzo is er daarnaast ook meer informatie nodig voor Woonzorg Nederland. “Dan heb ik het vooral over informatie die ons helpt om vooruit te kijken en ons helpt keuzes te maken waar wij in de toekomst profijt van hebben. Onderhoud is een mooi voorbeeld: het zou prachtig zijn om zowel het planmatig- als reparatie-onderhoud in de toekomst te kunnen voorspellen op basis van meerdere databronnen. Denk aan Meteo-informatie, Internet of Things (aantal liftbewegingen) en bezitskenmerken als de leeftijd of ligging van een complex. Veel van deze informatie zit nog niet in de primaire systemen. Woonzorg Nederland wil hier stappen in gaan zetten, en is bezig een visie te ontwikkelen die hierop inspeelt.”

DQ-portal
In deze nieuwe visie moet eerst de basis op orde zijn, legt Lorenzo uit. “Hier komt datakwaliteit om de hoek kijken. Om de vraag te beantwoorden welke waarde informatie heeft als deze ter discussie wordt gesteld, hebben wij samengewerkt met CNS. Zij hebben onder andere ons datawarehouse en de ‘DQ-portal’ geïmplementeerd. Deze module maakt inzichtelijk wat de kwaliteit is van de data in het bronsysteem als het gaat om bijvoorbeeld de WWS-punten. Niet alleen de aanwezigheid van de data wordt gecheckt, maar ook in hoeverre het valide is. En hier zijn twee opties: ten eerste of de waarde binnen de door Woonzorg Nederland bepaalde bandbreedte valt, en ten tweede of de waarde afwijkt van vergelijkbare objecten.”

Woonzorg Nederland gebruikt dit bijvoorbeeld voor het controleren van de WOZ-waarde. “Eerst kijkt de module of er een WOZ is ingevuld. Zo ja, valt deze binnen de eisen die wij hebben gezet, en is er misschien een vhe binnen een complex of straat die afwijkt? De DQ-portal maakt dit inzichtelijk en biedt ons vervolgens bijvoorbeeld de mogelijkheid om rechtstreeks in ons ERP-systeem de waarden aan te passen of om de afwijking te accepteren. Bij de laatste optie komt deze vhe bij een volgende controle niet meer op als een vhe die aandacht verdient. De DQ-portal ondersteunt ons op deze manier niet alleen bij het verbeteren van datakwaliteit, maar ook bij het op peil houden hiervan. Wij hopen in de toekomst daarom onze samenwerking met CNS nog verder uit te breiden met de module Vastgoed Kenmerken.”

Inzicht, big data en analyse
Als de basis eenmaal op orde is, wil Woonzorg Nederland het inzicht verbeteren. Lorenzo: “Wij werken momenteel aan de implementatie van Katoomba, de dashboard oplossing van Blue-Mountain, die inzicht gaat geven in de voortgang, maar ook de mogelijkheid biedt om toelichtingen en prognoses vast te leggen. Deze dashboards worden gevuld met data waarvan we zeker weten dat deze goed is en betrouwbaar tot stand is gekomen. Het project datakwaliteit is hiervoor dus essentieel.”

“Als derde zijn wij bezig met big data en analyse. Wij onderzoeken of een tool – zoals PowerBI van Microsoft – ons kan helpen bij het dieper analyseren van onze eigen data, in combinatie met data uit externe bronnen. Een actueel aandachtspunt hierbij is uiteraard privacy. We kunnen niet meer zoals vroeger alle data uit systemen gebruiken voor analysedoeleinden.”

Geen ICT-feestje
De allergrootste uitdaging voor Woonzorg Nederland noemt Lorenzo echter het voorkomen dat datakwaliteit en BI een ‘ICT-feestje’ worden. “Het is belangrijk om de organisatie in zijn geheel mee te nemen. Een belangrijke stap hierin is het portfolio overzicht, wat inzicht geeft in de stappen die gezet moeten worden om naar de gewenste situatie te gaan wat betreft ondersteunende automatiserings- en informatiseringssystemen. Deze stappen worden gelinkt aan de betrokken processen en afdelingen binnen Woonzorg Nederland en aan het Ondernemingsplan. Dit moet ervoor zorgen dat helder is waarom we dingen doen, helder maken wie er in de business verantwoordelijk is en om beter prioriteit te geven aan bepaalde zaken. Als laatste kunnen onderlinge verbanden, afhankelijkheden en planningen inzichtelijk gemaakt worden.”

Data-gedreven corporatie
De nieuwe kijk op datakwaliteit en BI moet ervoor zorgen dat Woonzorg Nederland in de toekomst transformeert naar een data-gedreven woningcorporatie. “Wij willen data niet alleen gebruiken om terug te kijken, maar ook om vooruit te kijken en beslissingen te nemen. Daarvoor hebben wij nu een goede basis gelegd.”

Over Woonzorg Nederland
Woonzorg Nederland staat voor zelfstandig wonen in een betaalbare, veilige en toegankelijke woning met ruimte voor ontmoeting in de buurt: samen zelfstandig wonen. Persoonlijke aandacht en samenwerking in een lokaal zorg- en dienstennetwerk zijn hierbij leidend. Deze belofte wil Woonzorg Nederland doen aan al haar bewoners, ook de bewoners in verzorgings- en verpleeghuizen. Samen met partners in wonen, zorg en dienstverlening wil zij deze belofte waar maken en brengt Woonzorg Nederland ouderenhuisvesting naar een hoger plan.

CNS kantoor op 25 mei gesloten

Het kantoor van CNS is op vrijdag 25 mei gesloten vanwege onze jaarlijkse bedrijfsdag. Wel zullen we aan het begin van de dag de status van de nachtverwerkingen controleren en eventuele issues met hoge prioriteit verhelpen. Hieronder vallen:

• Een kubus die niet ververst is
• Een nachtverwerking die niet is afgerond

Voor andere urgente zaken kunt u telefonisch contact opnemen met Dirk Wegener (06-45758176). Voor niet urgente zaken willen wij u vragen het probleem te melden via support@cns.nl of support.cns.nl

Maandag 28 mei staan we weer voor u klaar!

Aftrap standaardmodule onderhoud bij Wonen Zuid

Eind april was de aftrap van onze standaardmodule Onderhoud bij Wonen Zuid. Deze module bestaat uit 2 basisrapporten, niet planmatig onderhoud en planmatig onderhoud, waarbij de focus donderdag lag op het niet planmatig onderhoud.

Vanuit Wonen Zuid was het technisch team (projectleiders en technische ondersteuners) present als ook ICT. Met hen is het basisrapport doorgenomen en ook het uitgebreidere onderliggende model. Vanuit dit model kan het basisrapport makkelijk worden aangepast of uitgebreid. Daarnaast kwamen ook de mogelijkheden van Power BI aan bod, zoals het delen van rapporten in diverse werkruimtes en het samenstellen van een dashboard.

Wonen Zuid verkrijgt met deze standaardmodule inzicht in o.a. de kosten en afhandelduur van het dagelijks onderhoud. Daarnaast biedt het de mogelijkheid hun ketenpartners te monitoren op hun prestatieafspraken.

BI en de AVG

Op 25 mei 2018 worden de nieuwe Europese privacyregels van kracht. Hoewel CNS in haar producten geen nieuwe persoonsgegevens vastlegt, heeft deze wetgeving wel consequenties voor het gebruik van het datawarehouse. Het is uiteraard niet de bedoeling dat de gegevens die binnen de operationele systemen keurig beveiligd zijn, voor iedereen vrijelijk te benaderen zijn via het datawarehouse.

In de praktijk komen wij twee verschillende doeleinden tegen voor het gebruik van persoonsgegevens binnen onze BI-oplossing. Ten eerste worden de gegevens in onze BI-oplossing gebruikt om resultaten van de organisatie te analyseren. Binnen deze analyses wordt vaak gedetailleerde informatie opgevraagd om de data te controleren of om deze te exporteren naar Excel voor bijvoorbeeld what-if-analysis. Voor dit doeleinde is het niet noodzakelijk om de betrokken personen te identificeren. Wij raden voor dit type aan om de gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. In dat geval is de data niet meer te koppelen aan individuele personen en wordt daarom niet meer als persoonsgegevens beschouwd.

Het tweede type gebruik is het maken van (actie-)lijsten die in het bronsysteem niet of heel moeilijk te realiseren zijn. In dit geval is het wel noodzakelijk om de individuele personen te kunnen identificeren. Voor dit type gebruik is het zaak om de juiste autorisatie aan te brengen zodat het risico op oneigenlijk gebruik zo laag mogelijk is.

CNS heeft een white paper beschikbaar waarin uitgebreid wordt beschreven wat de gevolgen zijn van de AVG voor rapportage en analyse binnen woningcorporaties. Ook gaan we dieper in op de richtlijnen voor het inrichten van uw BI-omgeving conform de AVG. U kunt dit white paper hier downloaden.

Er zal een balans moeten worden gevonden om aan de AVG te voldoen zonder daarbij een onwerkbare situatie te creëren. Daarvoor is een risicoanalyse nodig van waaruit een stappenplan kan worden afgeleid om naar de nieuwe situatie toe te groeien. Om u daarbij te helpen biedt CNS de AVG Scan aan. Het resultaat van de AVG Scan is overzicht van de persoonsgegevens die aanwezig zijn in uw datawarehouse en adviezen over de te volgen stappen om aan de AVG te voldoen. Klik hier om meer te weten te komen over de AVG Scan.

Nieuwe functionaliteiten Power BI

Microsoft werkt hard aan nieuwe functionaliteiten voor Power BI. In de releases van afgelopen maanden zijn een aantal bijzonder handige features toegevoegd. In deze blog vertelt Ruben Stolk, Business Intelligence Consultant bij CNS je er meer over.

Tooltip pages

In de nieuwe versie van Power BI is het mogelijk om zelf te bepalen hoe een tooltip eruit ziet. Je kunt nu namelijk een tabblad in het rapport aanwijzen als tooltip-page. Deze tooltip-page wordt in het klein getoond wanneer de gebruiker met de muiscursor boven een visualisatie hangt. In onderstaand voorbeeld wordt een uitsplitsing naar soort achterstand getoond wanneer de gebruiker met de muiscursor boven de donut-chart van de vertrokken huurders zweeft. De context (vertrokken huurders) wordt toegepast als filter op de donut-chart naar hoofdsoort.

Sync slicers

Een functionaliteit die in DWEX standaard was, ontbrak nog in Power BI. In de nieuwste versie is het mogelijk om slicers te laten synchroniseren tussen de verschillende pagina’s in een rapport. Tot voor kort was het zo dat de gebruiker op iedere pagina opnieuw alle slicers goed moest zetten. Dat is nu gelukkig verleden tijd.

Persistent filters

Een functie die nieuw is en tegenwoordig standaard aan staat is Persistent filters. Deze zorgt er in de Power BI portal voor dat de ingestelde filters, automatisch, opnieuw toegepast worden als de gebruiker de portal heeft verlaten en later hetzelfde rapport weer opvraagt. Om toch weer terug te gaan naar de standaardinstellingen klik je op Standaardinstelling herstellen (Reset to default).